Aloitan sanomalla, että kyllä, päivässä on liian vähän tunteja. Tehtäväluettelosi ei ole koskaan tyhjä, et ole kotona niin aikaisin kuin haluat, etkä tunne, että suoritat kaiken, mitä haluat saada aikaan.
Koska en voi taikuutta myöntää sinulle enemmän aikaa päivässä (vaikka olenkin melko varma, että se olisi kaikkien aikojen paras supervoima), anna minun jakaa kanssasi salaisuus tehdä enemmän aikaan sillä hetkellä, joka sinulla on: aggressiivisesti vartioit aikataulusi.
Tällä en tarkoita kokousten ottamatta jättämistä (tosin uskon, että harvemmat ovat parempia), vaan tarkoitan päivän tasapainon ja tapahtumien järjestyksen hallintaa, jotta tuottavuus olisi mahdollisimman hyvä. Tämä on yksi tehokkaimmista asioista, jonka voit tehdä itse - itse asiassa tuntuu melkein siltä, että lisääisit enemmän aikaa päiväsi.
Tässä on kaksi yksinkertaista vaihetta aloittamiseen:
Vaihe 1: Kuvittele ihanteellinen viikko
Istu ensin ja vastaa lyhyesti seuraaviin kysymyksiin:
- Mitkä ovat työajat keskimäärin päivänä ja viikolla?
- Mitkä ovat pysyvät kokouksesi tai asiat, jotka on tehtävä tietynä ajankohtana?
- Milloin vuorokauden aikana olet tuottavin? (Esimerkiksi, saako paljon aikaan aamuisin, sitten lulla lounaan jälkeen?)
- Onko viikonpäiviä, jotka ovat enemmän tai vähemmän tuottavia sinulle? (Tapaus maanantaista, kukaan?)
- Onko eri tyyppisiä töitä suoritettu paremmin eri päivinä tai aikoina? (Yksi perustajani Kathryn vitsailee, että myynti-sähköpostien lähettäminen perjantaina iltapäivällä on musta aukko, joten hän tekee silloin erityyppisiä töitä.)
Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, siirry askel taaksepäin ja katso, kuinka aikataulu, kokoukset, päivittäiset tehtävät ja tuottavuus sopisivat yhteen yhteen täydelliseen työviikkoon.
Käytä sitten tyhjää kalenteria tosiasiallisesti piirtääksesi aikataulun. Sisällytä aikataulut, jotka ovat parhaita keskittyneelle työlle (ihannetapauksessa ajan palat, kun tunnet olosi erittäin tuottavaksi), lohkot, jotka sopivat parhaiten kokouksiin (työtoverini Adrian tykkää aikatauluttaa ne iltapäivällä - ne antavat energiaa hänelle, kun hän olisi muuten olla unelias) ja tietenkin estää vastaamasta sähköposteihin.
Vaihe 2: Käännä kalenterisi muokkaamiseksi (tekemällä muille sopivaksi aikataulu)
Nyt asiat nousevat esiin, ja et ehkä pysty pitämään tätä aikataulua joka viikko. Mutta voit ja sinun täytyy varoa sitä kuin (ystävällistä) tulenhenkistä lohikäärmettä - etenkin aika keskittyneelle työllesi. Kerron teille, että sinulla on kourallinen keskeytymättömiä lohkoja, joissa voit todella työskennellä, on korvaamaton, kun käytät enemmän aikaa päivästäsi.
Kohtele näitä työjaksoja kuten mitä tahansa kalenterisi kokousta. Kun joku kysyy, oletko sitten vapaa, et ole (ellet voi muuttaa aikataulua myöhemmäksi päiväksi tai viikoksi). Jos yrityksesi ihmiset näkevät vapaa-ajan tai varatun ajan kalenterissasi, voit jopa laittaa työaikasi siihen, jotta sitä ei oteta sinulta.
Toinen hieno tapa suojata aikasi on ottaa johtoasema kokousten aikataulussa. En nyt sano ottavansa haltuunsa joltakin toiselta, jos et ole se, joka yleensä koordinoi ajoittamista - se vie enemmän työtä, ja se ei todellakaan ole siirtäminen oikeaan suuntaan!
Tarkoitan sitä, että anna ihmisten tietää, mitkä ajat toimivat sinulle mahdollisimman pian inhimillisesti mahdollista - ja mieluiten, ennen kuin joku muu on ajanut ulos. Jos haluat pitää kokouksia iltapäivisin tai tietynä päivänä, heitä ”Ainaan klo 15.00 jälkeen” tai “Perjantai on auki.” Näin vaihtoehdot kiinnitetään ehdotuksiin, ei niihin aikoihin, jotka haluat pitää itsellesi.
Et voi koskaan lisätä aikaa päivälle, mutta voit olla älykäs tunteissasi. Maksimoimalla tuottavuusaikasi (ja ei-niin tuottavia aikojasi) huomaat nopeasti, että voit tehdä enemmän.
