Sähköposti: Se löytää tien elämän jokaiseen nurkkaan. Henkilökohtainen sähköposti. Työposti. Koulun sähköposti. Toinen henkilökohtainen sähköposti (roskapostia varten). Yritysmaailma on yleisin sähköpostin ohjain, joka tuottaa yli 108 miljardia sähköpostia päivässä.
Kun sähköposti hallitsee keskusteluja kaikilla elämäsi osa-alueilla - etenkin työelämässä -, lähetät paljon pyyntöjä päivittäin. Lähettämällä todennäköisesti paljon sähköpostiviestejä, joissa pyydetään suosiota, pyytämällä kirjanpitohenkilöltä laatimaan raporttia sinulle ja antamalla pyyntö jollekin muulle graafisessa suunnittelussa auttaaksesi sinua muotoilemaan ehdotus.
Mutta kun pyyntösi ei ole henkilökohtaisesti, vastaanottajan on aivan liian helppoa jättää viestisi huomiotta, kunnes se katoaa postilaatikon unohdetuksi - tai, mikä pahempaa, poistaa sen kokonaan.
Joten kun tarvitset palvelusta, miten kirjoitat sähköpostia, joka saa vastauksen? Lyhyt vastaus on: huolellisesti. Tässä on muutama osoitin, jonka avulla voit käsitellä viestiä, joka todella kiinnittää lukijasi huomion - ja tarvitsemasi vastauksen.
Käytä Aihe-riviä etuna
Ensin ensin: Aiherivi on siellä syystä. Käytä sitä ilmoittaaksesi vastaanottajalle selvästi, miksi olet juuri lisännyt uuden sähköpostin hänen postilaatikkoonsa, ja saat heti mahdollisuuden, että hän todella avaa sen.
Epäselvä aihepiiri (kuten ”Kysy”) ei ole hyödyllinen ja voi olla ärsyttävää - et halua, että joku avaa sähköpostisi ärtyneessä mielentilassa, kun tarvitset jotain. Sen sijaan ole kunnioitettava vastaanottajan aikaa ja kerro hänelle erityisesti miksi lähetit viestin. Esimerkiksi: "Tarvitsetko tarkistuksen: Ohjelmaesitteen mukautukset."
Tarvitsetko apua suuren aihepiirin kirjoittamiseen? Katso nämä vinkit.
Tervehdykää lukijaasi ennen vaatimusten esittämistä
Saan usein opiskelijoilta sähköpostiviestejä, jotka aloittavat heti pyynnön, kysynnän tai kysymyksen vaihtamatta ensin sanoa ”Hyvää huomenta” tai jopa yksinkertaisesti ”Hei.” Et (toivottavasti) rynnäisi jonkun toimistoon ja alkaisi ryöriä vaatii, joten älä tee sitä myöskään sähköpostitse.
Sinun ei tarvitse aloittaa pitkään nautinnollisuutta, mutta ei haittaa pudottaa jotain henkilökohtaista ennen kuin aloitat pyyntösi: “Hei Randi! Kuinka 10K oli tänä viikonloppuna? Ajattelin sinua lauantaina ja lähetin hyviä tunteita tiesi. ”Tai” Huomenta, Jacob. Kuinka viikonloppusi meni? Oli hienoa puutarhanhoitosäätä - toivon, että pystyit hyödyntämään sitä parhaiten! ”
Nämä tervehdykset ovat lyhyitä ja yksinkertaisia, mutta osoittavat hienoa todellista kiinnostusta vastaanottajiin. Muistatko, mitä sanoin aikaisemmin siitä, että et halua lukijaasi ärtynyttä avaessasi sähköpostia? On vaikea olla harmittunut jonkun suhteen, joka tekee kommentin tai kysyy jotain, joka on sinulle tärkeä. Vastaanottajasi on loppujen lopuksi ihminen, jolla on tunteita ja etuja toimiston ulkopuolella. Joskus paras tapa olla yhteydessä ihmiseen ja saada hänet jonkun mukana on olla mukava.
Muista mitä olet oppinut englanniksi
Jos pyyntösi on kiireellinen, voi olla houkutusta erottaa sähköposti kiireellisesti tekstimaisilla lyhenteillä, kiireellisesti kirjoitetuilla lauseilla ja pyörittävillä kappaleilla, joissa ei ole merkityksellisiä välimerkkejä. Jos huomaat tässä tilassa, lopeta. Hengitä syvään. Kun kysyt apua, viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on vaikeuttaa jonkun ymmärtämään pyyntöäsi. Jos vastaanottaja ei voi ymmärtää sähköpostiasi, olet vain loukannut mahdollisuuksiasi saada tarvitsemasi apua.
