Vähiten suosikkipäiviäni työssäni kutsun ”purppurapinoiksi”. Yritykseni käyttää Google-kalenteria, ja henkilökohtaisen aikatauluni väri on violetti, joten näinä kauheina päivinä en näe mitään muuta kuin aikapalasia, jotka ovat suljettu kello 9.30. klo 18.30. Se saa minut aina ihmettelemään: "Kuinka helvettiä tämä tapahtui?"
Sen lisäksi, että tunnen, että minulla ei ole tilaa hengittää tai tehdä varsinaista työtä noina päivinä, pelkään olevani ”se kaveri”, jonka on kärjestävä kokouksesta varhain, vietetään sitten myöhemmin ylimääräistä aikaa selville, mitä kaipaisin tai kuka näyttää myöhään seuraavaan kokoukseeni, koska edellinen juoksi liian kauan. (Koska kirjoitin siitä, ettei koskaan viivästy tai ole valmistautunut kokouksiin, työtoverini pitävät minut kurissa!)
”Varattuvuus” on sellainen temppu. Se saa meidät tuntemaan, että mitä pidempi tehtäväluettelomme ovat, sitä menestyvämpiä olemme. Se saa meidät tuntemaan, että mitä enemmän meillä on levyjä, sitä menestyvämpiä olemme. Mutta mistä lähtien ylikypsennetyn illallislevyn antaminen antaa sinulle vain kramppeja tai ruokakooman? Sen ei tarvitse olla tällaista, ja teen avoimen päätöslauselman sen torjumiseksi.
Kokoukset päätyvät kalentereihimme kahdella tavalla: koska hyväksymme ne ja koska luomme ne. Näissä päätöksentekopisteissä voimme tehdä asioita hiukan eri tavalla ottaaksemme takaisin kalenterimme ja antaaksemme itsellemme (ja työtovereillemme) aikaa olla valmistautuneita ja tuottavia. Tässä on kolme tapaa tehdä se:
1. Puhu
Ennen kuin lähetät tai hyväksyt kokouskutsun, varmista, että ymmärrät, mitä sen pitäisi suorittaa ja miten sinun tulisi valmistautua. Jos et, puhu järjestäjän kanssa ja kuuntele, onko olemassa tiettyä esityslista. Jos sellaista ei ole, pyydä häntä luomaan sellainen (tai vielä parempi, ilmoittaudu vapaaehtoiseksi auttamaan). Parhaat esityslistat ovat erityisiä ajanjakojen kanssa, jotta varmistetaan, että kaikki asiaankuuluvat asiat otetaan huomioon. Jos esityslistan laatimiseen ei ole tarpeeksi aikaa, vapaaehtoisesti auttamaan järjestäjää seuraamaan kelloa.
Jos järjestät kokousta, käytä esityslistaa suunnitellaksesi, kuinka kauan kokouksen tulisi olla. Googlen kalenterikutsut ovat oletusarvoisesti yksi tunti, ja on helppo napsauttaa "lähetä" ajattelematta lyhentää niitä, mutta asetusta voidaan muuttaa! Yllätät kuinka paljon pystyt kattamaan 15, 30 tai 22 minuutissa. Suhteesta riippuen järjestäjään, jos näet, että kokouksen on tarkoitus olla tunti ja et usko, että sen pitäisi olla (koska ymmärrät tavoitteen ja odotetut tulokset), pyydä aikaa lyhentämään.
Viimeinkin, jos olet hyväksynyt kutsun kokoukselle, joka päättyy samaan aikaan, toisen kokouksen on määrä alkaa (tosissamme, kuinka voimme vakuuttaa itsellemme, että voimme olla kahdessa paikassa kerralla?), Ilmoita järjestäjälle etukäteen, että joudut poistumaan kokouksesta aikaisin. Ihannetapauksessa tämä rohkaisee järjestäjää lopettamaan kokouksen mennessä sinun täytyy lähteä. Ainakin tunnet olosi mukavaksi poistuessasi keskeytymättä, ja järjestäjä ei ole yllättynyt, kun teet. Lisävakuutuksia varten mene eteenpäin ja kerro seuraavan kokouksen järjestäjälle, että saatat saapua myöhään.
2. Suorita aika
Heti kun kokousaika on vahvistettu ja jos kalenterissasi on tilaa sen ympärillä, suojaa se! Lisää 15–30 minuuttia ennen siirtymistä nimeltä ”Transition Time” ja sen jälkeen. Ennen kokousta käytä aikaa tarkistaaksesi kaikki materiaalit, tehdä kylpyhuonetauko ja saapua paikkaan ennen sen alkamista. Kokouksen jälkeen on hyvä aika miettiä materiaalia, kun se on vielä tuoretta. On kohtuullista odottaa, että työtoverit kunnioittavat kalenterissasi olevia asioita; he vain suunnittelevat minne tahansa on yhteistä vapaa-aikaa. Joten jos kokous käärii kello 15.00 ja estätte aikaa kertoa myöhemmin, he todennäköisesti (toivottavasti?) Eivät harjaantele aloittaessaan uutta kokousta kello 3:15 tai 3:30.
3. Estä aikaasi
Tämä on tuottavuuden pyhä graali: jolla on aikaa - jopa päiviä! - ilman kokouksia. BuzzFeed on julistanut tiistait ja torstain kokousvapaiksi. Voitko? Vaikka yrityksen ylimmän johdon keskuudessa saattaa kestää tietoinen työ koko päivän puhdistamiseksi, on syytä tarkastella omia työtapojasi nähdäksesi, milloin saat parhaan työn. Oletko aamuhenkilö vai rakastuuko todella kello 14.00 jälkeen? Tutki aikataulusi ja katso mihin voit estää kaksi tai neljä tuntia vain kerran viikossa keskittyäksesi tekemiseen tai tekemiseen. Saatat vain asettaa trendi yrityksessäsi alusta alkaen!
Joten, tämä on sitoumukseni ottaa takaisin kalenteri! Kuka on mukana?
