Tehtäväluettelossasi ei ole mitään puutetta. Valitettavasti se ei johdu siitä, että olet ollut tuottavuuden supertähti. Se johtuu siitä, että kaikki luettelon viimeiset asiat ovat pysähdyksissä - odottaen hyväksyntääsi, muokkauksia tai johtajan ohjeita.
Johtajat tekevät tämän usein parhaiden aikeiden mukaisesti. He haluavat nähdä, tarkistaa ja hyväksyä kaiken, mikä menee laitokselta varmistaakseen, että se on parasta mitä se voi olla. Mutta prosessin aikana sähköpostiviestit kerääntyvät postilaatikoihinsa, ja työntekijät istuvat ympäri odottaen hyväksyntöjä, joita he tarvitsevat jatkaakseen projektiinsä.
Kuinka käsittelet pullonkaulaa, joka haittaa kykyäsi saada työtäsi? Tässä on muutamia vinkkejä käsiteltäväksi mikrotutkimuspomo.
Suunnittele sitä
Tiedätkö sen ystävän, joka on myöhässä kaikessa? Hän sanoo ”Olen melkein siellä!”, Kun hän ei ole vielä edes vetänyt ajotieltään. Saatat käsitellä hänen ikuista viivästymisensä jonkin aikaa, mutta kun tiedät, että on tärkeä tapahtuma, jonka hänen on ehdottomasti oltava ajoissa - kuten häät -, sanot hänelle, että se alkaa tuntia aikaisemmin kuin se todella tapahtuu. Ja sitten hän ilmestyy täydellisesti ajallaan.
Samalla tavalla sinun on suunniteltava eteenpäin, kun tiedät, että kohtaat pullonkaulan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi raportin saamista johtajan postilaatikkoon viikkoa aikaisemmin kuin muuten tekisivät, että hänelle annettaisiin ylimääräistä aikaa tarkistaa ja hyväksyä se. Tai jos kirjoitat yrityksen uutiskirjettä, saatat saada esimiehesi hyväksynnät jokaisesta tarinaideasta ennen kuin aloitat kirjoittamisen - sen sijaan, että työskentelisit loppuun koko uutiskirjeen ja esität sen sitten hänen hyväksyntään, pakottaen tiukan määräajan, jonka kuluessa luultavasti ei tapaa.
Muistuta, muistuta uudelleen
Ehdottomasti pahin asia, jonka voit tehdä, on lähettää pyyntö tai toimeksianto pomollesi sähköpostitse ja sitten vain odottaa (ja odottaa, ja odota) vastausta. Se on käytännössä kerjäämistä tehtävästäsi kiinni pullonkaulaan.
Ongelman ytimessä pomosi on todennäköisesti erittäin kiireinen (ja ehkä hieman häiriintynyt) - ja se tarkoittaa, että hän saattaa tarvita muistutuksen tai kaksi varmistaakseen, että tehtävät suoritetaan. Joten ehkä lähetät sähköpostia pomollesi maanantaina iltapäivällä pyynnölläsi tai toimeksiannollasi tarkistettavaksi. Tiistaina, kun ohitat hänen toimistonsa lounaan aikana, pysähdyt sisään ja sanot: ”Halusin vain muistuttaa, että tarvitsen tarkistustasi ja hyväksyntääsi Smith-ehdotukseen keskiviikon päivän loppuun mennessä - se on postilaatikossasi nyt.” Ja sitten keskiviikkoaamuna pop-up taas kysyy: “Pystytkö saamaan minulle muutokset ja hyväksynnän tänään iltapäivällä? Voin lähettää uudelleen, jos tarvitset. ”
Tiedän, se kuulostaa ärsyttävältä. Mutta rehellisesti sanottuna, pomosi todennäköisesti arvostaa muistutuksia - ja jos se auttaa sinua saamaan tarvitsemasi, se auttaa lopulta pomoasi (ja koko osastoa) menestymään.
Pyydä ottamaan johto
Vaikka on selvää, että esimiehesi mieluummin tarkistaa ja hyväksyy kaiken, mikä läpi osaston, jos saat hänet tuntemaan itsensä luottavaisemmaksi kykyihisi, hän saattaa olla halukas luovuttamaan ohjat.
Esimerkiksi minulla oli hiljattain johtaja, joka halusi viimeksi katsoa kaikkea ryhmäni ja kirjoitin - alle arkipäivän sähköposteihin - ja se hidasti merkittävästi kaikkien edistymistä. Hyväksyin lopulta mahdollisuuden seisoa kentällä pienessä tehtävässä, jonka tiesin naulaneen: “Hei Lisa, tänään on olemassa kaksi verkkoseminaarikutsua. Tarkistin kopion ja muutoksia oli hyvin vähän. Tiedän, että sinulla on jo paljon lautasellasi; olisiko hyvä, jos menisin eteenpäin ja liikuttaisin niitä eteenpäin? "
Hän (hiukan vastahakoisesti) suostui, ja sain vihdoin ylittää kyseisen kohteen tehtäväluettelostani - ja hän näki, että se osoittautui hienoksi. Kun olin testannut vesialueet, aloin hitaasti tuntea itsensä luottavaisemmaksi soittaaksesi muille tehtäville tarkoitetut puhelut: ”En usko, että tämä tarvitsee tarkistustasi, joten aion jatkaa ja viimeistellä sen. Onko se kunnossa? ”Ja hän suostui suurimman osan ajasta. Toki, jos kirjoittaisimme koko yrityksen laajuista sähköpostiviestintää johtoryhmän puolesta, tarvitsisimme hänen hyväksyntää. Mutta jos tein pieniä muutoksia olemassa olevaan myyntiesitteeseen tai PowerPoint-kansiin, hän suostui, ettei hänen tarvitse tarkistaa. Ja se avasi hänen aikansa ja löysytti pullonkaulan.
Pidä Frank-keskustelu
Tietysti pomosi voi olla enemmän kiinniottajaa - ja hänen vastauksensa yritykseesi ohittaa vakiintunut prosessi voi olla: ”Ei, minun on silti tarkistettava sitä. Pääsen siihen niin pian kuin mahdollista. ”
Tällöin sinun on käsiteltävä asiaa suoremmin. Säännöllisesti järjestetyn yksitellen-tapaamisen aikana (jos sinulla ei ole sellaista perustamisasi - sinun pitäisi) tuo esiin kysymys ja miten se vaikuttaa joukkueeseen: “Tiedän, että sinulla on melko harvat projektit ja tehtävät, jotka odottavat arvosteltavaksi. Voimmeko prosessia tehostaa? Voinko tehdä jotain erikseen helpottaaksesi sinua? "
Ehkä hän esimerkiksi haluaisi sinun määrittävän määräajan sähköpostisi otsikkoriville, jotta hän voi priorisoida postilaatikonsa sen perusteella, mikä erääntyy välittömästi. Tai ehkä, että pomosi mieluummin tuodaan luettelon odottavista tavaroista viikoittaiseen sisäänkirjautumiskokoukseen, ja voit vastata kaikkiin kysymyksiin - ja tarkistaa hyväksynnät välittömästi - mennessäsi.
Mutta vaikka et pysty ratkaisemaan välitöntä ratkaisua, suoraan pomollesi varoittaminen auttaa häntä ymmärtämään, että kyse ei ole vain järjestäytymättömyydestä tai täynnä saapuneista postilaatikoista - se on ongelma, joka vaikuttaa koko joukkueen tuottavuuteen. Ja se voi olla herätys, jonka pomosi tarvitsee löytää ratkaisu.
