Jopa silloin, kun sinulla on hyviä työtovereita ja miellyttävä pomo, on jossain vaiheessa välttämätöntä käydä vaikeita keskusteluja toimistosi kanssa. Voit joutua valmistautumaan vastakkainasetteluun monista eri syistä - seuraamalla kommenttia, joka hieroi sinua väärällä tavalla, pyytämään korotusta kaiken äskettäin ottaman ylimääräisen vastuun takia.
Valitettavasti vaikea keskustelu on juuri niin: hankala. Varmistaakseni, että olet poissa keskusteluista haluamiesi tulosten kanssa, olen huomannut, että on parasta viettää keskittynyttä aikaa valmistautumiseen. Tämä auttaa minua ajattelemaan erilaisia skenaarioita ja saamaan selväksi juuri sen, mitä haluan sanoa, tilanteen edistymisestä riippumatta - varsinkin kun mielestäni keskustelu voi muuttua tunneksi, kuten silloin, kun minun on annettava esityskatsaus tai kun haluan keskustella jotain, joka järkyttää minua johtajani kanssa.
Tässä on tyhmätön, viisivaiheinen prosessi, jota käytän valmistaessani:
Vaihe 1: Selvitä, mitä haluat päästä keskusteluun
Tärkein tehtävä vaikeaseen keskusteluun valmistautumisen yhteydessä on varmistaa, että pystyt selittämään haluamasi lopputuloksen. Jos et ole selvä siitä, keskustelun on paljon helpompaa mennä pois kiskoilta.
Ihanteellisen tuloksen tulisi olla melko tarkka ja sisältää toiminnallisen tuloksen. Esimerkiksi, jos joku kommentoi sinua loukkaavasti, ihanteellinen lopputulos voi olla saada hänet suostumaan lopettamaan tällaisen kielen käyttö.
Vaihe 2: Suunnittele se
Kun tiedät, mihin haluat keskustelun päättyvän, harkitse jonkin aikaa suunnitellaksesi kuinka pääset sinne. Kaikki asiat, jotka olet oppinut tunteiden jakamisesta, ovat totta tässä: Käytä "I" -lauseita ("Olen turhautunut, kun olen poissa projektikokouksista"), sisällytä erityisiä esimerkkejä asian korostamiseksi ja erottele selvästi mielipiteet ja tosiasiat (“Tämä prosessi vaikuttaa tehottomalta” vs. “Tämä prosessi on tehoton”).
Voit käyttää luoteja tai kirjoittaa muutamia muistiinpanoja - mikä sopii sinulle parhaiten. Kirjoitan sen usein, koska haluan tietää tarkalleen kuinka aion kehystää keskustelua.
Vaihe 3: Ennakoi vastaus
Seuraavaksi viettäkää muutama minuutti pohtimalla, kuinka luulet henkilön reagoivan, jotta voit kehystää oman reaktionne.
Ehkä esimerkiksi tunnet siltä, että joudut jättämään tärkeitä päätöksiäsi yhdestä projektistasi ja haluat pyytää pomoasi sisällyttämään sinut. Vastauksena esimiehesi voi kysyä: ”Kuinka paljon kapasiteettia sinulla on osallistuaksesi ylimääräisiin kokouksiin?” “Minkä näkökulman tuodaan päätöksentekoprosessiin?” Tai “Miksi haluat, että sinut kiinnitetään?”
Näiden kysymysten ennakointi voi auttaa sinua muotoilemaan muotoiltuja, järkeviä vastauksia.
Vaihe 4: Harjoittele
Samoin kuin haastattelukysymyksiin tarkoitettujen vastausten harjoittaminen, sinun tulisi harjoitella sanomalla keskusteluosi ääneen ainakin kerran, ennen kuin siirryt keskusteluun. Tämä auttaa sinua tasoittamaan kaikki piilot ja tekemään viime hetken tarkistukset - mitä tahansa keskustelun kehyksen muuttamisesta puhekuvioidesi poistamiseen ei-toivotuista umista.
Vaihe 5: Siirry siihen
Nyt kun olet valmistautunut, on aika puhua. Suosittelen kokouksen järjestämistä yksityiseen paikkaan - kuten kokoushuoneeseen tai toimistoon - niin, että kumpikaan teistä ei tunnu kiirehtiöltä tai itsetietoisella tuuletamalla tunteita. Ja jos olet hermostunut keskustelun alussa, sano vain niin! Rehellisyys lievittää kaikkia huoneessa mahdollisesti olevia jännitteitä ja auttaa asioiden aloittamisessa.
Pidä kiinni tästä valmistelusuunnitelmasta, ja seuraavan kerran kun keskustelet tahmeasta tilanteesta työtoverin tai esimiehen kanssa, tulet varmasti tulemaan päälle.
