Tiedät miten se menee. Aloitat sähköpostin pomollesi, kollegallesi, asiakkaallesi tai henkilöstöjohtajallesi asianmukaisella tervehdyksellä. Ylität Ts: n ja pisteytät Isosi, ja päätät viestin muodollisella allekirjoituksella, kuten “paras” tai “vilpittömästi”.
Sähköpostin vastaanottaja vastaa samalla muodollisuudella, osoittamalla sinulle tavallisessa tervehdyksessä ja kirjoittamalla sitten pari kielioppisen kappaleen ennen kuin kääritään muistiinpano vastaavalla allekirjoituksella; Ehkä se on ”Terveisin” tai rentouttavampi ”Kippis”.
Koska viesti vaatii vastauksen, jatkaa pelaamista ammatillisen tapan mukaan - kirjoittamalla täysi tervehdys (uudelleen), kirjoittamalla viestin runko ja päättämällä sitten "Kaikkea hyvää". Voit jatkaa tämän tekemistä jopa edestakaisin useita kertoja, vaikka se lopulta näyttää täysin turhalta ja jopa hieman hankalalta.
Ellet työskentele superjäykässä yrityskonttorissa, jossa jopa huutomerkit paheksutetaan, sinun on päästävä hyväksi muodollisen puheluun jättämisellä, varsinkin jos kommunikointi pomosi tai kollegoidesi kanssa koko työpäivän ajan on usein tapaus.
Heti, kun tuntuu luonnolliselta romuttaa ”Hei” -elosteet ja tarpeeton ”Kiitos”, hyvästit, tee se. Ja auttaakseni sinua tuntemaan olosi hyväksi tosiasiallisesti tekemällä tämän (eikä kuten etikettihirviö), olen laatinut muutaman ohjeen.
1. Seuraa vapaasti pukua
Vaikka voi olla houkuttelevaa formalisoida kaikki vaihdot, jos se on mitä olet tottunut tai koska se johtuu siitä, kuinka sinulle opetettiin, niin paljon aikaa, se ei vain ole välttämätöntä. Kiinnitä huomiota työpaikkaviitteihisi, muuten lopulta pysyt kiinni. Jos pomosi välittää sinulle sähköpostin, joka sisältää vain huomautuksen siitä, että kiinnität huomiota, ja vastaat muodollisella viestillä, lupaan sinulle, että et voi voittaa mitään brownie-pisteitä - tukot vain ylös hänen postilaatikkoonsa ja jättämättä huomiotta kuinka joukkue käsittelee satunnaista kirjeenvaihtoa. Tai jos työtoverisi on alkanut kommunikoida kanssasi satunnaisella tavalla (ottamatta sinuun yhteyttä nimeäsi tai sisällyttämättä virallista allekirjoitusta), hyväksy se, että se on merkki vastata luontoissuorituksiin.
2. Kytke se ylös (sen mukaan, kenen kanssa puhut)
Sillä ei ole merkitystä, tekikö viimeinen pomosi selväksi, että epävirallisen äänen omaksuminen oli sietämätöntä; et työskentele enää hänen puolestaan. Varo sana, vaikka se, että saavut pisteeseen, jossa pudotat parhaimman esimiehesi kanssa, ei tarkoita, että sinun pitäisi poistaa sana sanastostasi kokonaan. Jos puhut säännöllisesti jonkun kanssa, jota et ole koskaan tavannut, ja suhteesi on muodollisempaa kuin ei, älä ole niin nopea kirjautumaan sisään ilman asianmukaista sulkeutumista, varsinkin jos olet aidalla etenemisvaiheesta. Varoituksen takia tapahtuva virhe on aina järkevä neuvo.
Tiedä tämä: Sen muuttaminen ei koske vain erilaisia ihmisiä. Vaikka kirjeenvaihto yhden henkilön kanssa alkaa muodollisesti, sinulla on mahdollisuus hypätä aiheen lihaan, kun keskustelet aiheesta pitkästä sähköpostiviestistä - sen sijaan, että vaivaudut tervehdyksiin tai kirjautumisiin.
3. Harkitse ajoitusta
Jos lähdet viikon lomalle ja palaat toimistolle luettelolla kysymyksistä pomollesi, jota et ole puhunut tai nähnyt poistumistasi lähtien, on todennäköisesti parasta aloittaa ensimmäinen sähköpostiviesti takaisin sellaisella pleasantrylla, kuten "Huomenta", "Toivottavasti olet ollut hyvin" tai, jos esimiehesi oli lomalla, "Tervetuloa takaisin" - jopa jos ohitat yleensä tervehdyksen tai pienen keskustelun. Aikavälien sitominen on tärkeää myös vaihdossa ulkopuolisten asiakkaiden tai myyjien kanssa. Jos olet yhteydessä kerran viikossa tai vain pari kertaa kuukaudessa, voi olla aiheellista aloittaa alkuperäinen viesti jonkin ajan kuluttua aloitusoppaan ja asianmukaisen sulkevan allekirjoituksen kanssa.
Kuukausittainen kosketuspohja osastosi vanhemman jäsenen kanssa saattaa myös vaatia sinua nojaamaan kirjoittamiseen konservatiivisemmin. Jos alkuperäinen viesti johtaa huomattavaan edestakaiseen pariin päivään, on todennäköisesti hienoa vähentää muodollista tekijää, varsinkin jos toinen osapuoli on niin tehnyt.
Viime kädessä sinun on määritettävä lähtevien viestien ääni ja rakenne. Voin kertoa teille yhden asian, en ole kuitenkaan henkilökohtaisesti koskaan pitänyt ongelmallisena, kun joku, jonka kanssa säännöllisesti puhun, päättää hylätä standardin avaamisen ja sulkemisen; Itse asiassa minusta on hieman helpotusta, jonka voimme vain jatkaa sanomalla sitä, mitä olemme tulleet online-sanomaan. Sähköpostin käyttöoikeus on usein sopiva vain tiettyyn kohtaan - ja minun himu on, että tiedät milloin lopettaa muodollisuus.
