Kuten sinä, olen kiireinen ammattilainen. Joten etsin aina uusia ajanhallintastrategioita arvioidaksesi ja parantaaksesi tapaani, jolla vietän päiväni.
Warby Parkerin perustaja ja toimitusjohtaja Dave Gilboa jakoi hiljattain Slate- haastattelussa hienon tekniikan, joka toimii sekä heijastusvälineenä että vauhdina tuleville toimille:
Ja jokaisen viikon lopussa yritän katsoa kalenteriani ja tarkistaa kaikki kokoukset, jotka minulla oli sillä viikolla, ja arvioida ne nolla, yksi tai kaksi. Nolla tarkoittaa, että se oli todella huono ajankäyttö, ja jos minun täytyisi tehdä se uudelleen, en olisi osallistunut kokoukseen ollenkaan. Kaksi on hieno ajankäyttö - haluan viettää enemmän aikani tällaisiin kokouksiin. Ja yksi on jossain niiden välissä. Sitten otan yhteyttä assistenttini ja varmistan, että hän ymmärtää, mitkä niistä kokouksista haluan enemmän ja mitkä voidaan suodattaa pois, jotta toivottavasti ajan myötä aikataulustani tulee entistä tuottavampaa.
Nyt sinun ei tarvitse avustajaa tämän kärjen käyttämiseksi - tulosta sen sijaan aikataulu viime viikolta ja arvioi kokouksesi. (Tai jos olet paperittomassa toimistossa, heitä se vain Word-asiakirjaan.)
Hienoa tässä tekniikassa on, että sen avulla voit seurata kokouksissa käytetyn ajan arvoa. Saatko enimmäkseen kaksosia tai enimmäkseen nollia? Jos vastasit viimeksi mainittuun, kysy itseltäsi muutama kysymys nähdäksesi, löydätkö kuvion (tai kaksi):
- Ovatko ne yleensä suuria vai pieniä?
- Lähetettiinkö esityslista etukäteen?
- Oliko selkeä johtaja?
- Tapahtuiko se aamulla, iltapäivällä tai illalla?
- Oliko se henkilökohtaisesti?
- Onko tämä viikoittainen päivityskokous?
- Oliko olemassa myöhemmin lähtevä sähköposti, jolla saatiin aikaan enemmän?
Trendit voivat ilmestyä, kun huomaat, että kokoukset suurempien ryhmien kanssa ovat sinulle vähemmän hyödyllisiä; tai aina kun tapasit ennen klo 10.00, et pidä mitään; tai että viikkoistunnosi kollegasi kanssa johti vain keskusteluihin toimistojuorista.
Näiden oivalluksien avulla voit säätää aikataulusi eteenpäin ja hyödyntää aikasi toimistossa. Itse asiassa voi jopa olla mahdollisuuksia peruuttaa tulevat tapaamiset, jos päätät, etteivätkö ne koskaan anna mitään lisäarvoa. Tai jos kokeilet todella kokeellista, kokeile jotain uutta - kuten standup-kokous tai yksinkertaisesti sähköpostin lähettäminen kokouksen sijasta kasvokkain.
Yritän sitä muutaman seuraavan viikon nähdäkseni miten se toimii - ja sinun pitäisi myös! Tweettaa minut osoitteeseen @acav tuloksillasi.
(Voi, ja PS, jos pidät siitä, mitä Gilboa sanoi, Warby Parkerin palkkaaminen!)
