Jos katsot kokouksia välttämättömäksi pahaksi kärsivälle, saatat puuttua ihanteellisesta ympäristöstä esitellä johtamistaitosi.
Kuten Medtronicin globaalin laadun varatoimitusjohtaja Luann Pendy selittää: "Kokoukset ovat suurin tilaisuutesi olla näkyvissä ja näyttää organisaatiollesi, mitä tuodaan pöytään."
Pendyn pitäisi tietää. Hän valvoo laadukasta toimintaa ja on vastuussa siitä, että potilaiden lääketieteelliset laitteet ovat maailmanlaajuisesti korkealaatuisia ja luotettavia. ”Kokoukset ovat tapa saada aikaan työ”, hän jatkaa. Mutta hän ei ole aina se, joka kutsuu laukausta. ”Vietän suurimman osan ajastaan osallistumalla kokouksiin eikä johtamaan kokouksia. Pidän tavoitteeni olla hyvä kokous osallistuja, koska silloin johtajat haluavat minun tulevan heidän kokouksiinsa auttaakseen heitä. "
Näet, että sinun on tunnustettava nousevaksi johtajaksi, sinun on esitettävä todiste siitä, että pystyt toimittamaan paljon enemmän kuin tehtäväkuvauksesi vaatii. Kuten Pendy sanoo: “Voit käyttää aikaasi kokouksissa osoittaaksesi tehokkuutesi, älykkyyttäsi ja johtamistaitosi.” On vaikeaa tuoda esiin tätä potentiaalia, kun istut työasemalla, pää alas ja teet työtäsi.
Puheenvuoro ja osallistuminen kokouksiin voi olla paras tilaisuutesi siirtää muiden käsitys sinusta: taktikolta strategialle, tehtävän suorittajalta muutosagentiksi ja tekijästä johtajaksi. Tiimikavereiden, johdon ja toisinaan huoneessa olevien vanhempien johtajien kanssa kokoukset ovat räätälöity alusta, jonka avulla voit muokata sitä, kuinka muut organisaatiosi näkevät sinut.
Hyödyntääksesi tätä tilaisuutta, tässä on neljä Pendyn tärkeintä vinkkiä tapaamisten johtamiseen, vaikka et olekaan kokouksen johtaja.
1. Tunne roolisi
Tutki ennen kokousta esityslista ja ymmärrä roolisi konferenssissa. Pendy suosittelee pohtimaan useita avainkysymyksiä, kuten: Miksi sinut kutsuttiin kokoukseen? Kuinka johtaja haluaa sinun osallistuvan? Mikä on kokouksen tarkoitus? Mitä sinulta odotetaan?
Sitten toimita nuo odotukset pidemmälle. "On erittäin tärkeää varmistaa, että täytät roolin, jota sinulta odotetaan", hän lisää.
Esimerkiksi, aiotko sinä päivittää tilan päivityksen yrityksesi osasta? Älä vain sano: "Asiat menee hyvin", kun voit tuoda tosiasioita ja tietoja, jotta saat huomautuksesi suuremmalla auktoriteetilla. Sano sen sijaan: “Asiakastyytyväisyys on noussut 3% viime kuussa” ja anna analyysisi miksi. Tai jos olet tulossa ulkopuolisena asiantuntijana (esim. Markkinointi-asiantuntijana osallistuessaan tekniseen kokoukseen), yritä tuoda ainutlaatuinen näkökulma, kuten olla asiakkaiden mestari.
Jos et tiedä rooliasi, kysy. Ansaitset ainakin pisteitä välittämisestä.
2. Puhu
Useita vuosia sitten Pendy sai palautetta siitä, että hänen katsottiin olevan vaikea lukea ja hiljaista kokouksissa, minkä seurauksena ihmisten oli vaikea työskennellä hänen kanssaan.
Nämä kommentit avasivat Pendyn silmät. "Menisin kokouksiin ja olisin erittäin kohtelias ja kunnioittava", Pendy selittää. "Kuuntelin mitä kaikki sanoivat, prosessoin sen ja oppin", hän sanoi. Joten tekemällä niin, jotkut työtovereista tunsivat, ettei hän ollut kihloissaan tai kiinnostunut siitä mitä tapahtui.
