"Älä tarkista sähköpostiasi koko ajan!"
Olet kuullut sen aiemmin, ja kuulet sen uudestaan keinona parantaa tuottavuutta ja lopettaa olleen postilaatikon orja.
On selvää, että se on näin helpommin sanottu kuin tehty. Monet meistä saavat satoja sähköposteja päivässä (jopa tunti!), Mikä tekee entistä vaikeammaksi vastata vastaamaan tiettyyn vuorokauden tuntiin.
Tiede kuitenkin tukee nyt käsitystä siitä, että sinun on todellakin päästävä pois sähköpostitililtäsi ollaksesi tuottavampi kaikessa mitä teet. Äskettäisessä The New York Times -lehdessä McGillin yliopiston professori Daniel J. Levitin keskusteli työstään yhteistyökumppanin Vinod Menonin kanssa. He löysivät, että aivojen piirien takia ihmiset vaihtavat jatkuvasti kahden tietoisuuden tilan välillä: ovat joko tehtävän positiivisia (keskittyvät aktiivisesti käsillä olevaan tehtävään) tai tehtävän negatiivisia (vaeltelemassa tai haaveilemassa). Liian nopea "seesawing" näiden kahden verkon välillä voi jättää aivosi huimaukseksi ja kyvyttömyydeksi sitoutua kumpaankaan tilaan. Ja milloin olet todennäköisesti tässä hämmentyneessä välissä? Kun olet sosiaalisessa mediassa tai surffaat verkossa.
Vielä mielenkiintoisampaa, että nämä kaksi huomasivat, että tiede tukee vanhoja neuvoja: Et todellakaan tee paljon, kun tarkistat sähköpostia jatkuvasti. Miksi? Koska häiriötekijä estää kykysi todella hioa toiseen mielentilaan.
Levitin kirjoittaa: ”Sähköposti, jonka tiedät istuvan siellä, lukematon, saattaa hukkauttaa huomioresursseja, kun aivosi ajattelevat sitä edelleen ja häiritsevät sinua tekemästäsi. Mitä siinä voi olla? Keneltä se on kotoisin? Onko se hyvä uutinen vai huono uutinen? On parempi jättää sähköpostiohjelmasi pois päältä kuin kuulla jatkuva ping ja tietää, että jätät viestit huomiotta. "
Mikä on Levitinin ja Menonin ratkaisu sähköpostiin vastaamiseen, mutta et anna sen viedä elämääsi? Käsittele sitä kuten mitä tahansa muuta yksittäistä projektia tai tehtävää ja varaa tietty päivä päiväsi sähköposteille. Ja jos se kuulostaa vaikealta (sähköposti-addicic yhdistyvät!), Tässä on muutama yksinkertainen tapa päästä itsesi pois postilaatikostasi ja ajoittaa todellinen sähköpostien vastausaika.
1. Sammuta push-ilmoitukset
Kuten Levitin vihjasi artikkelissaan, puhelimen push-ilmoitukset voivat suuresti lisätä ahdistustasi, kun jätät sähköpostiviestit vastaamattomiksi (kunhan kuulet, että ping joka viides sekunti häiritsee). Joten ota takaisin hallinta. Poista push-ilmoitukset käytöstä ja tarkista sähköpostisi vain, kun olet valmis sitoutumaan siihen jonkin aikaa.
2. Sammuta sähköposti
Jos tarkistat edelleen sähköpostia jatkuvasti puhelimellasi, ota vain sähköpostitilisi pois kokonaan, jotta et haluaisi hiipiä nopeasti kokousten välillä tai yrityslounaan.
3. Estä aika
Kuten mikään muu projekti tai säännöllinen kokous, sulje joka päivä aikaa viettää sähköpostiin vastaamiseen keskeytyksettä. Laita se kalenteriin ja pidä kiinni päivästä joka päivä, jonka olet omistanut sähköpostien vastaamiseen.
Lisäksi saat käyttöösi rutiinin sähköpostiosoitteellesi ja valmistaudu tapaamisen tai projektin tapaan. Sulje välilehdet ja asiakirjat muulle projektille. Kiinnitä kuulokkeet ja kuuntele tiettyä sähköpostiin vastaavaa soittolistaa. Varmista vain, että toistat vaiheet joka kerta.
4. Asenna hallintasovellukset
Kun sinulla on säännöllinen sähköpostin aikataulu, varmista, että se on mahdollisimman tuottava ja tehokas. Asenna sovelluksia, kuten Postilaatikko (mikä tekee postilaatikostasi entistä käyttäjäystävällisemmän) tai Sähköpostipeli (joka haastaa sinut läpi vastaamattomat sähköpostit mahdollisimman nopeasti). Mitä tehokkaammaksi muutat, sitä enemmän voit maksimoida aikasi.
Huolestutko siitä, että ihmiset ärsyyntyvät sinuun, koska he eivät ole käytettävissä sähköpostitse 24/7? Kun he näkevät kuinka tuottava olet, sillä ei todennäköisesti ole mitään merkitystä. Ja jos kaikki muu epäonnistuu, kerro vain, että se on tiedettä.
