Parhaimmillaan sähköposti on yksi tehokkaimmista viestinnän muodoista - se voi olla lyhyt, suloinen ja lähettää matkalla saadaksesi kysymyksiisi vastauksen tai viestin.
Saapuneet postilaatikot voivat kuitenkin aiheuttaa enemmän ongelmia kuin ratkaisevat, kun non-nonsensen, lyhennetyn vastauksen sijasta saat yhden lauseen vastauksen, joka ei tarkoita käytännössä mitään. Toisin kuin puhelinsoitossa - jossa voit käyttää ebb- ja keskusteluvirtaa jatkaaksesi saman kysymyksen esittämistä uusilla tavoilla - voi olla vaikea saada uusia tietoja sähköpostitse.
Hyvä uutinen on, että salalliset sähköpostit jakautuvat yleensä kahteen luokkaan, ja jokaiselle tyypille on olemassa vastausstrategia. Lue yleiset rikoksentekijät ja paras lähestymistapa jokaiselle.
1. Vastaus “En lukenut sähköpostia”
Ensimmäinen salainen sähköposti on sellainen, joka saa sinut ihmettelemään, miksi häiritsit kirjoittamista. Lähetät sähköpostitse pomollesi, että lentosi on maadoitettu, ja hän kirjoittaa takaisin, että tapaa sinut toimistossa ”muutamassa tunnissa”. Tai pyydät ryhmää vaalipiirejä päivitetyt osoitteet, ja puolet heistä lähettää sinulle kaikki heidän tietonsa, ja toinen puoli lähettää sinulle vain heidän puhelinnumeronsa.
Ugh. Kuinka vaikeaa on lukea sähköpostia?
Itse asiassa se on lähtökohta. Kuten he sanovat, on helpompaa muuttaa itseään kuin on muuttaa. Joten ensimmäinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, on tarkistaa sähköpostisi objektiivisesti. Harjoitatko ihmisiä lukematta niitä hautaamalla kysymys viiden kappaleen sähköpostiin? Mainitessasi yllä olevaa esimerkkiä, mainitsitko viivästyneen lennon työmatkasi kahden sivun yhteenvedon lopussa (jota pomo todennäköisesti suunnitteli tarkistavan myöhemmin)? Kokeile ohjeitamme varmistaaksesi, että sähköpostisi luetaan ja vastataan niihin.
Mutta vaikka selkeämpien sähköpostien kirjoittaminen on hyvä ja hyvä ensi kerralla, miten sinun pitäisi vastata muulle kuin lukijallesi nyt? Paras tapa on esittää avaintieto "uutena informaationa" (joka selittää miksi kirjoitat takaisin).
Yllä olevissa esimerkeissä voit kokeilla ”Uutta tietoa lentoyhtiöltä: lento todennäköisesti alkaa vasta aamulla. Näyttää siltä, että vietän illan Chicagossa ”tai” Kiitos puhelinnumerosi lähettämisestä; voisitko lähettää myös päivitetyn osoitteen, kun sinulla on mahdollisuus? ”Pidä se mahdollisimman lyhyenä (yksi tai kaksi riviä, joten mitään ei voi jättää väliin) toistaen samalla kohteliaasti tarvitsemasi.
2. Vastaus “Tämä ei ole minulle ensisijainen tavoite”
Suunnittelet tilanteen, jossa kysyt vanhemmalta kollegalta, kannattaako sinun lähestyä lähestymistapaa A tai B, ja hänen vastauksensa on ”Onnea.” Tai pyydät uutta yhteyshenkilöä, milloin voi olla hyvä aika muodostaa yhteys, ja hän sanoo rakastavansa - mutta jättää ottamatta huomioon todelliset ajat.
Kuulostaa tutulta? Minulla on joitain huonoja uutisia: Henkilö, johon vastaat, ei vain ole sitä, että vastaa sinulle nyt.
Tietysti on ero sähköpostiosoitteen, joka hylkää sinut, ja sen välillä, joka antaa ajan, jolloin yhteyshenkilösi voi olla enemmän saatavissa - esimerkiksi: ”Haluaisin tavata kahvia, mutta olen uinut kuukauden loppu ”antaa itselleen luonnollisen seurannan kiertämisestä takaisin muutamassa viikossa.
Mutta kielteinen vastaus ilman lisätietoja - esim. "Milloin voin nähdä joitakin numeroita?"; ”Toki.” - ehdottaa, että tarvitsemiesi tietojen hankkiminen ei ole lukijan ensisijainen tavoite.
Jos se on ehdottomasti etusija sinulle, on aika saada hänen tai hänen huomionsa. Kokeile vastata tällä kaavalla:
- Tarvitsemasi tiedot
- Vakaa määräaika
- Vahvistaminen kysymyksen kautta.
Esimerkiksi: “Tiedän, että sinulla on muutamia tapahtumia tänä viikonloppuna, mutta tarvitsen tarkistettua catering-arviota keskiviikkona mennessä - pystytkö tarjoamaan sen siihen mennessä?” Tai “Asiakkaan tapaamiseni on suunniteltu klo 10 perjantai-aamuna; onko mahdollista toimittaa lyhyitä muistiinpanoja esitelmästäni ennen sitä? ”Tarpeesi siihen, mitä tarvitset, keskittää lukijan; tietyn päivämäärän sisällyttäminen (”seuraava tiistaina sijaan” seuraavien parin viikon aikana ”) vie esiin prioriteettiluettelon; ja päättymällä kysymykseen tarkoittaa, että vastaanottajan on kirjoitettava sinulle takaisin.
Se voi olla turhauttavaa, kun joku vie aikaa vastaamiseen, mutta ei yritä antaa sinulle tarvitsemiasi tietoja. Selvitä ongelma yllä olevien vinkkien avulla ja vastaa tavalla, joka auttaa sinua tekemään työn.
