Eikö ole ärsyttävää, kun otat aikaa lähettääksesi hyvin harkittu sähköpostin työtoverille, jossa esitellään projektin erilaiset ongelmat ja mahdolliset ratkaisut ja saadaan vastaukseksi ”Kuulostaa hyvältä” tai ”Toimii minulle”.
Voit todennäköisesti reagoida huutamalla. Tai haluatko huutaa, vaan tuijottaa tietokoneesi surullisena. Mutta kun tiedät sen, kuinka usein ajattelet nopeita vastauksia pyrkiessään läpi kaikki lukemattomat viestit?
Luottakaa minuun, kun sanon ymmärtäväni roskapostia, joka on postilaatikkosi. Juuri kun luulet olevan nolla uusia viestejä, kolme muuta näyttää ikään kuin taikuutta. Siksi vastaat niin nopeasti - kirjoitusvirheet, viestit, vastaamattomat kysymykset kirottu.
Mutta jos sinut ärsyyntyy, kun joku tekee niin sinulle - miksi teet sitä muille ihmisille?
Kun otat pikakuvakkeita ja selaat vain viestiä ennen hätkähdyttävää kiireellistä vastausta, sinulla on riski ärsyttää vakavasti työtovereitasi (tai mikä pahempaa, asiakkaita). Sen sijaan, että lähettäisit vastauksia, jotka uhkaavat sinua näyttämään laiskalta tai kiihkeältä - ei kumpikaan voittavasta ominaisuudesta - yritä osoittaa kiinnittävän huomiota.
Se on todella helppoa kuin:
- ottaa aikaa lukea kaikki viestit kokonaisuudessaan
- tarkista vastaamalla kysymyksiisi
- oikoluku ennen kuin painat Lähetä
Ja jos siirryt pidemmälle ja teet jotain kuten asettaa seuraavia vaiheita tai vapaaehtoisesti seurata, voit tehdä kollegasi päivästä.
Se on oikea salaisuus paremman sähköpostin kirjoittamiseen. Kun vie aikaa lukea postilaatikkosi sisältö kokonaan ennen vastauksen lähettämistä, parannat maineesi ja säästät myös kasvot kollegoidesi, asiakkaidesi ja pomosi kanssa.
