Valitettavasti tehtäväluettelosi eivät ole nollassa vasta kuolemaansa asti. Joten jos olet ajatellut, että saavutat tuottavuuden nirvanaan vain silloin, kun luettelosi ovat tyhjät ja kalenterisi on avoin kangas, niin niin ei todennäköisesti tapahdu - ainakin niin kauan kuin sinulla on työ, perhe, ystävät, ja elämä hallita.
Jos olet kuin useimmat ihmiset, sinulla on melko pahoja luetteloita tekemistä, samoin kuin melkein jatkuva uusien tehtävien tulva ja ylivoimainen tunne, että kaiken täytyy tehdä nyt .
Monet ihmiset yrittävät hoitaa henkilökohtaisten tehtäviensä vuorotellen lajittelemalla ne ensisijaisesti ja aloittamalla ylhäältä. Näyttää loogiselta - mutta he ovat todella saaneet sen taaksepäin. Tosiasiassa, ennen kuin ajattelet prioriteetteja, on harkittava kolme tekijää, koska ne todella rajoittavat valintasi siihen, mitä sinun tulisi tehdä (ja voi jopa tehdä) seuraavaksi.
Joten jos olet huolestunut etkä ole varma aloittamisesta - aseta ensisijaisuusluettelosi sivuun, harkitse näitä kolmea tekijää ja käytä niitä auttamaan sinua järjestämään ylimääräiset vaihtoehdot hallittavissa olevaan joukkoon valintoja.
Rajoitus # 1: Konteksti
Jos et ole oikeassa paikassa, sinulla ei ole oikeaa työkalua tai et ole oikean henkilön edessä, jota vaaditaan toimiin, et voi tehdä sitä. Ajattele sitä - oletko koskaan ollut töissä, kokouksessa ja muistat yhtäkkiä, että sinun täytyy ostaa shampoo? Ellet poistu kokouksesta, “osta shampoota” ei tapahdu sillä hetkellä. Se kuuluu luetteloon nimeltä “Errands” silloin, kun olet poissa ja noin. (Ellet ole kuin mieheni, joka ajattelee, että shampoon elämää voidaan pidentää ikuisesti ampumalla vettä siihen ja laimentamalla se, kun se on lähes tyhjä.)
Konteksti on aina ensimmäinen rajoituksesi. Voit varmasti muuttaa tilannetta päästäksesi oikeaan paikkaan, työkaluun tai henkilölle suorittaaksesi juuri mieleen tulleen toiminnan. Mutta ellet tee niin, valintasi rajoittaa ensin tämä tekijä.
David Allenin Getting Things Done -tapa suosittelee, että lajitlet tehtäväluettelosi ensisijaisesti kontekstin mukaan, kuten @Computer, @Home, @Errands. Tämä säästää aikaa estämällä sinua ajautumasta valintojen läpi, joita et edes voi tehdä, koska et ole oikeassa tilanteessa.
Rajoitus # 2: Käytettävissä oleva aika
Toinen peliin vaikuttava tekijä on se, kuinka paljon aikaa sinulla on. Jos sinulla on iso projekti työskennellä, mutta sinun on poistuttava seuraavaan kokoukseen tai poimia lapsesi 10 minuutissa, se ei todennäköisesti ole hyvä käyttää aloitusta. Se voi viedä sinut kauan vain päästäksesi sen rytmiin ennen kuin sinun on irrotettava.
Joten kun aika on tekijä, etsi vaihtoehtoja, jotka vastaavat käytettävissä olevaa aikaa. Ehkä noiden 10 minuutin aikana ei ole parasta, että menet tarkistamaan postilaatikkosi ja lukemaan puoli lukemaan joukko sähköposteja, jotka joudut aina lukemaan uudelleen. Ehkä sen sijaan hyödyt enemmän menemällä ulos ja hengittämään raitista ilmaa tai soittamalla nopea puhelu, jos tiedät, että saat jonkun vastaajaan.
Rajoitus # 3: Resurssit
Kolmas huomioon otettava tekijä on, millainen energiasi on. En tiedä sinusta, mutta perjantaina iltapäivällä pitkän, kiireisen työviikon jälkeen ei ole aika sukeltaa kaikkeen, mikä vie paljon henkistä kaistanleveyttä. Sen sijaan teen valintoja, jotka vastaavat henkistä ja fyysistä energiaani. Ei sanoa, että ei ole tilanteita, joissa minun on joka tapauksessa pakko vain "räjähtää" ja päästä sinne sisään, mutta haluan olla tietoinen valitsemastani ja sovittaa se siihen, kun luulen tuovani parhaani itseni aina Voin.
Prioriteettien vetäminen
Sanoimme alussa varata "prioriteetti" - mutta nyt, tässä se tulee takaisin. Vaikka tilanne, ajan saatavuus ja resurssit rajoittavat valintasi siihen, mitkä tehtävät sinun tulisi käsitellä seuraavaksi, ne eivät silti yleensä riitä auttamaan sinua päättämään, mikä tuo sinulle eniten arvoa. Tässä prioriteetti loistaa - siitä tulee strategia.
Jos ajattelet, että päättäminen prioriteettien perusteella tarkoittaa, että sinulla on oltava elämäsi ja työsi “kaikki tajunnut”, teen siitä sinulle helpompaa. Sinun on vain tiedettävä, mihin olet sitoutunut - täysin. Ensinnäkin, kaappaa luetteloihin kaikki, mitä olet tehnyt sopimuksen, voisit, voisi tai pitäisi tehdä henkilökohtaisesti ja ammatillisesti, jotta luotat siihen, että teet päätöksen kaikesta luettelosta siitä, mitä olet sitoutunut.
Kysy sitten nämä kaksi yksinkertaista ensisijaista kysymystä:
Usein ymmärrät, että puolet projekteista ja tehtävistä, joita olet ottanut, eivät voi realistisesti tehdä tehdyssä ajassa, ei myöskään ole mitään arvoa niiden toteuttamiseen nyt, tai pienellä riskillä pysäyttää ne tulevaisuudessa. Tällaiset asiat käyvät minua kohtaan Someday Ehkä -luettelossa. En ole luopunut ideasta - sanon vain: "ei nyt."
Yritä kysyä näitä kahta kysymystä seuraavassa sähköpostissa, jossa pyydetään tekemään jotain. Tai seuraava kirja, jonka kerrot itsellesi, sinun pitäisi lukea. Tai seuraavaan kokoukseen, johon sinua pyydetään osallistumaan. Se voi vain auttaa sinua kävelemään valintojen läpi mielellä helpommin, tietäen, että voit tehdä vain niin paljon, ja että teet parhaat mahdolliset valinnat.
