Tässä on surullinen tosiasia: Johtajat viettävät kokouksissa koko ajan 35–50 prosenttia ajastaan, mutta johtajat katsovat kuitenkin yli puolet kokouksista epäonnistumisiin.
Tämä ei ole niin järkyttävää. Aivan liian usein olemme aivoriihiistunnossa, joka on vain vähän liian pitkä tai ei tarpeeksi pitkä tai sekava, turhauttava tai täysin tuottamaton.
Ratkaisuja on tietenkin useita. Voimme peruuttaa. Voisimme muuttaa aikataulua. Voimme muuttaa kokouksen sähköpostiketjuksi tai Slack-keskusteluksi.
Ne ovat kaikki tietyissä tapauksissa asianmukaisia vaiheita. Mutta joskus meidän on todella pyrittävä ymmärtämään, missä kokouksemme ovat vajaa, ja työskentelemään aktiivisesti niiden korjaamiseksi. Koska loppujen lopuksi emme voi vain kieltäytyä tapaamasta ihmisiä koskaan - mitään ei tapahdu.
Jos etsit syyllistä, yritä kysyä itseltäsi nämä kysymykset ja soveltaa näitä vinkkejä tehokkaampien tapaamisten järjestämiseen työssä:
Kysymykset 1-3 ennen kokousta
Kyllä, kokouksesi voi epäonnistua jo ennen kuin se alkaa. Tässä on mitä sinun pitäisi ajatella heti, kun lähetät kutsun.
1. Tunnetko olosi valmistautunut?
Onko kaikki materiaalisi asetettu? Onko olemassa suunnitelma tapaamisen sujumiseksi? Onko konferenssitilaa saatavilla ja varattu?
Suurin ystäväsi on asialista - et voi pitää loistavaa kokousta ilman sellaista.
Toinen tärkeä asia valmistautua etukäteen on tavoitteesi kokoukselle. Kysy itseltäsi (ja ehkä kirjoita se muistiin): “Mikä on yksi asia, jonka haluan suorittaa?” Se voi olla jotain pientä, kuten päivittää joukkueesi, tai suurta, kuten laatia strategia, jolla lisätään käyttäjien sitoutumista. Varmista, että kaikki ovat linjassa tämän tavoitteen kanssa, jotta et yritä kattaa ristiriitaisia ideoita yhdellä lyhyellä istunnolla.
"Sinulla on oltava haluttua lopputulosta käsittelevä osio, joka on erilainen kuin asialista", sanoo The Musein keskimarkkinamyynnin johtaja Devanté Lewis-Jackson. ”Esityslistalla keskustellaan siitä, mitä kokouksen aikana tapahtuu, mutta haluttu lopputulos rakentaa yksimielisyyttä siitä, mitä on tehtävä ennen kokouksen päättymistä. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun keskustelu suistuu esityslistalle aiheista. ”
2. Tuntuuko muiden ihmisten varautuminen?
Jokainen järjestämäsi tai käymäsi kokous ei vaadi ihmisiä tarkistamaan, täyttämään tai hankkimaan materiaaleja etukäteen. Jos he kuitenkin tekevät, suosittelen, että kaikilla on riittävästi aikaa ja resursseja siihen (käytä taas tätä esityslistaa!).
Usein luomme kokouksia ennen kuin harkitsemme asiayhteyttä ja avoimuutta. Seurauksena on, että ihmiset tulevat keskusteluun väärässä avaruudessa. Otetaan esimerkiksi uusi henkilö, jolla ei ole taustaa yrityksen historiassa. Tai joku, joka osallistuu sprintikokoukseen eikä ole koskaan työskennellyt suunnittelutiimin kanssa aiemmin. He eivät todennäköisesti pääse kovinkaan paljon pois kokouksesta tai anna arvokkaita oivalluksia, tai he saattavat poistua keskustelusta väkivallansa kanssa.
Joten kysy ennen itsellesi seuraavaa:
- Tietääkö kaikki miksi järjestämme tämän tapaamisen?
- Tietääkö kaikki miksi heidät nimenomaan kutsuttiin tähän kokoukseen?
- Onko kaikki ajan tasalla siitä, mistä keskustelemme tässä kokouksessa?
- Tietääkö kaikki muut kokouksessa kaikki muut? Jos ei, mitä heidän on tiedettävä?
- Onko ihmisten välillä jännitteitä, jotka voivat estää tämän kokouksen etenemistä?
Jos vastaus on kieltävä, voit joko vetää henkilön (tai ihmiset) sivuun tai ampua heille nopean sähköpostin saadaksesi heille taustaa.