”Joten muutin, ” hän kertoo. Hän aloitti puhumisen ja sai heti positiivisempaa palautetta. "Työntekijät sanoivat:" Kiitos, että tuit minua. " Kollegani sanoivat: "Kiitos, että jaoit ajatuksesi ja ideasi." Ja johto sanoi: "Kiitos johtamisesta." "
Sen sijaan, että odottaisit lupaa tai kutsua puhua, tule valmistautumaan sillä odotuksella, että sinä osallistut. Aivoriihi vähintään kolme puhetta etukäteen ja haasta itsesi esittämään jokainen kohta kokouksen aikana. Keskusteluun on vaikeampaa mennä kokouksen edetessä, joten puhu aikaisin vahvistaaksesi äänesi huoneeseen.
Ja jos sinulla ei ole ehdotuksia, jotka lisäisivät keskustelua? Puheenvuoron puolustaminen työtoverin näkökulman puolesta tai hyvin pohditun kysymyksen esittäminen voi mennä yhtä pitkälle.
3. Etsi kokousohjaajat
Pendy ehdottaa, että etsitään roolimalli, joka navigoi kokouksissa hyvin. ”Löydä organisaatiostasi henkilö, joka on erittäin taitava yrityskäytännössä ja menestyvä johtamaan kokouksia ja osallistumaan niihin. Tarkkaile heitä nähdäksesi kuinka heidän käyttäytymisensä myötävaikuttaa heidän menestykseen ”, hän tarjoaa. "Opit paljon organisaatiosi kulttuurista ja etiketistä."
Selvitä esimerkiksi kuinka monta kysymystä ja kommenttia pidetään tarkoituksenmukaisena ja mitä pidetään päällekkäin. Joissakin yrityskulttuureissa kysymykset vastaanotetaan paremmin kokouksen ulkopuolella, ja jos työskentelet kyseisen etiketin kanssa, on vaikea menestyä.
Tai esimerkiksi sanotaan, että näet tehokkaamman tavan projektin aikajanan jäsentelemiseen. Se auttaa tietämään, edellyttääkö kokouksen etiketti, että muutos tehdään ryhmäkonsensuksella silloin ja siellä, vai jos sinun ei todennäköisesti pitäisi viettää kokousaikaa keskustelemalla aiheesta, joka voitaisiin nopeasti käsitellä yksityisessä keskustelussa.
Kun kiinnität tarkkaavaisuutta kirjoittamattomiin ja lausumattomiin tapaamisohjeisiin, voit johtaa tehokkaasti ja välttää virheitä, jotka voivat vahingoittaa mainetta.
4. Ole läsnä
Jos sinut sisällytettiin kokouskutsuun, sinun odotetaan olevan siellä antamassa apua. Tärkeä osa sitä on istua pöydässä. "Usein näen nuorempien työntekijöiden tulevan huoneeseen, jossa on iso, pitkä neuvottelupöytä, ja yritän löytää tuolin kulmasta pöydästä kaukana", Pendy sanoi. ”Sitä ei voida pitää positiivisena, itsevarmana, kiinnostuneena ja innostuneena. Tapa saada istuin pöytään on ilmestyä ajoissa tai aikaisin, joten siellä on avoin istuin. ”
Pendyn mukaan myös ryhti on tärkeä. "Laita kyynärpääsi pöydälle - jotain äitisi opetti et koskaan tee päivälliselle", hän suosittelee. Yllättynyt? "Jos käyn liiketapaamisessa, jos nojaat eteenpäin ja laitat kyynärpääsi pöydälle, se kertoo ryhmällesi, että olet kiinnostunut, kiinnostunut ja sinulla on jotain myötävaikuttavaa."
Harvard Business Schoolin apulaisprofessori Amy Cuddyn TED-keskustelu on kerännyt yli 16 miljoonaa katselua, jotka ovat popularisoineet valta-asemaa - ”Wonder Woman” -asentoa, joka lisää itseluottamusta ja lisää samalla muiden käsitystä viranomaistasi.
Cuddyn mukaan seiso puhumaan mahdollisuuksien mukaan jalkojen ollessa mukavasti toisistaan olkapäät selkänojassa, leuka ylös ja laajentavat käsivarret, jotta kehon kieli lisää uskottavuutta viestiisi. Se toimii myös istuen; Istuen suorana kädet ulos lisäät käyttämääsi tilaa, mikä on osoitus voimasta.
Älä lopuksi poistu kokouksesta ilman vapaaehtoistoimintaa johtamaan jotain tai ryhtymään toimintakohteeseen. Voit taata itsellesi paikan seuraavan kokouksen esityslistalla.
