Jos olet työskennellyt toimistossa, tiedät koskaan, että kokoukset ovat työtehtävien mustat lampaat. Rakastamme vihaa heitä ja pyrimme poistamaan ne ikuisesti, ja silti meillä on edelleen niitä - yhä uudestaan ja uudestaan, kunnes huomaamme itsemme ihmettelevän, miksi vietämme niissä niin paljon aikaa.
Jokaisella on salaisuutensa liikkua hankalissa kokousmaisemissa (ja jotkut ovat parempia kuin toiset).
Joten pyöristin strategiat tapaamiskuorman vähentämiseksi (ja tuottavuuden lisäämiseksi) neljältä menestyvältä yrityksen johtajalta. Kuka tietää, voit ehkä kokeilla yhtä näistä taktiikoista omassa toimistossa!
1. ”Ei kokousta” -aikaaikojen luominen
Tämä on kirjan vanhin ja helpoin temppu jokaiselle, joka pyrkii ajoittamaan päinvastaista työtä.
Ja se on toiminut PhotoShelterin toimitusjohtajalle Andrew Fingermanille:
”Hieman yli vuoden ajan olen kieltäytynyt pitämästä kokouksia ennen keskipäivää. Vaikutus tuottavuuteen on ollut hämmästyttävä. Olen ihmisenä, jolla on myös ADHD: tä, ja olen huomannut, että aamu on välttämätöntä työssä, joka vaatii korkeinta kriittistä ajatteluani. Joten jos joku tarvitsee epätoivoisesti tavata kanssani aamulla, minä melkein aina hylkään ja kysyin sen sijaan, voisimmeko valita ajan iltapäivällä. Ainoa edellytys, jolla luolaan, on, jos kokous sopii täydellisesti tärkeimpiin prioriteetteihini. ”
Museossa olemme omaksuneet samanlaisen strategian toteuttamalla ”Winning keskiviikkoa”, jossa keskiviikkoisin kello 9.00–1.00 kukaan yrityksestä ei saa ajoittaa kokouksia.
"Yleisimmät valitukset olivat, että ihmisillä ei ollut tarpeeksi johdonmukaista ajatteluaikaa, koska kokoukset keskeytyisivät niin usein", sanoo People and Talent -johtajamme Toni Thompson. "On pari kokousta, jonka ihmiset ovat sanoneet, etteivät voi lopettaa, mutta jos työ vähenee jopa 70%: n tuottamattomista kokouksista ja korvaa ne, joilla on paljon tuottavuutta, luovuutta ja työntekijöiden terveyttä, se on sen arvoista."
2. Kokoukset vain yksi päivä viikossa
Mattan Griffel on yhden kuukauden perustaja ja toimitusjohtaja. Oman kokousasioiden ratkaisemiseksi hän päätti, että sen sijaan, että se estäisi tiettyjä aikoja, hän estäisi joka päivä paitsi yhden.
Vastoin Museon omaa järjestelmää, Griffel pitää kokouksia vain keskiviikkoisin: ”En tee siitä paljon. Jos joku pyytää napauttamaan kahvia tiistaina, kysyn, toimiiko keskiviikko sen sijaan. Jos tuo keskiviikko on varattu kokonaan, kysyn seuraavasta keskiviikosta (joskus minun on varattava kaksi tai kolme keskiviikkoa ulos), hän sanoo Forbesin viime artikkelissa. Yllättävän yksinkertainen, eikö niin?
Tulos, hän on havainnut, ei ole vain valtavia aikayksiköitä keskittyä muihin tehtäviin, mutta se, että "ihmisten pakottaminen odottamaan keskiviikkoon, suodattaa usein merkityksettömät kokoukset. Se eliminoi ihmiset, jotka haluavat jonkin aikaa, mutta eivät ole halukkaita odottamaan sitä tai työskentelemään aikataulusi sisällä. Se on minulle hienoa, koska en halua joka tapauksessa tavata niitä ihmisiä. ”
3. Kalenterin tarkistaminen säännöllisesti
"Olemme arvioineet kokouksia säännöllisesti neljännesvuosittain, jotta tapaamisaikatauluja voidaan muuttaa tarvittaessa", sanoo Greenhouse: n viestintäjohtaja Dinah Alobeid. Tämä tarkoittaa, että jokaisella vuosineljänneksellä kaikki yrityksessä katsovat kalenteriaan ja päättävät, voidaanko tietyt keskustelut siirtää toiselle kanavalle.
Voit tehdä tämän helposti omalla aikataululla. Alobeid ehdottaa aikataulun lyhentämistä, jotta voidaan vähentää kokouksia, joita tapahtuu ja joita ei tapahdu: Aloita 30 minuutin kokouksilla ja lyhennä niitä 20 minuuttiin, kun mahdollista; sama koskee 60 minuuttia, miksi et kokeilisi 45? ”Saatat huomata, että voit suorittaa yhtä paljon lyhyemmässä ajassa, ellet sähköpostitse tai Google-dokumentilla.
Hän sanoo myös: "Vietä aikaa maanantaina kartoittamalla, mitä haluat saavuttaa tällä viikolla ja mitkä kokoukset on tapahduttava, jotta työ saadaan aikaan ja tiettyjä projekteja siirretään eteenpäin." Jos ne eivät tunnu olevan prioriteettien mukaisia, poista niitä.
4. Kokouspuhdistuksen pitäminen
Terveydenhuollon johtaja Alex Villa vie edellä mainitun vielä pidemmälle järjestämällä "kokouksen puhdistuksen" yrityksessään:
"Tämä on tietty ajankohta kuuden tai yhdeksän kuukauden välein, jolloin poistamme 100% toistuvista kokouksista ja perustamme sääntöjä, joiden avulla ne voidaan lisätä takaisin."
Joten mitä tarkalleen ottaen tarkoittaa kokouksen tuominen takaisin kalenteriin Villalle ja hänen joukkueelleen? ”Jos sinulla on kertaluonteisia ja asiakaskohtaisia kokouksia, kokous voidaan pitää tai poistaa oman harkintansa mukaan. Poistettuja kokouksia ei voi lisätä takaisin vähintään kahden viikon ajan. Näiden kahden viikon kuluttua voit lisätä kokouksen takaisin vain, jos suurin osa osallistujista pyytää ennakoivasti sen palauttamista (omien kokousten lobbaaminen on kielletty!) ”
Vastaus hänen yrityksessään on ollut uskomattoman myönteistä huolimatta niin uhkailevasta pyynnöstä: ”Kaikki rakastavat sitä ja eivät voi odottaa kaiken poistamista. Tunnustamatta ongelmaa, sinulla on hankala tilanne, kun kukaan ei halua sanoa: "Tämä kokous ei ole hyödyllinen, voimmeko vain peruuttaa sen?" Viime kädessä käymme läpi optimaalisen suorituskyvyn jaksot, joissa ihmiset saavuttavat hyvän tasapainon yhteistyökyvystään samalla, kun heillä on vielä aikaa tehdä oma työnsä. "
Vaikka kaikkien joukkueesi jäsenten saaminen mukaan tähän suunnitelmaan voi olla vaikeaa, se kannattaa testata pienemmille kokouksille. Keskustele työtovereidesi kanssa mahdollisten ei-kiireellisten kirjautumisten poistamisesta pariksi viikoksi ja katso, vaikuttaako se kielteisesti työhösi.
Kokouksen ylikuormituksen ratkaiseminen todellakin merkitsee työkuorman priorisointia, minkä vuoksi yllä olevat strategiat ovat niin tehokkaita.
