Jos olet ollut työvoimassa jonkin aikaa, olet todennäköisesti ollut tuhoisan palautekokemuksen loppupäässä.
Minulle se istui Chicagon lentokentällä, keskellä yötä yön yli -lennolla Eurooppaan. Sain palavan sähköpostin johtajalta tapaamisesta, joka tapahtui aiemmin samana päivänä, jossa hän oli eri mieltä strategiastani. Se oli yksi niistä "Minun on löydettävä uusi työ" hetkistä. Ja se oli hyvä oppia palautteen antamisen tärkeydestä, joka on merkityksellistä vastaanottajalle ja jolla saavutetaan tarkoitus antaa sitä. (Hän ei ollut kumpikaan.)
Joten kun on vuorosi antaa palautetta, älä ole se henkilö. Pidä sen sijaan nämä vinkit mielessä.
Selvitä palautteen tarkoitus
Kirjassaan Kiitos palautteesta: Palautteen vastaanottamisen tiede ja taide No , tutkijat Stone ja Heen väittävät, että palaute tulee yleensä peliin, kun haluat tehdä yhden kolmesta asiasta: arvostaa jonkun tekemän työn ja tunnusta se; valmentaa joku parantamaan suoritusta tietyllä alueella; tai arvioi joku, arvioi hänet erillisellä pistemäärällä tai vertaa hänen suoritustaan muihin.
Kun annat palautetta, tee selväksi aikomuksesi. Yritätkö tunnustaa jonkun hyvää työtä? Tunnista käyttäytyminen, jonka haluat henkilön muuttavan? Tai jaa miten hän sijoittuu verrattuna muuhun joukkueeseen? Kun tiedät palautteen takana olevan "miksi", pystyt järjestämään paremmin ajatuksesi, viestisi ja keskustelun.
Kysy, miten henkilö haluaisi saada palautetta
Stone ja Heen sanovat myös, että palautteen tehokkuuden vuoksi se on toimitettava siten, että vastaanotin voi kuulla sen. Kuinka selvität tämän? Miksi, kysyt tietysti henkilöltä!
Erityisesti voit kysyä ryhmän jäseniltä tai kollegoilta: “Kun saan palautetta sinulle, mikä on paras tapa jakaa sitä?” Joillekin ihmisille se voi olla suora, kasvokkain keskustelu heti, kun asiat tapahtuvat. Toiset saattavat mieluummin pohtia tilannetta ennen kuin he istuvat alas puhuakseen siitä. Vielä toiset saattavat haluta jotain kirjoittamisessa, jonka he osaavat lukea.
Kysyttäessäsi, kuinka joku haluaa saada palautetta, tunnustat, että hänen suhteesi sinuun on tärkeä ja että välität palautteen kunnioittamisesta.
Tunnista tunnistamasi erityinen toimenpide
Epäselvä palaute ei ole hyödyllinen, vaikka se olisi hyvä. Esimerkiksi kun asiakkaat kertovat minulle, pomo sanoi, että he tekivät ”hienoa työtä”, kysyn: “Mikä osa työstä heidän mielestään oli hienoa?” Usein vastaus on hiljaisuus. Vaikka on mukavaa ajatella, että teet hienoa työtä, se on epämääräinen palaute. Kuinka tiedät mitä teit oikein? Jos et tiedä, et voi jatkaa sen tekemistä, ansaitaksesi niitä kulta tähtiä.
Kuvittele, kuinka kauhean on sitten saada epämääräistä negatiivista palautetta! ”Jillian, se ei ollut hieno tapaaminen.” Tämä kommentti ei anna vastaanottimelle mitään erityistä työskennellä. Sen sijaan testaa kommenttisi kysymällä itseltäsi: “Tietääkö henkilö tarkalleen, mistä käyttäytymisestä puhun?” Oliko Jillian valmistautunut kokoukseen? Eikö hän hallinnut aikajanaa hyvin? Eikö hän helpottanut keskustelua asianmukaisesti?
Jos palautteesi ei ole tarpeeksi selkeää sinulle, niin se ei ehdottomasti ole vastaanottajalle.
Selvitä vaikutukset, joita kyseisellä erityistoimella oli henkilölle, ryhmälle tai organisaatiolle
Sen palautteen lisäksi, jonka haluat antaa palautteelle, sinun tulee auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, miksi annat sitä. Mikä on käytöksen vaikutus? Mikä vaikutus on tulevaisuudessa, jos se jatkuu? Hyvä, tämä ei ole pelottavaa tai ankaraa, vaan tarjoaa sen sijaan tärkeän kontekstin, joka voi innostaa vastaanotinta tekemään muutoksen.
Jillian ei esimerkiksi välttämättä usko, että on iso juttu antaa kokouksen juosta määrätyn ajan. Mutta todellisuudessa huoneessa olevat pitivät häntä huonoina avustajina - ja se saattoi vaikuttaa hänen mahdollisuuksiinsa tulevaisuudessa.
Vaikutuslausunto voi kuulostaa seuraavalta: “Jillian, huomasin tänään esityksessänne, että juoksit varatun ajanjaksonne yli. Vaikka 10 minuuttia ei ehkä tunnu kovin paljon, meillä oli huoneessa avainhenkilöitä, joita ei voida viivyttää kokouksiin. Tällaisten asioiden huomiotta jättäminen voi vaikuttaa siihen, kutsutaanko sinut taas esiintymään johtoryhmään. ”
Tarjoa erityisiä vaiheita toiminnan parantamiseksi tulevaisuudessa
Nyt kun olet selvillä tietystä toiminnasta ja vaikutuksesta, anna konkreettiset vaiheet siitä, mitä henkilö voi tehdä seuraavan kerran suorituskyvyn parantamiseksi. Jillianin tapauksessa: ”Tehdään seuraavan kerran pari kuivaa juoksua, joten olemme varmoja siitä, että sinulla on oikea sisältö aikajanalle sopivaksi, ja neuvon sinua erityisissä tekniikoissa keskustelun hallitsemiseksi, jotta saamme johtajat ulos aika."
Nyt vastaanottajallasi on tietty toiminta, sen vaikutukset ja konkreettiset toimenpiteet, jotka hän voi tehdä seuraavan retken parantamiseksi. Ja teit kaiken tämän olematta loukkaavaa tai antamatta palautetta toisen henkilön tuomitsemisesta.
Auttamalla toiminnan ja vaikutusten yhdistämistä sekä parannusehdotuksia olet luonut oppimisympäristön, joka antaa ihmisille tilaa kasvaa urallaan. Ja ehkä he seuraavan kerran edes kysyvät ennakoivasti palautetta, koska annoit heille niin hyvän kokemuksen siitä!
