Parhaimmilla pomoilla on avoimien ovien politiikka - eikö niin? Mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Tarkoittaako hyvä managerina oleminen sitä, että joukkueesi voi tulla sisään, istua alas ja “valita aivosi” milloin vain haluaa?
Se ei kuulosta kovin tehokkaalta - ja koska se ei ole. Saatavuus vaatii paljon aikaa ja energiaa, kaksi arvokkainta ja rajallisinta resurssiasi. On kriittistä tunnistaa, onko työntekijöillesi niin paljon antamisesta aiheutuvat kustannukset / hyödyt sen arvoisia. On mahdollista, että liiallinen osallistuminen ei vain turhauta heitä, mutta se myös estää sinua estämästä ajattelemasta luovasti ja käsittelemään tehtäviä muiden valvomisen ulkopuolella.
Onneksi on olemassa neljä vaihetta, jotka voit aloittaa toteuttamisen tänään tilanteen korjaamiseksi ja hallintotyylisi saamiseksi takaisin raiteilleen:
Vaihe 1: Nolla sisään
On helppo sanoa: "Ryhmäni tarvitsee minua" ja ottaa itsesi mukaan kaikkien työhön. On vaikeampaa palata takaisin ja tutkia, olisiko sinulla varaa palata hiukan.
Itsetuntemus alkaa itsediagnoosista. Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset saadaksesi selville, oletko liian käytettävissä:
- Hajoavatko työntekijät, kun astut taukohuoneeseen?
- Löydätkö työsi säännöllisesti myöhään ja viikonloppuisin saadaksesi työsi päätökseen?
- Saatatko aamulla löytääksesi työntekijöiden rivin, joka odottaa ovesi?
Jos vastasit kyllä mihin tahansa (tai kaikkiin) näistä kysymyksistä, olet liian käytettävissä.
Vaihe 2: Muuta tapojasi
Nyt kun tiedät, että sekä sinä että työntekijäsi voivat hyötyä vähemmän sitoutumisesta, aseta rajat luomalla ajat, kun olet toimistossasi oven ollessa kiinni. (Työskenteletkö avoimessa kokoonpanossa? Estä kalenterisi aika DND: nä luodaksesi saman vaikutuksen.)
Mutta se ei lopu tähän. Anna työntekijöillesi sama kohteliaisuus työpöydälle tekemisen aikataulun lisäksi. On totta, että haluat pysyä yhteydessä henkilöstöön maksimoidaksesi mahdollisuudet tunnistaa hyvin tehdyn työn, antaa kriittistä palautetta ja tunnistaa huolestuttavia alueita - mutta sinun ei tarvitse olla heidän kasvoissaan ympäri vuorokauden.
Yksi nopea ratkaisu tähän on aloittaa viikoittaisten tapaamisten ajoittaminen jokaiselle suoralle raportillesi. Tee selväksi, että nyt on aika tarkistaa kaikki kiireelliset asiat ja kysyä mitä tahansa kysymystä riippumatta siitä, ovatko kyse nykyisestä hankkeesta vai tulevasta yritysaloitteesta. Tänä aikana varmista, että annat henkilöllesi täydellisen jakamattoman huomion. Vietämällä 15–30 minuuttia työstä keskusteluun pääset paljon enemmän kuin vastaat kertaluonteisiin kysymyksiin päivän aikana kiirettäessäsi asiasta toiseen.
Vaihe 3: Pysy aiheesta
Huomiota puhuen, liian monet johtajat, jotka ylikuormittavat saatavuutensa, kompensoivat eivät kuuntele tarpeeksi tai koko huomionsa kautta. (Jos työntekijät etsivät niitä aina, milloin muualla he vastaavat sähköposteihin?). Rajoita näitä ylikuormituksen säilyvyyttä selventämällä, mitkä ovat (ja eivät ole) ryhmällesi sopivia aiheita.
Minulla oli esimerkiksi kerran toimeenpaneva avustaja, joka teki tapana jakaa kanssani syvästi henkilökohtaisia, työhön liittymättömiä asioita useita kertoja päivän aikana. Muutaman päivän käytöksen jälkeen tein kaksi muutosta. Ensin perustin tuon viikoittaisen kokouksen käydäkseen hänen projektinsa tarkastelemiseksi ja pyysin, että hän nostaisi esiin kaiken hänen työhönsä liittyvän (mikä ei ollut painavaa). Toiseksi pyysin häntä ryhmittelemään huolenaiheet ja rajoittamaan ne toimistoihin liittyviin aiheisiin kyseisissä kokouksissa. Se toimi. Hän lakkasi tulemasta luokseni henkilökohtaisilla ongelmilla ja meillä oli vahvempi työsuhde.
Nyt se ei tarkoita sitä, että et voi koskaan poistua aiheesta. Et ole robotti eikä tiimisi, ja sinun tulisi edistää suhteita heihin heidän tehtäväluettelonsa ulkopuolella. Asettamalla kuitenkin selkeät rajat sopiviin aikoihin puhuakseen heidän suhteistaan, heidän treffailustaan, Netflix-jonoistaan ja viikonloppusuunnitelmistaan, voit säästää paljon häiriöitä. Se on niin yksinkertaista kuin sanoa kello 9.00–12.00, työskentelen kiinnostuneesti projektin määräaikojen noudattamiseen, joten ota yhteyttä vain, jos se on todella tärkeää.
Vaihe 4: Ota pienet vaiheet työntekijöiden valtuuttamiseksi (ja uudelleenkouluttamiseksi)
Kauan sitten, kun olet ollut vastuussa, kertoit työntekijöillesi, että he voivat ilmestyä milloin tahansa työpäivän aikana ja lähettää sähköpostia sinulle milloin tahansa myös vapaana. Olet oikeassa ajatellessasi, että et voi vain lähettää sähköpostia, joka sanoo: "Tästä lähtien ota vain minuun kiireellisiä kysymyksiä ja jätä minut rauhaan työskennellä loppuaika."
Sen sijaan rohkaiskaa muutosta kerrallaan. Kun ryhmäsi kysyy sinulle kysymyksen sijasta, että vastaa välittömästi, kysy, mitä hän tekisi. Jos joku tulee luoksesi ajankohtana, lisäät kalenteriin nimellä “DND”, kysy, tarvitseeko hän välitöntä apua vai voiko hän tulla takaisin myöhemmin.
Kun keskustelu on kääntynyt kohti henkilökohtaista, ota suoraan huomioon tarve noudattaa määräaikaa tai puuttua toiseen asiaan. Jos kuitenkin haluat jatkaa keskustelua, muista asettaa aika puhua siitä, mieluiten muussa kuin työympäristössä, kuten kahvin yli tai lounaalla.
Avoimien ovien politiikat ja aktiivinen kuuntelu ovat erinomaisia hallintastrategioita. Jopa äärimmäisyyteen hyvät käytännöt luovat tehottomuutta ja tehottomuutta. Jossain pomouniversumissa on olemassa tasapaino oikean osallistumisen ja ylenmääräisyyden välillä. Mutta tietäminen, että on OK ja tuottavampaa tehdä aikaa oven sulkemiseen - kirjaimellisesti ja kuviollisesti - on hieno alku.
