"Kirjoita tämä muistiin - se tulee olemaan loppukokeessa", sanoi mikään pomo ei koskaan.
Muistiinpanojen tekeminen on haastamaton haaste siirtyä koululta työpaikalle - olemme täysin uudessa ympäristössä, jossa on täysin erilaiset syyt muistiinpanoihin ja erilaiset tarpeet siihen, kuinka käytämme muistiinpanojamme myöhemmin, mutta suurin osa meistä luottaamme menetelmiin, joita käytimme lukion historiatunnissamme.
Ja vaikka on harvinaista, että kuka tahansa menettää työpaikkansa jättämättä tekemättä jotain muistiinpanoja, huonojen muistiinpanojen pieni, jatkuva vaikutus (tai hyppää muistiinpanot kokonaan) voi todella vahingoittaa uraasi. Kuinka monta kertaa olet joutunut lähettämään sähköpostia pomollesi, kollegallesi tai asiakkaallesi, joka on kysynyt jostakin asiasta, josta hän puhui kokouksessa toisen päivän aikana, koska olet unohtanut sen? Se vahingoittaa tätä suhdetta - puhumattakaan kaikkien tuottavuudesta. (Sivuhuomautus: Tässä on muutama asia, josta pomot eivät todellakaan pidä.)
Muistiinpanojen tekeminen on uskomaton tapa osoittaa kunnioitusta ihmisille. Se osoittaa, että kuuntelet ja että pidät tärkeänä sitä, mitä he sanovat. Muistiinpanosi toimivat myös oppaana tekemään työtäsi paremmin; voit viitata helposti tärkeisiin tietoihin, joita tarvitset menestymiseen milloin tahansa, viipymättä.
Ja salainen bonus, muistiinpanojen tekeminen tekee sinusta viisaampaa. Kun sinulla on kokoelma perusteellisia, harkittuja muistiinpanoja kaikki samassa paikassa (joita itse tarkistat aika ajoin), alkaa nähdä yhteyksiä asioiden välillä, joita et muuten olisi nähnyt, ja sinulla on tietoja, joita muut ihmiset eivät säilytä. Näin saat hyviä ideoita, muodostaa uusia yhteyksiä ja sinusta tulee sellainen keksijä ja johtaja, joka saa asiat todella tapahtumaan joukkueessasi.
Kaiken kaikkiaan muistiinpanojen tekeminen on todella hienovarainen, mutta tehokas tapa tehdä itsestäsi menestyvämpi - mutta vain harvat meistä saavat ohjeita siitä, miten muistiinpanotyyliämme voidaan muuttaa työhön. Siksi haluan tänään kertoa sinulle pikaoppaan uskomattomien muistiinpanojen tekemiseen työelämässäsi.
1. Tiedä milloin tehdä muistiinpanoja työssä
Jokainen työtilanne ei edellytä muistiinpanoa, mutta on varmasti aikoja, joissa suosittelen vetämään kynäsi ja paperisi ulos. Yleensä neuvoni on aina erehtyä muistiinpanojen tekemisessä ja päättää vain myöhemmin, pitäisikö sinun pitää ne pitää, mutta tässä on joitain tärkeimpiä aikoja, jolloin haluat kirjoittaa joitain asioita:
Yksi yksi -kokoukset
Olitpa pomo vai työntekijä, muistiinpanojen tekeminen osoittaa, että otat aikaa vakavasti. On myös hyvä aika tehdä muistiinpanoja henkilökohtaisista yksityiskohdista, kuten esimiehensi puolison nimi, mikä on hyvä muistaa auttaa sinua muodostamaan merkityksellisempi suhde työhön.
Suuret keskustelut
On helppoa saada niin kietoutuneeksi siihen, mitä tapahtuu suuren aivoriihi- tai ongelmanratkaisuistunnon aikana, et todella pidä mitään, kun kävelet ulos huoneesta. Varmista, että muistat muistiinpanoja, vaikka osallistutkin paljon, jotta pysyt kriittisissä tiedoissa.