3. Ovatko ihmiset innostuneita?
Ilmeisesti kukaan ei aio hyppää ylös ja alas ajatuksessasi kokouksestasi, ellet pidä ketään lemmikkikoiranpennuista (tällöin minun on kysyttävä, mihin kutsuni eksyi).
Mutta joukkueesi tulisi tuntea jonkinlainen tapa suhtautua siihen, ja toivottavasti enemmän kohti tunteiden positiivista loppua. He eivät välttämättä ole ekstaattisia keskustellakseen neljännesvuosituloista, mutta heillä saattaa olla helpotus saada lopulta altistuminen tärkeälle tiedolle tai saada tilaa kysyä polttavia kysymyksiä.
Jos he huokaisevat - ja heidän oihkaisuillaan ei ole mitään tekemistä kokousten vihaamisen ja kaiken, joka liittyy tällaiseen tapaamiseen, kanssa, kaivaa vähän syvemmälle. On mahdollista, että tämä olisi aiemman keskustelun toisto ja siten ajanhukkaa tai tietyt jäsenet tuntevat olonsa valmistelematta tai joku jätetään ulkopuolelle ja kaikki ovat järkyttyneitä siitä. On jopa mahdollista, että joukkueesi on uppoutunut, eikä sillä ole kaistanleveyttä ja energiaa tuntikausisen esityksen läpi. Riippumatta siitä, mistä negatiivinen energia tulee, sinun on käsiteltävä sitä ennen huoneeseen saapumista.
Kysymykset 4-7 kokouksen aikana
Vain siksi, että olet valmistautunut oikein, ei tarkoita, että olet selkeä. On useita asioita, jotka sinun on tiedettävä hetkessä varmistaaksesi, että kaikki sujuu.
4. Lyöttekö kaikkia tärkeimpiä kohtia?
Tulit tehtäväksi - vastaa kysymykseen, ideoi ideoita, hahmottele uutta prosessia. Merkki hyvästä kokouksesta on se, joka saavuttaa tämän aikarajoittesi rajoissa.
Tämän tekeminen on melko yksinkertaista. Seuraa esityslistaasi kohti T: tä (tai ainakin niin tarkasti kuin mahdollista). Tarkista joka 10.-10-15. Minuutti itsesi kanssa, onko sinulla edelleen aihe. Jos ei, ohjaa keskustelua takaisin ja suostu lisäämään tappi mihin tahansa tangenttiin, jossa olit myöhemmin. Sitoudu tarkistamaan uudelleen kaikki, mitä olet jättänyt huomiotta joko offline-tilassa tai muussa kokouksessa (ja osoita tämä tehtävä huoneen jollekin). Älä aja yli, elleivät kaikki muut suostu tapaamaan pidempään. Ottamalla enemmän ihmisten aikaa vaikeat heidän noudattamaan muita tärkeitä määräaikoja, jotka olet asettanut heille.
"Kokouksen koko tarkoitus on tehdä päätös jostakin ja mistä / kuka / miten toimenpide toteutetaan", sanoo The Musein toimistopäällikkö Heatherlyn Nelson. "Yksinkertaisesti sanottuna, jos et pysty esittämään asioita, joita voidaan käsitellä, tai tehdä päätöksiä, älä pidä kokousta."
5. Kiinnittääkö huomiota kaikki (tai ainakin suurin osa kaikista)?
Saa 100% yleisöstä nähdä kaikki silmäsi, puhelimet alhaalla, heidän istuimiensa reunoilla on todennäköisesti venytys (olemme loppujen lopuksi helposti häiritseviä ihmisiä), mutta melkein kaikkien pitäisi kuunnella sinua melkein kaikki aika.
Ihmisten kuunteleminen edellyttää teiltä vähän vaivaa. Pidä asiat lyhyinä ja suloisina. Selvitä seuraavat vaiheet. Käytä helppolukuisia ja ymmärrettäviä visioita. Estää kannettavat tietokoneet (jos mahdollista).
Tämä on hieno luku siitä, miksi kukaan ei kuuntele kokouksissasi - ja kuinka korjata se.
6. Kysyvätkö ihmiset kysymyksiä ja saako he vastauksia?
Sanoisin, että on harvinaista järjestää kokous, jossa kukaan ei kysy yhtäkään kysymystä. Jos näin on, ihmiset eivät todennäköisesti kiinnitä huomiota, ja he todennäköisesti kysyvät sinulta tonnia kysymyksiä kokouksen päätyttyä (ja sinun on luettava numero 5).
Mutta niin tärkeätä kuin on sitoutunut yleisö, on myös tärkeää puhua heidän huolenaiheistaan. Aivan liian usein sanomme, että "pääsen siihen kohtaan myöhemmin" tai "lupaan vastata tähän lopussa" emmekä koskaan palaudu siihen. Joten varmista, että peität kaikki perustasi, vaikka se merkitsisi heidän kysymyksen kirjoittamista tai pyydä heitä toistamaan se esityksen lopussa.
