Koska sähköposti on ensisijainen viestinnän muoto useimmissa toimistoissa, emme aina valitse kirjoitettuja sanoja niin viisaasti kuin meidän pitäisi. Varsinkin kun yritämme päästä läpi pakatun postilaatikon nopeasti tai vastata viesteihin puhelimemme kokousten välillä, se on helppo olla ärsyttävä, hankaava tai yksinkertaisesti töykeä huomaamatta sitä. Muutamalla kirjoitetulla (tai jättämättä) sanalla pikaviesti voi siirtyä ystävällisestä viestistä täydelliseen katastrofiin.
No, on aika toimia sähköpostitse. Tässä on muutama yleisimmistä työpaikkavääräyksistä, joita olemme alitajuisesti tekemässä - ja joitain pikakorjausstrategioita niiden välttämiseksi tulevaisuudessa.
1.
Oletko koskaan saanut sähköpostiviestin, jossa on vain aihe? Näki, että olet puhelimessa - soita minulle, kun sinulla on mahdollisuus tai Missä on kuukauden lopun raporttisi? Joo - ja olet todennäköisesti pitänyt sitä syrjäyttävänä, ärsyttävänä tai molemmina. Muista, että oletko osakkuusyritys tai johtaja, sähköpostin lähettäminen ja tekstiviestien lähettäminen eivät ole samaa asiaa - eivätkä koskaan tule olemaan. Ja sähköpostiviesti, jonka aihe on kirjoitettu kuten teksti, lähettää aina saman viestin: Et ole minun aikani arvoinen.
Pikakorjaus: Meillä kaikilla on hulluja päiviä toimistossa, kun sinun tarvitsee vain koskettaa kanssasi työtoverin kanssa tai suoraa raporttia kirjoittamatta romaania. Joten älä. Käytä yhden tai kahden sanan aiheita, kuten Kokous tai Kuukauden pää , pikaviestin tai kahden kanssa viestissä:
Tämä lähestymistapa on aina ja ikuisesti arvoinen ajasta ylimääräiset 15 sekuntia.
2.
Kun sinulla on tärkeä projekti tai raportti, josta keskustelet sähköpostitse, kirjoittamalla kokonaiset sanat kaikissa isoissa kirjaimissa ( TARJOAN kirjautumistasi TÄNÄÄN LOPPUUN mennessä ) ja korostamalla, rohkaisemalla tai korostamalla kokonaisia lauseita voi törmätä puhumiseen. kollegoillesi.
Olen kerran työskennellyt jonkun kanssa, joka lähettäisi minulle sähköposteja NEEDS APPROVAL -merkinnällä punaisella ja kaikilla kirjeillä koko hänen viestinsä tai kokonaisten kappaleiden kanssa, jotka on korostettu keltaisella. Hän yritti olla informatiivista ja kutsua esiin tärkeitä yksityiskohtia - mutta hänen lähestymistapansa oli liian hankaa.
Pikakorjaus: Käytä lihavoituja, kursivoituja otsikoita tai luettelomerkkejä kutsuaksesi tekemäsi tärkeät projektit tai kohdat ja pidä muotoilu parisanaisena, ei kokonaisina kappaleina. Jos olet huolissasi siitä, että lukijasi voi skannata sähköpostin kautta ja kaipata kiireellisiä kohteita, varmista, että käytät informatiivista sähköpostiviestiä, kuten projektit, jotka on määrä hyväksyä päivän päätteeksi. Varmista lopuksi, että pidät sähköpostisi nopeasti ja tiiviinä, mikä tekee todennäköisemmäksi, että vastaanottaja saa kaikki tarvittavat tiedot.
3.
Kun lähetät postitse kollegalle hyödyllisen vihjeen tai yksityiskohdan, joka jätettiin huomioimatta edellisessä viestissä, napsauttamalla "vastaa kaikki" voi antaa ystävällisiä tietoja tai neuvoja törmättäviksi tai kilpailukykyisiksi, etenkin kun henkilön johtaja on kopioitunut. (Joku pomon kopioiminen sähköpostilla korjauksella on periaatteessa sama asia kuin antaa hänelle rakentavaa kritiikkiä, kun hänen pomonsa seisoo täällä - sitä ei kukaan arvosta.)
Pikakorjaus: Jos sinulla on ehdotus lähettäjälle, lähetä hänelle sähköpostia suoraan, mieluiten toisella säiellä, joten ei ole vaaraa vahingossa lyödä “vastaa kaikki”. Parempaa vielä, ota puhelin! Nopea puhelu helpottaa yksityiskohtien tyhjentämistä ilman riskiä loukkaa ketään.
4.
Tiedän, että kun kiirehtii aikaa ja virranlähetys postilaatikkoosi, se voi tuntua tarpeettomalta vaiheelta kirjoittaa kiitos, nimesi , varsinkin kun sähköpostiosoitteesi allekirjoitus on olemassa. No, tee se joka tapauksessa. Sähköpostin lopettaminen ilman nimeäsi on samanlainen kuin poistuminen keskustelusta sanomatta hyvästi. Se saa sinut näyttämään kiireiseltä ja huolimatolta, ja se on töykeää.
Pikakorjaus: Lisää kiitos ja nimesi merkkituotteeseesi allekirjoitukseen ja aseta se täyttämään sähköpostiosoitteesi automaattisesti, kun osut Lähetä. Kirjautuminen ystävällisellä ja ammattimaisella tavalla tehdään joka kerta - ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.
5.
Sähköpostien lähettäminen, joita et haluaisi esimiehesi näkevän, saattaa sinut ammattimaiseen sidontaan, jos sähköposti lähetetään edelleen. Ja kyllä, sen pitäisi sanoa itsestään selvästi, mutta se tapahtuu silti koko ajan. Ystäväni työskenteli naisen kanssa, joka valitti hänestä sähköpostiketjussa, ja arvaa mitä? Tämä sähköposti päätyi lopulta hänen postilaatikkoonsa.
Muista myös, että yrityksen sähköposti on yrityksen omaisuutta ja sitä pidetään reiluna pelinä, jos henkilöstöhallinto päättää, että hän tarvitsee pääsyn tilillesi. Suorat neuvot kollegallesi, valitukset työtovereistasi tai viikonloppusuunnitelmasi tiedot eivät koskaan saa koskaan lähteä postilaatikostasi.
Pikakorjaus : Ole täydellinen ammattilainen ja teeskentele pomoasi jokaisella lähettämälläsi sähköpostilla. Tarinan loppu.
