Sähköposti on samanaikaisesti mullistanut ammattielämäämme ja tehnyt heille täyden päänsärkyn.
Vallankumouksellisella puolella kyky lähettää ihmisille oikea-aikaisia viestejä - ja saada heidät kasvojen edessä kaikkina aikoina - on melko upea. Voimme tavoittaa muita häiritsemättä heidän illallisia, herättämättä heitä yöllä tai antamatta heille pysähtyä kokouksen, keskustelun tai muun tapahtuman keskellä tunnustamaan meidät. Samanaikaisesti tiedämme, että viestimme näkyvät todennäköisesti muutamassa minuutissa tai muutamassa tunnissa niiden lähettämisestä.
Täysin päänsärky puolella sähköpostit kuitenkin heikensivät elämämme laatua, kykyä saada työtä ja - monille - kaikenlaista hyvinvoinnin tunnetta. Viime vuosien tutkimukset osoittavat, että keskimääräinen ammattilainen viettää jopa kolmanneksen työviikostaan ensin postilaatikkoon. Kiireisille ammattilaisille, joilla ei ole varaa luopua kolmanneksesta päiväajastaan, tämä tarkoittaa usein myös monta myöhäistä iltatuntia, jotka vietetään viestien läpi, vain heräämiseksi ja löytää kymmeniä uusia heti odottamassa.
Ja tämän jakson kuukausien tai vuosien kuluttua voit kuvitella, kuinka oh-niin-tärkeän sähköpostisi vastaanottavan pään henkilö voi tuntea itsensä pieneksi katkeruudeksi ennen edes avaamista.
Joten miten voit käyttää tätä työkalua eduksesi - joko aktiivisen työnhaun kautta tai päivittäisessä työelämässäsi - luomatta raunioita toisen osapuolen postilaatikkoon tai saamatta häntä hautumaan elävänä?
Vaihe 1: Kysy itseltäsi: "Onko tämä viesti tarpeeksi tärkeä, jotta ansaitset sähköpostia?"
Ollaan rehellisiä. Kohtuullinen prosenttiosuus lähettämistäsi seteleistä (varsinkin pelätyistä "Luulen jatkavani ja CC kaikki" hurmaajia) ei todennäköisesti tarvinnut lähettää. Sinun olisi pitänyt hypätä työtoverisi työpöydän yli, lähettää nopea teksti tai kuvitella mitä tahansa, mikä yksinäiseltä löytyy.
Joten ennen kuin suihkutat maata viestinnällä, kysy itseltäsi ”Tarvitseeko tämä lähettää?” Ja heti sen jälkeen (olettaen, että ensimmäinen vastauksesi on ”kyllä”) kysy itseltäsi: “Onko tämä paras väline tarvitsemalleni viestille välittää?"
Jos kyllä, jatka.
Vaihe 2: Hyödynnä otsikkoriviä
Jos haluat viestisi vastaanottavan suotuisasti, lukea nopeasti ja vastata siihen, jos ansioita ansaitaan, tee tämä: Suunnittele suoraan aihepiiriltä.
Sen sijaan, että pudottaisit jotain salaista, ylimääräistä tai täysin tylsää aihealuetta (esim. ”Seuraaminen” tai “Kysymys” tai “Tarvitsetko apua”), tartu ihmiseen hei. Harkitse jotain, kuten "Bill Smithin - markkinointipäällikön rooli" tai "Aikainen pyyntö - tarvitsemme allekirjoitusta keskipäivän keskipäivään mennessä" Heck, jos viestisi on tarpeeksi lyhyt, tee koko sähköpostin aihekenttä ("Saanko lainata toimistosi @ 2") PM tänään? ”)
Asia tässä on seuraava: Oletetaan, että sähköpostiosoitteesi on istumassa ryhmässä joukon muiden kanssa vastaanottajan postilaatikossa. Pakottava aihepiiri auttaa varmistamaan, että se luetaan (ja siihen vastataan) ajoissa.
Voi, ja sivuhuomautus, varaa ”merkitse tämä kiireellinen” vaihtoehto todella kiireellisiin tilanteisiin. Nopein tapa häiritä joku on “punainen lippu” jotain, joka on kiireellinen kenellekään muulle kuin sinulle.
Vaihe 3: Tee asioista helppoa toiselle osapuolelle
Koska joka vastaanottaa yli 100 sähköpostia päivittäin, työskentelen kovasti tehdäkseni ihmisten elämän, jolle lähetän sähköpostia. Rakastan sitä kuin hullua, kun he tekevät saman minulle. Kuinka erityisesti voit tehdä tämän?
Ensinnäkin, jos muistiinpanosi on pikemminkin tietopiste kuin jokin asia, johon odotat vastausta, harkitse aloittamista jollain, esimerkiksi: "Vastausta ei tarvita - halusin vain kertoa sinulle siitä …"
Tämä myös helpottaa postilaatikkosi taakkaa, koska toinen osapuoli ei tunne velvollisuuttaan lähettää muistiinpanoa sanomalla "Kiitos tästä" tai "Vastaanotettu viesti".
Pidä seuraavaksi asia mahdollisimman lyhyenä. Mene läpi ja oikoluku ennen lähettämistä. Onko se tiivis? Voitko rajata jotain, mikä ei ole välttämätöntä? Menitkö jatkuvaan ajatusvirtaan ja päädyitkö 14 kappaleen esseeseen? Älä lähetä jotain vaivalloista, jos saat saman viestin yli puolet kopiosta.
Lisäksi, jos sinulla on yksi tai kaksi "et voi missata" -pistettä, jonka yrität tehdä, harkitse niiden lihavointia, jotta arvioija näkee ne heti. (Käytä vain huolenpitoa - et halua sen näyttävän huutavan henkilöä.)
Ja lopuksi, työskentele kuin hullu ja laita kaikki viestintään tarvittava viesti yhdelle sähköpostille, ei viiteen. Satunnainen ”Hups! Unohdin liitetiedoston! ”Tai“ Voi ampua, vielä yksi asia… ”hikkaa kutsutaan ihmiseen. Rutiininomaisesti kolmen tai neljän pikaviestin lähettämistä yhdelle henkilölle - koska et ole koonnut ajatuksiasi ennen tietokoneen istumista - ei pidetä raukeuttavana.
Varmasti, sinun ei tulisi välttää sähköpostitse lähettämistä kokonaan pelkäämättä, että he ovat katkeroita siitä, että uskalit täyttää hänen postilaatikonsa. Se on yksi parhaimmista yritysviestintävälineistämme, erityisesti niille meistä, jotka työskentelevät ihmisten kanssa useilla aikavyöhykkeillä.
Mutta strategian käyttäminen lähestymistavassa - ja oleminen huomaavaisena vastaanottajan suhteen - auttaa sinua ehdottomasti maksimoimaan viestin voimakkuuden ja kertoimet, joihin saat myönteisen vastauksen.