Muista, että voi olla muita syitä, miksi ihmiset eivät kysy kysymyksiä. Ehkä olet luonut ympäristön, ehkä tahattomasti, jossa he eivät tunnu mukavalta tehdä niin. Tai ehkä, että keskustelu keskustelee ihmisistä niin, että he eivät ole varmoja mistä aloittaa kysymysten esittämisessä, jolloin olet todennäköisesti antanut heille kontekstin antamisen (katso ohje # 2).
7. Onko tietyillä ihmisillä puhetta (tai ei puhetta)?
Kutsuit todennäköisesti kaikki huoneeseen, koska halusit heidän mielipiteitään tai panostaan projektiin - ja lopulta kokouksestasi tulevat ideat ja toimet ovat vahvempia ja yhdenmukaisempia, jos kaikki osallistuvat sisään. Joten haluat varmistaa, että kaikki osallistuvat ainakin kerran yhdessä ajassa.
Tämä kuulostaa teoriassa hienolta, mutta ei ole aina todellisuutta. Jotkut ihmiset ovat äänekkäämpiä ja luottavaisempia kuin toiset, jotkut ihmiset ovat korkeammissa valta-asemissa kuin toiset, ja jotkut ihmiset eivät tunne olevansa mukana tai kunnioitettuja kuin toiset huoneessa. Tapaus esimerkissä: Tutkimukset osoittavat, että naiset keskeytyvät keskusteluihin todennäköisemmin kuin miehet.
Yritä olla oikea keskustelujohtaja. Pysäytä sotkevat työtoverit. Älä keskeytä. Pidä kiinni ihmisistä, jotka ovat keskeytyneitä. Soita ihmisille, jotka eivät ole sanoneet paljon tai jotka voivat olla ujoja. Tämä pätee etenkin etäyhteisöille, jotka eivät ole fyysisesti huoneessa.
Muista myös, että kuulut tähän luokkaan myös kokouksen järjestäjänä! Joissakin tapauksissa on järkevää olla henkilö, joka puhuu eniten, mutta silloinkin sinun tulee varmistaa, että kaikki huoneen äänet kuudellaan ja vahvistetaan. (Tässä on joitain neuvoja estääksesi itseäsi häiritsemästä ja tunnistamasta, kun puhut liikaa.)
Kysymykset 8-10 kokouksen jälkeen
Melkein siellä! Jos haluat, että kokouksesi ovat homerunia joka kerta, harkitse alla olevaa.
8. Ovatko kaikki oikeita seuraavia vaiheita?
Voit kertoa, milloin kokous meni huonosti, kun kaikki poistuvat huoneesta ja lähtevät tekemään asioita täsmälleen siten, kuin et halunnut heidän tekevän sitä.
Vältä tätä olemalla suora ja selkeä seuraavista vaiheista. Ennen kuin aloitat, puhu seuraaviin:
- Mitä täytyy tehdä?
- Kuinka sen täytyy saada aikaan?
- Milloin se on tehtävä?
- Kuka vastaa siitä?
- Kuka valvoo / seuraa sen menestystä?
9. Saavutettiinko kokouksen suurempi tarkoitus?
Näyttävätkö ihmiset olevan motivoituneempia tekemään asioita jälkeenpäin? Näyttävätkö ne toimivan tehokkaammin? Onko kysymys vähemmän sekaannusta vai vähemmän kysymyksiä? Saavutitko alkuperäisen tavoitteesi? Jos vastaus on kyllä, olet todennäköisesti oikein (ja jos vastaus ei ole, lue yllä olevat kohdat selvittääksesi, missä menit pieleen).
10. Tunsiko muidenkin mielestä, että kokous oli tuottava?
Erotan tämän kysymyksen edellä esitetystä, koska tämä edellyttää, että kysyt ihmisiltä, miltä he kokivat kokouksesta, sen sijaan että olettaisit.
Suoran palautteen saaminen (etenkin esimiehenä) on tärkeää. On mahdollista, että sinusta tuntui, että kokous meni ohi, mutta kaikki muut ovat eri mieltä - kuulo auttaa sinua selvittämään, miksi se ei onnistunut, ja kuinka voit tehdä paremmin seuraavalla kerralla. Tietysti, et voi kysyä joka kerta, kun tapaat, kuinka meni, mutta tekemällä niin joka kerta, varmistat, että olet oikealla tiellä.
Kukaan ei rakasta kokouksia, joten miksi saada ne haisemaan? Käsittele näitä kysymyksiä pääosin, ja olet todennäköisesti, ettet tee kokouksia epäonnistuneiksi.
