Sähköpostien suhteen olen yleensä melko sanaton.
Minulla on voimakas pelko tulla pois liian suorasta tai kylmästä, ja kaikissa niistä ylimääräisistä sanoista, mukavuuksista ja (kiusallisista) huutomerkkeistä löytyy jotain, jotka saavat minut kuulostamaan hieman lämpimämmältä ja ystävällisemmältä.
Mutta tässä on asia: tuhlan viimeinkin omaa aikaani - samoin kuin viestini lukevan henkilön aika.
Kukaan ei halua viettää arvokasta mielenterveytensä kahluutusta fluffin läpi päästäksesi pisteesi. Joten, jos sinulla on sydämessäsi pehmeä paikka pienille puheille ja kukkaiselle kielelle, kuten minäkin, kuinka voit hallita omien viestien poistamisen tosiasioihin, jotka ovat todella tärkeitä?
Tässä on neljä vinkkejä, jotka ovat auttaneet minua:
1. Leikkaa täyte sanat ja ilmaukset
On todennäköistä, että sirotat täytelauseita sähköpostiisi.
Etkö usko minua? Kirjoita sähköpostiviesti kollegallesi ja katso kuinka monta kertaa olet sisällyttänyt sanat “mielestäni”. Vaikka se auttaa pehmentämään kieltäsi, se on täysin tarpeetonta. Olettaa, että tämä on mitä ajattelet, koska sinä kirjoitat viestin.
Sama sääntö pätee sanalle, kuten ”vain”. Me kaikki pistämme sen täällä ja siellä. Mutta useimmissa tapauksissa se voidaan katkaista kokonaan.
Kaikkien muiden piilossa olevien sotkujen suodattamiseksi on vielä yksi vihje entiseltä journalisminopettajalta, joka pysyy silti minun kanssani: Katso, mihin olet sisällyttänyt pilkut. Monta kertaa he seuraavat vaatimusta, jonka voit poistaa. Tiedät esimerkiksi asioita, kuten "Lienee sanomatonta", "Kuitenkin", "Tosiaankin" tai jopa sitä "Tiedät", että minä aloitin juuri tämän lauseen.
2. Käytä luettelopisteitä
Tarvittavan kontekstin sisällyttäminen on yksi asia. Mutta etenkin sähköpostien kohdalla on houkuttelevaa mennä yli laidan ja täyttää viestisi täydellisellä tavalla kaikenlaisilla merkityksettömillä yksityiskohdilla.
Siksi luettelopisteiden käyttäminen voi olla niin hyödyllistä - ne pakottavat sinut olemaan paljon tiiviimpi ja suorampi kirjoittamisen suhteen. Haasta itsesi selvittämään, onko kappaleita, jotka olisi parempi muuttaa lyhennettynä luettelona.
Vaikka et halua, että koko sähköpostiviestisi on näennäisesti loputon luettelomerkkijärjestelmä, eräiden suurempien tekstin palojen murtaminen voi auttaa muistamaan huomautuksesi lyhyemmän (ja paljon organisoidumman).
3. Ohjaa ihmisiä asiaankuuluviin asiakirjoihin
Aina silloin tällöin tiedot, joita yrität epätoivoisesti tarttua sähköpostiisi, on jo tallennettu muualle - olipa kyseessä sitten asiakirja, esitys, verkkosivusto tai jotain muuta kokonaan.
Sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen. Joten jos voit kaivaa ylimääräisen resurssin, joka jakaa jo kaikki kyseiset tietotarpeen mukaiset tiedot, ohjaa vastaanottajasi siihen - sen sijaan, että yrittäisit tehdä tiivistelmää.
4. Ohita pieni keskustelu
Jos olet jotain kuin minä, vilkaisit tätä kärkeä ja ajattelitko vitsailla minua? Noiden mieltymysten ohittaminen tekee minusta varmasti toimiston hirviön!
Saan sinä lähtöä - jokaiselle viestilleni viittaaminen ystävällisellä kysymyksellä vaikuttaa kohteliaalta tehdä. Mutta useimmiten se jää joka tapauksessa täysin vastamatta. Se on täysin tarpeeton osa, josta useimmat ihmiset vain kiiltävät.
Voit vapaasti pitää nopeana ja miellyttävänä ”Toivon että pärjäät hyvin!”. On kuitenkin todennäköistä, että palaa askelpalautin mihinkään sen ulkopuolelle.
Nämä temput toiminnassa
Haluatko todisteita siitä, että nämä vinkit todella toimivat? Katso alla olevia esimerkkejä nähdäksesi kuinka toinen sähköposti saa saman pisteen kuin ensimmäinen - paljon vähemmän sanoja.
- Tämän vuosineljänneksen myyntimäärät ovat laskeneet. Kuinka voimme esitellä sen tavalla, joka ei ole liian negatiivinen?
- Esitys saattaa olla vahvempi, jos lähetämme tilauksen. Mitä mieltä sinä olet?
Ensimmäinen sähköposti on 198 sanaa. Toinen? Se on tiivis ja virtaviivainen 93 sanaa - mikä tarkoittaa, että ensimmäinen viesti oli yli kaksinkertainen toisen pituuteen.
Varoitusta siitä, että jotkut viestit ovat näiden taktiikkojen soveltamisen helpompia kuin toisten. Ja et todennäköisesti pysty viipaloimaan jokaista kirjoittamaasi puoliksi.
Mutta älä anna sen lannistaa sinua. Muista sen sijaan, että pelkkä asia yrittää olla tehokkaampi ja tuloksellisempi kirjallisessa viestinnässäsi on todella tärkein asia. Niin kauan kuin se on jotain, jonka olet edelleen tietoisesti tietoinen, sähköpostisi paranevat varmasti.
