Nyökkäät pitkin, kun kaikki ympärilläsi puhuvat siitä, kuinka he saavuttavat postilaatikon nollan. Mutta totuudenmukaisesti, et koskaan tunnu päästäksesi sinne.
Puolustuksessasi se johtuu siitä, että saat viestejä, jotka vaativat pitkiä tai harkittuja vastauksia. Joku pyysi mielipiteesi, ja haluat käyttää aikaa sen muotoilemiseen. Tai on viiden sivun liite arvosteluasi varten - ja sinun on siis tarkistettava se. Tai haluat sanoa vastauksesi tietyllä tavalla ja haluat odottaa, kunnes olet tuore.
Vakioratkaisut tähän tilanteeseen kaikenlaista imeä. Voit "vahvistaa vastaanoton", mutta se kuulostaa supermuodolliselta, eikä ole mitään kertoa, milloin toinen henkilö antaa sinulle huomautuksen, joka kääntää karkeasti sanoen "Ja …?". Voit jättää automaattisen vastaajan 24-7, mutta se ei välttämättä ole tyylisi - etkä vieläkään anna tarkkaa vastausta. Tai voit vain viettää aikaa, mutta olet jättänyt toisen ihmettelemään ja odottamaan.
Siellä on temppu, johon äskettäin jouduin ja joka on ratkaissut tämän ongelman minulle. Pyrin vastaamaan 24 tunnin sisällä (jos ei paljon aikaisemmin) linjalla, joka ostaa minulle jonkin aikaa. Se tyydyttää toista henkilöä siitä, että olen siinä, antaa minulle aikaa seurata, kun se toimii aikatauluni mukaisesti, ja vie minut paljon lähempänä postilaatikon nollaa. Tässä on kolme suosikkiani.
1. ”Minä olen yhteydessä noin”
Minulla oli entinen pomo, joka painotti aina odotusten hallinnan merkitystä. Ihmisille tiedottaminen etupäästä antaa sinulle mahdollisuuden välttää sekaannusta ja turhautumista. Ja paras tapa tehdä se on - suositun lausunnon sanojen mukaan - lupausten alittaminen, ylikuormitus.
Jos odotat vain viikon palataksesi jonkun puoleen, hän olettaa pitävän sitä vähäisen tärkeysjärjestyksenä - ja se ei tee ketään tuntemaan olonsa hyväksi. Jos kuitenkin kirjoitat hänelle heti takaisin ja selventät, milloin otat yhteyttä, näyttää siltä, että sinulle oli todella tärkeää antaa aikataulu mahdollisimman pian inhimillisesti.
Asettamalla odotuksen siihen, milloin hän voi odottaa perusteellista vastausta, olet harkittu. Ja jos lyödyt kyseisen päivämäärän, et enää ole henkilö, joka vei viisi päivää vastaamiseen: Sinä olet henkilö, joka sanoi, että tarvitsisi viikon, mutta vastasi kaksi päivää aikaisin.
2. ”Pyrin vastaamaan määräaikaa”
Kun lähetät pyynnön, ihmiset haluavat usein tietää, miksi. Ajattele sitä: Jos joku pysähtyy työpöydälläsi aivoriihen, hänet todennäköisesti heitetään pois, jos sanot “ei” ja käännyt sitten takaisin näppäimistölle. Mutta hän on todennäköisesti loukkaantunut, jos sanot hänelle, että et voi, koska olet kiireinen valmistautuminen kokoukseen (tai muuhun täysin pätevään tekosyyn, kuten projektien kääriminen ennen lomaasi).
Tämä vastaus noudattaa samanlaista logiikkaa. Jakamalla levylläsi oleva sisältö antaa yhteydellesi mahdollisuuden tuntea itsesi työkuorman suhteen. Hän tietää, että et sivuuta häntä; mieluummin olet kiinnostunut ja tarvitset pari päivää ennen kuin voit antaa hänelle sähköpostia täyden huomion.
Kokeilin tätä lähestymistapaa ja huomasin ihmisten arvostavan sitä, että otin jopa aikaa päästä takaisin sellaiseen aikarajoitettuun tilaan. Sen sijaan, että olisi turhautunut tai lähettänyt minulle sähköpostia jälleen päivä tai kaksi myöhemmin etsimään vastausta, he toivoivat minulle onnea ja käskivät minun kirjautua takaisin sisään, kun se toimi minulle.
3. "Haluaisin johtaa sitä kollegalle, joka on poissa toimistosta"
Tämä on toinen linja, johon kompastuin yksinkertaisesti kertomalla totuus. Suurin osa ryhmästäni oli poissa toimistosta muutama viikko sitten, ja minun piti lykätä vastauksia, jotka vaativat sisäistä palautetta tai hyväksyntää.
Sen sijaan, että reagoisin kuin antaisin heille kiertää, ihmiset olivat - jälleen kerran - erittäin ymmärtäviä. Meillä kaikilla on ollut työpäiviä, jolloin kädet on sidottu, ja koska olet jakanut, että et voi nopeuttaa vastausta, ei ole syytä, että toinen henkilö painostaisi sinua kirjoittamaan takaisin.
Vastaa sähköposteihin hyvissä ajoin on kaikille osapuolille kannattavaa. Se auttaa sinua tyhjentämään postilaatikkosi ja auttaa toista henkilöä saamaan kaiken tarvitsemansa tiedot. Ja vaikka ei välttämättä aina ole mahdollista antaa täydellistä vastausta, melkein aina on mahdollista sanoa jotain. Joten ohita puoliksi harkittu tai kiireellinen vastaus ja valitse rivi, joka ostaa sinulle jonkin aikaa. Se saa kontaktisi tuntemaan, että todella välität, ja antaa sinun käyttää aikaa, jota tarvitset hyvien töiden tekemiseen.