Esimerkiksi häikäisevä kappale ilman asianmukaisia pilkkuja pakottaa lukijan lukemaan ja lukemaan osioita uudelleen varmistaakseen, että hän ymmärtää mitä yrität kommunikoida. Se vie lisäaikaa ja voi olla erittäin turhauttavaa - kaksi asiaa, jotka haluat välttää. Korjaus on yksinkertainen: Kirjoita kokonaiset lauseet. Jakaa pitkät kappaleet pienemmiksi kappaleiksi. Käytä pilkuja asianmukaisesti.
Ja yksi viimeinen välimerkki: Jos taipumus lopettaa lauseita huutomerkillä, lopeta. Ellet ilmoita, että joukkueesi juuri voitti bajillion dollarin kaupan, lauseesi ei edellytä huutopisteiden riviä.
Älä kirjoita romaania
Kyllä, kun lähetät pyynnön sähköpostitse, sinun täytyy käyttää hienovaraisuutta sisällyttämällä siihen tervehdys, täydelliset lauseet ja asianmukaiset välimerkit. Mutta se on täysin mahdollista suorittaa nämä asiat ja tehdä pyyntösi vain muutamassa lauseessa useiden kappaleiden sijasta.
Jotkut ura-asiantuntijat ehdottavat, että sähköpostiviestien tulisi olla enintään viisi lausetta. Siellä on jopa työkalu, jonka avulla voit rajoittaa sähköpostisi valitsemasi lauseen numeroon.
Pyyntösi monimutkaisuudesta riippuen et välttämättä pysty aina pitämään kiinni viiden lauseen ehdotuksesta, mutta sinun on kirjoitettava ensimmäinen luonnos ja harkitse sitten, pystyykö leikkaamaan mitään materiaalia, jotta sen lukeminen olisi helpompaa. Katso sitten lopputuotetta ja kysy itseltäsi, onko pyyntö selkeä vai vastataanko siihen paremmin puhelimitse tai henkilökohtaisesti.
Esimerkiksi:
Katso? Kiillotettu, mutta kohtaan. Sen sijaan, että kirjoittaisi kappaleita syistä, miksi Randi olisi paras ehdokas, kirjoittaja antoi selkeän ja tiiviin selityksen haluamastaan asiasta, minkä jälkeen hän pyysi keskustelemaan siitä tarkemmin.
Älä lähetä sähköpostia
Tiedän - olet vain lukenut kokonaisen sarakkeen tehokkaan "kysy" -työn tekemisestä sähköpostitse, ja nyt sanon, että et paina "lähetä". Mikä sopimus on?
Sähköpostin kirjoittaminen ei ollut hukkaa. Joskus pyynnön kirjoittaminen ja muokkaaminen voi auttaa sinua ajattelemaan viestiäsi siten, että olet selvä siitä, mitä haluat kysyä, kuinka tuet pyyntöäsi ja miten voit käsitellä pyynnöstä johtuvia kysymyksiä tai huolenaiheita. Se voi olla arvokas harjoitus valmistamalla sinua kasvotusten kysymiseen.
Jotkut pyynnöt ovat täysin tarkoituksenmukaisia sähköpostitse. Jos sinulla on tärkeä pyyntö ja sinulla on suora yhteys henkilölle, joka voi auttaa sinua, kysy itseltäsi, olisiko henkilökohtainen keskustelu hyödyllisempi kuin sähköinen pyyntö. Sähköpostilla ei ole asiayhteyttä, äänisävyä, ilmettä tai tunteita. Joskus istuen ihmisen vastapäätä ja antamalla hänelle nähdä aitoudesi, tunteesi, hymysi tai kauheutesi - tiedätkö asiat, jotka tekevät sinusta ihmisen -, voi myydä viestisi paljon paremmin kuin ajattelummin muotoiltu (mutta puuttuva) ihmiskunnasta) sähköposti.
En tiedä, että en ole anti-tekniikkaa. Kirjoitan paljon sähköposteja ja vietän liikaa aikaa jahtaaen kaneja Twitterin kautta. Mutta jos tarvitsen todella henkilön sisäänostoa tai apua, uskon, että voin ja minun pitäisi pyrkiä hakemaan puhelin tai kävelemään toimistoonsa selittämään, mitä haluan ja miksi mielestäni henkilö voi auttaa minua.
Pidä pyyntösi tiukka, tosiasiallinen ja kiillotettu - riippumatta siitä, onko se sähköistä tai henkilökohtaista - ja sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet saada tarvitsemasi apu.
