Oletko koskaan kuullut, että jotkut tuottavuusgurut sanovat romuttavansa perinteisen tehtäväluettelon? Kyllä, se ei vain ole vaihtoehto suurimmalle osalle työmaailmasta. Itse asiassa suurin osa meistä noudattaa päinvastaista lähestymistapaa asettamalla kaikki tehtävämme yhteen massiiviseen luetteloon, joka sitten vain muistuttaa siitä, kuinka paljon emme ole valmis.
Hyvä uutinen on, että on olemassa monia muita vaihtoehtoja tehtäväluettelon jäsentämiseen tavalla, joka maksimoi tehokkuutesi. Etsitkö täydellistä tuottavuusuudistusta vai haluatko vain mausteta esityslistaa, yksi näistä vaihtoehdoista voi olla juuri sinun tarvitsee lukea läpi luettelon.
1. Viikoittainen tehtäväluettelo
Hyvä ystäväni vannoo tällä tehtäväluettelomenetelmällä - hän järjestää esityslistan asiat sen mukaan, mitä on tehtävä viikon aikana. Toki, hänellä saattaa olla yksi tai kaksi esityslistan kohtaa merkitty yhdeksi päiväksi, mutta kaikki muu viikolla on merkitty samaan luetteloon.
Miksi se toimii
Tuottavuustaso ja virta koko viikon ajan, ja tehtäväluettelon tulisi heijastaa sitä. Saatat tuntea olosi hidas maanantaina ja sitten valmis hallitsemaan maailmaa tiistaina. Kun tehtäväluettelo on joustava, saatat koputtaa yhden tai kaksi tärkeätä kohdetta yhtenä päivänä ja sitten viisi toisena. Työviikon loppuun mennessä tuntuu kuin ansaitsit viikonlopun.
2. Tärkeä tehtävälista
Tehtäväluettelon luominen on vain ensimmäinen askel; priorisoimalla tehtäväluettelossa olevat kohteet on aivan erilainen peto.
Yksi helpoimmista tavoista selvittää, mitä ensin on tehtävä, on käyttää erittäin kätevää työkalua, nimeltään Eisenhower-menetelmä (Alex Honeysett kirjoittaa loistavasti, miten tämä toimii täällä). Käyttämällä yksinkertaista taulukkoa erottaaksesi kohteet tärkeys- ja kiireellisyysasteisiin, näet, mitä todella tarvitaan tekemiseen.
Miksi se toimii
Eisenhower-menetelmä on hieno, jos saat läpi osan tehtäväluettelostasi - mutta ymmärrät, että teet kaikki helppoja esityslistan kohtia sen sijaan, mitä todellisuudessa tarvitaan saadakseen päätökseen. Haluatko mieluummin viettää aikaa suunnitellessasi tulevaa lomaasi sen sijaan, että kirjoittaisit kuukausittaisen raportin huomisen kokoukselle? Kyllä, mutta yksi on paljon tärkeämpi (ja kiireellisempi) kuin toinen.
3. Teematehtäväluettelo
Aloitin tekemisenni lukeessani tätä vinkkiä Twitterin perustajalta ja Square: n toimitusjohtajalta Jack Dorseylta. Dorsey johti kerran molempia yrityksiä samanaikaisesti (hullu, eikö?), Ja hänen salaisuutensa pysyä tuottavana oli melko yksinkertainen: Anna jokaiselle viikonpäivälle teema ja rakenna sitten päivittäiset tehtäväluettelosi sen ympärille.
Esimerkiksi laitan tarkoituksella paljon hallintotehtäviä perjantaisin, koska on viikon loppua ja olen siihen mennessä valmis mieletöntä tehtävää varten. Sitä vastoin tiistait ovat tarkoitettu vain sellaisten projektien työskentelemiseen, joissa ei ole ulkoista häiriötä, joten kaikki tämän päivän tehtävät ovat suuntautuneet niihin aloitteisiin.
Miksi se toimii
Teemojen antaminen päivillesi voi tehdä niistä vähemmän yksitoikkoisia kuin jos käydä läpi sama tarkka rutiini joka päivä. Lisäksi, jos on joitain asioita, joita ehdottomasti pelkäätte tekevä, niiden määrittäminen tiettyyn päivään voi päästä eroon tästä stressistä (ja lisätä myös mahdollisuuksiasi saada ne tosiasiallisesti saamaan aikaan).
Järjestätkö tehtäväluettelosi aivan eri tavalla? Kerro siitä Twitterissä!
