Kuinka tämä on tutulle skenaariossa? Heräät, kytke hälytys pois päältä ja, silmäsilmäinen, kaatat itsellesi kupillisen kahvia yhdellä kädellä, kun taas toinen vierittää postilaatikkoasi nähdäksesi mitä unohdit tuntisi, kun nukkui.
Ehkä vastaat yhteen; Ehkä et. Jos työmatkallasi on joukkoliikennettä, huomaat epäilemättä uudet sähköposti-ilmoitukset. Vastaat tai aiot vastata myöhemmin päivällä. Kun olet toimistossa, avaa postilaatikkosi uudelleen. Kun tarkistat tehtäväluettelosi, huomaat, että sinulla on muutama seurantaviesti kirjoitettaviksi.
Ja niin päivä kulkee: Saapuneet-kansassa ei ole nollaa. Olet kiinni ilkeästä verkosta, joka lähettää ja vastaanottaa. Lopettaako se koskaan?
Muutama kuukausi sitten julkaistussa kanadalaisessa tutkimuksessa havaittiin, että ei, ei oikeasti (vaikka olen varma, että tiesit, että se oli retorinen kysymys). Itse asiassa heidän havaintonsa paljastivat, että vietät yhden kolmasosan ajasta toimistossa sähköpostissa ja 50% siitä kotona työskennellessäsi. Ei ole yllättävää, mutta silti huomattava on se tosiasia, että "30% tuosta ajasta, sähköpostit eivät ole kiireellisiä eikä tärkeitä".
Tässä on näiden tilastotietojen matematiikka: “11, 7 tuntia töissä ja 5, 3 tuntia kotona.” Tämä ei ole muutama päivä. Se ei ole esimerkiksi päivä, jolloin palaat kahden viikon kesälomalta. Se on joka päivä . Ja jos nämä eivät ole raittiita numeroita, en tiedä mikä on.
Jaotellakseen sitä edelleen tutkijat havaitsivat, että ”työntekijät lähettävät ja vastaanottavat keskimäärin 86 työhön liittyvää sähköpostiviestiä työssä ja 25 kotoa”.
Se on paljon sähköpostia!
Kuinka saa aikaan jotain, jos olet haudattu vastaamaan, vastaamaan, välittämään, vastaamaan uudelleen, silmukoimaan tämän henkilön ja seuraamaan sitä? Olen varma, että vastaus ei ole.
Joten mitä voit tehdä viettääksesi vähemmän aikaa postilaatikossa? Tunnista suurimmat kipupisteesi ja tee siitä tällä viikolla tavoite työskennellä niiden ratkaisemiseksi.
Lähettääkö pomosi sinulle ei-kiireellisiä viestejä tuntien jälkeen ja viikonloppuisin? Tämä neuvo selittää kuinka lähestyä tätä hankalaa aihetta ja puhua hänelle tästä käytännöstä.
Oletko käynnissä jatkuvassa ryhmäsähköpostiketjussa, joka on täynnä lyhyitä vastauksia? Jos näin on, siirrä se chat-huoneeseen.
Oletko kiire saavuttaa postilaatikko nolla, jolloin vastaat ihmisille heti, kun kuulet pingin? Vastaa vain kiireellisiin viesteihin ja jätä kaikki muu päivän päätteeksi.
Tuntuuko sinusta siltä, että suurin osa viesteistäsi ei ole tärkeitä? Hallitse tilannetta poistamalla kaikki, jotka eivät vaadi vastausta, ja peruuta tilaukset uutiskirjeistä, joilla ei ole vaikutusta työhösi.
Vietätkö loputtoman määrän aikaa vastaamalla ihmisille samoilla kysymyksillä. Luo säilöttyjä vastauksia säästääksesi aikaa ja aivovoimaa. Museokirjailija Kayla Matthewsin malliehdotukset sopivat täydellisesti viiteen yleiseen tilanteeseen.
Se on loppujen lopuksi postilaatikkosi. Kuinka päätät käyttää sitä itseäsi varten, on viime kädessä valtava rooli negatiivisissa vaikutuksissa, joita sillä voi olla elämääsi. Jos arvostat aikaasi ja arvostat hyvinvointia ja tyytyväisyyttä, joka johtuu tuottavuudesta, sinun on kääntää nämä järkyttävät numerot ympäri.
