Olet muotoillut mitä pidät täydellisenä sähköpostina. Se on ystävällistä - mutta ei liian ystävällistä. Se on hyvin järjestetty lihavoiduilla osilla ja luettelomerkillä. Heitit jopa suloisen hymiön hyvään mittaan.
Painam “Lähetä” kyseisessä mestariteoksessasi ja odotat, että väistämättömät vastaukset alkavat liikkua sisään. Odota tunti, sitten neljä tuntia ja sitten kaksi päivää. Kaikki mitä olet kuullut vastauksena tähän täydellisesti hiottu viestisi? Kriketit - ja oman turhautumisen ääni kaikuu aivoissa.
Mikä antaa? Luulit noudattaneesi kaikkia näitä kokeiltuja ja totta sähköpostisääntöjä. Tarkistit nelinkertaisesti, että lähetit sen oikeille vastaanottajille. Luet sitä jopa 800: nnen kerran varmistaaksesi, että mitään ei voida tulkita väärin räikeäksi tai passiiviseksi aggressiiviseksi. Joten miksi saat vain radio hiljaisuuden vastineeksi?
Hidasta - saatat ymmärtää sitä. Itse asiassa voi olla, että sähköpostiosoitteesi on aivan liian pitkä .
Liian pitkä?
Oletko innoissasi, kun joudut kävelemään niin tiheän sähköpostin välityksellä, että se antaa sinulle krampin niin vierityksestä? Luultavasti ei. Todennäköisesti vastaanottajat tuntevat samalla tavalla.
Boomerang-sähköpostin laajennuksella tehdyn tutkimuksen mukaan ihanteellinen pituus on jossain 50–125 sanaa. Tällä alueella olevien viestien vastausprosentit olivat yli 50%.
Miltä täsmälleen se pituus näyttää? Katso taaksepäin kohtaan ”liian pitkä?” Ja lopeta silmäsi täällä . Se on 87 sanaa, joka on haju ripaus sen alueen keskellä, jossa haluat olla.
Boomerang havaitsi, että vastausprosentit laskivat 50-prosenttisesti 125-sanallisten sähköpostien osalta 44 prosenttiin 500-sanallisten sähköpostien vastausprosentteina. Viesteille, jotka olivat uskomattomia 2 500 sanaa tai enemmän? Vastausprosentit ottivat todellinen nosedive - alle 35%.
Tajuatko mitä ajan takaa? Ne pitkäaikaiset viestit, joita olet väsynyt, todennäköisesti kyllästävät ihmiset kyyneliin. Sinun on parempi pitää asiat lyhyinä (mutta ei liian lyhyinä - haluat lopultakin pysyä niiden 50 sanan yläpuolella).
Kuinka kutistaa sähköpostiasi
"Mutta kaikki, mitä sanon, on erittäin tärkeää", mutistat itseesi nyt. Luottakaa minuun, saan sen - voin itse olla aika sanojen kirjoittaja. Koska teen elävää kielisymbolia kirjaimien varrella, olen kuitenkin onnistunut oppimaan muutamia temppuja ja taktiikoita, jotka auttavat minua pitämään pituuden kurissa.
1. Etsi pilkuja
Tämä on yksi suosikkini temppujani, kun tiedän, että minun on leikattava joitain kirjoituksia. Seuran takaisin koko kappaleen yli pitäen silmäni kuoria mahdollisten pilkujen suhteen. Vaikka ne voidaan usein sisällyttää luetteloihin, löydät ne myös monien lyhyiden johdantolauseiden jälkeen (olen jo käyttänyt melko monia niistä jo tässä artikkelissa).
Kun yrität pitää asiat lyhyinä, nämä lauseet voidaan poistaa helposti - tinkimättä viestistäsi. Lauseista, kuten "Vain selvyyden vuoksi", "Jos olet miettinyt", jopa yksinkertaiseen, "Tarpeetonta sanoa", ne ovat tarpeettomia määrittelijöitä, jotka ottavat vain arvokasta kiinteistöä.
2. Poista adjektiivit ja adverbit
Kukkien adjektiivien ja turhien adverbien poistaminen häiritsevästi pitkästä sähköpostiviestistäsi voi ehdottomasti tehdä siitä lyhyemmän. Haluatko esimerkin? Poista ne mainitusta ensimmäisestä virkkeestä, ja sinulle jää seuraava lause: "Jos poistat adjektiivit ja adverbit sähköpostiviestistäsi, se voi lyhentyä."
Kyllä, ne voivat tuoda viesteihisi vähän ystävällisyyttä ja keskusteluääntä. Mutta kun haluat vähentää sanamäärääsi, niiden pitäisi olla yksi ensimmäisistä mennä asioihin. Loppujen lopuksi on täysin mahdollista kirjoittaa lyhyempiä sähköpostiviestejä tulematta kylmäksi tai töykeäksi.
3. Tarkenna keskittymistäsi
Jos suoritat molemmat vaiheet ja huomaat silti ylittävän 125 sanan rajan, voit yrittää peittää liikaa. Haluaisitko paremmin jakaa asiat erilaisiin, lyhyempiin viesteihin?
Sen sijaan, että lähettäisit koko joukkueellesi piilotetun, joka keskustelee viimeaikaisen projektisi yksityiskohdista, pyytää ideoita yrityksen piknikille ja muistuttaa kaikille myös , että pomosi syntymäpäivä on tulossa, valitse yksi aihe ja pysy siitä. Sähköpostisi ei ole vain lyhyempi, vaan myös järjestetympi.
Ota se minulta, tiedän, että kirjoittamisen lyhentäminen ei ole aina helppoa - siellä on syy, jonka William Faulkner viittasi siihen “tappaa rakkaasi”.
Jos yrität edelleen välttää sodan ja rauhan kirjoittamista, kysy itseltäsi tämä: Jos aihe on niin massiivinen, sopiiko se parhaiten sähköpostiin? Vai pitäisikö sinun ottaa puhelin, ajoittaa kokous tai jopa luoda Google-dokumentti, jossa kaikki voisivat tehdä yhteistyötä sen sijaan, että tukkeutuisit kaikkien postilaatikoihin?
Edellä mainitun huomioiminen yhdessä edellä mainittujen kolmen vinkin kanssa tarkoittaa, että sähköpostisi ovat lyhyitä, tosissaan ja - mikä tärkeintä - vastattuihin.