Asiakaskokoukset
Muistikirjan tuominen on aina hyvä idea, joten voit tallentaa kaikki asiakkaan tai asiakkaan tarvitsemat yksityiskohdat. Parempi, jos sinulla on liikaa tietoa ja kerää se myöhemmin kuin kaipaamaan jotain todella tärkeää.
Tapaamisia mentorisi tai yhteyshenkilöidesi kanssa
Jopa yksinkertainen kahvikokous tulisi tallentaa. Näytä henkilö, jonka arvostat hänen aikaa ja asiantuntemusta kirjoittamalla se muistiin; plus, jos tämä on harvinainen tapaaminen, sinun kannattaa muistaa kaikki, koska et ehkä saa aikaa tämän henkilön kanssa pian uudelleen. Voit myös käyttää muistiinpanojasi seurataksesi merkityksellisemmällä tavalla - esimerkiksi lähettääksesi arvokkaan linkin tai artikkelin, joka liittyy johonkin keskusteluun, josta keskustelit kokouksessa.
2. Löydä rakastamasi muistiinpanotyyli
Muistiinpanojen tekemiseen ei ole sääntöjä. Ei ole todisteita siitä, että jokin tyyli toimisi paremmin kuin toinen tyyli - parhaan tyyppiset nuotit ovat sellaisia, jotka ovat järkeviä sinulle myöhemmin, miltä ne näyttävätkin.
Tässä on muutama suosituimmista muistiinpanotyyleistä, joita voit kokeilla löytääksesi sinulle sopivan.
Listat
Tämä on perinteisin sellainen muistiinpano. Aloitat sivun yläosasta kokouksen pääaiheella ja jatkat sitten luetteloa alaotsikoilla alaspäin, kun muita aiheita tulee esiin.
Jätä tilaa alaosajoukkojen väliin, kun kokous voi kiertää takaisin aiheeseen (tai sinulla voi olla kysymyksiä tai uusia ideoita, jotka haluat nauhoittaa), ja haluat olla tilaa lisätä tietoja tekemättä luettelosta huolimatonta tai hämmentävä.
Voit myös luoda otsikoita esimerkiksi toimintokohteille, tehtäville, tehdyille päätöksille ja kaikille tärkeille resursseille tai työkaluille, joihin sinun on tartuttava, joten sinulla voi olla todella toimiva luettelo, johon viitata myöhemmin.
Mielen kartat
Jos olet visuaalinen ajattelija, kokeile mielenkarttaa. Aloita kirjoittamalla kokouksen aihe sivun keskelle. Sieltä vetämällä haarat jokaiselle keskustelulle.
Voit esimerkiksi kirjoittaa ”Kickstarter-käynnistys” sivusi keskelle ja vetää sitten haarat aiheista, kuten ”tiedotusvälineille” ja ”käynnistää päivän aikajana”. Jatka alahaara-alueiden piirtämistä (entistä yksityiskohtaisemmaksi) ja lopussa sinulla on visuaalinen esitys kokouksen tärkeimmistä kohdista.
Leivänmurmien polku
Tämä on intensiivisin muistiinpanomuoto, mutta se on uskomattoman tehokas. Kun käytät tätä strategiaa, tee muistiinpanoja ikään kuin aiot antaa ne jollekin, joka ei ollut paikalla kokouksessa.
Kirjoita muistiin kaikki aiheet, kun ne ilmestyvät, ja kirjaa sitten kaikki aiheeseen liittyvät esille tuodut kohdat. Sinun ei tarvitse kirjoittaa jokaista sanottua sanoa; Käytä lyhyitä lauseita ja kiinnitä erityistä huomiota esimerkiksi tiettyihin työkaluihin tai resursseihin.
Tämä on hieno strategia ihmisille, jotka ovat ahdistuneita kokousten aikana, koska se pitää kädet kiireisenä. Niin kauan kuin teet silmäkosketusta ajoittain, kukaan ei häiritse sinua tekemästäsi niin perusteellisia muistiinpanoja.
3. Järjestä muistiinpanosi, jotta voit uudelleen tarkistaa ne myöhemmin (ja tulla upeaksi)
Yksi suurimmista taisteluista, joita ihmiset tekevät muistiinpanojen kanssa, on muistiinpanojensa järjestäminen tavalla, jota he voivat myöhemmin käydä uudelleen arvokkaalla tavalla. Pelkästään muistiinpanojen tekeminen ei riitä parantamaan säilyttämistä tai ymmärrystä - sinun on tosiasiallisesti tarkistettava muistiinpanosi ja sementoitava tiedot mielessäsi, jotta niistä tulisi arvokkaita.
Tämä tarkoittaa, että jos muistiinpanosi ovat kaikkialla paikassa tai täysin epäorgaaniset, et ehkä myöskään ota niitä lainkaan. Tässä on joitain parhaista tavoista pitää muistiinpanosi järjestetyinä ja tehdä heidän kanssaan vietetystä ajasta todella arvokasta uran eteenpäin viemiseksi.
Pidä muistiinpanosi aina samassa paikassa
Helpoin tapa pitää muistiinpanosi järjestettyinä on pitää ne yhdessä paikassa. Älä enää kirjoita joitain asioita Google-dokumenttiin ja pidä satunnainen kasa muistilapuja pöydälläsi. Vaikka tähän on monia vaihtoehtoja, paperi on ihanteellista, jotta et pidä näyttöä sinun ja tapaamasi henkilön välissä. Lisäksi asioiden itse kirjoittaminen kädellä auttaa pitämiseen.
Joten sijoita muistikirjaan - rakastamaasi, joka otetaan mukaasi mukanasi ja jolla on monipuolisuus, jota tarvitset moniin tilanteisiin, joihin sinun on tehtävä muistiinpanoja.
Pidä sama muoto
Yllä olemme käyneet läpi kolme suosituinta muistiinpanotyyliä, jotka toimivat hyvin ammatillisissa ympäristöissä. Etsi tyyli, joka sopii sinulle ja pysy siinä; tämä helpottaa muistiinpanojensi leikkaamista myöhemmin paljon helpompaa.
Valitsemasi tyylin mukaan kirjoita kriittiset tiedot jokaisen sivun yläreunaan - päivämäärä, kokouksen osallistujat ja kokousaihe jokaiselle kokoukseen liittyvälle muistiinpanosivulle - joten se on helppo seurata.
Tee viikoittainen tapaus käydäksesi muistiinpanojesi yli
On vaikea löytää aikaa muistaa muistiinpanojasi, vaikka haluatkin, jatkuvalla asialla, joka vaatii huomiosi ja joka on korkeampi prioriteetti joka viikko. Joten aseta toistuva kokous kalenteriin mennäksesi muistiinpanoillesi kerran viikossa. Jopa 15 minuuttia on tarpeeksi aikaa katsoa, mitä olet nauhoittanut.
Kun siirryt muistiinpanoihisi, kirjoita kaikki kysymyksesi tai avoimet kysymykset, jotka on vielä ratkaistava. Tämä on myös hyvä aika valmistautua tuleviin kokouksiin, joita sinulla on. Kirjoita muistiin kysymykset, joista haluat saada vastauksen, tai kaikki tärkeät tiedot, jotka mielestäsi tarvitset kädessäsi.
Kuinka paljon enemmän voisit saavuttaa, jos sinulla olisi aina oikea vastaus sormenpäässä? Johdonmukaisuus on avain menestykseen; mitä pienempiä, hyviä tapoja (kuten hienoa muistiinpanoa) voit kehittää, sitä enemmän pystyt kasvamaan joka päivä. Kokeile tällä viikolla muistiinpanoja jokaisessa kokouksessa ja katso, helpottaako hyvien ideoiden nopea saaminen vai tekemistä entisestään.
