Gettysburgin osoite oli 271 sanaa pitkä.
Sain eilen 350 yritystä kahvin ja teen valintaa koskevassa yrityskäytännössä.
Tiedän - kahvi on tärkeä. Mutta jos Lincoln pystyi 271 sanalla kaunistuneesti kertomaan jaetulle kansalle ihmiskunnan ja tasa-arvon tärkeydestä, mielestäni meidän pitäisi pystyä lähettämään työhön liittyviä sähköposteja, jotka ovat vain vähän lyhyempiä.
Monta kertaa pelkäämme olla lyhyt sähköpostiviesteissä, koska emme halua kuulostaa tarkoituksellisiksi tai koska ajattelemme, että meidän on annettava paljon tietoja tai ohjeita saadaksemme käsitys. Ja se on reilua. Mutta luulen, että olisimme kaikki yhtä mieltä siitä, että vähemmän sähköpostia helpottaisi työelämäämme paljon. Ja se alkaa siitä, että jokaisesta tehdään vain vähän lyhyempi.
Tässä on nopea ja helppo opas pitää sähköpostisi lyhyinä ja suloisina (kuulostamatta ääliöltä).
Leikkaa fluffi
Saan paljon sähköposteja, jotka alkavat pöhöllä. Ja vaikka se onkin miellyttävää, se voi myös olla ajanhukkaa, varsinkin jos en oikein tunne sinua tai jos tapaan tapaamisen klo 16.00.
Toisin sanoen sinun ei tarvitse aloittaa jokaista sähköpostia, joka kertoo ihmisille, että toivoit heidän olevan hyvä viikonloppu. Ellet ole todella tavoittamassa joku kiinni, oletetaan vain, että toivomme kaikilla olevan hyvä viikonloppu, odotamme innolla tulevaa ja yleensä menee hyvin. Ja sitten aloittakaa liiketoimintaa.
Leikkaa ylimääräisiä sanoja
Me kaikki lisäämme lisäsanoja kirjoittamiseen ajoittain monista syistä. Se tekee muutoksista sujuvammat. Se pehmentää kovaa kieltä. Joskus se tekee meistä kuulostamaan älykkäämmiltä.
Sähköpostissa sinun tehtäväsi ei kuitenkaan ole käsitellä maailman täydellisinä kirjeitä, vaan kommunikoida nopeasti ja helposti. Itse asiassa haastan sinua poistamaan kaikki sanat tai ilmaukset, jotka eivät ole ehdottoman välttämättömiä.
Ota seuraava lause äskettäin vastaanottani viestistä:
Mielestäni on tässä vaiheessa paljon järkeä ryhmitellä asia uudelleen ja esitellä muutaman avainkysymyksen keskusteluun kokouksessamme kahden viikon ajan, mikä auttaa meitä pääsemään lähemmäksi ratkaisua, joka toimii kaikille osapuolille.
Mikä tärkein asia tässä on? On vaikea sanoa niin monilla lisäsanoilla. Lause, kuten ”tällä hetkellä”, ei lisää mitään, joten sitä ei tarvitse sisällyttää siihen. Miksi et kirjoittaisi sitä uudelleen näin?
"Otetaan kaikki mukaan 2-3 keskustelupistettä aiheesta ennen seuraavaa kokoustamme."
Kaikki säiettä tietävät, mistä puhut, lauseeseen on selvä kohta ja olet juuri vähentänyt sanamäärääsi noin 70%.
Ole tiivis, älä sekoita
Minulla oli kerran pomo, joka lähetti minulle lyhyitä, salaperäisiä sähköposteja, joilla ei ollut mitään järkeä. Sain sähköpostin kello 8.00, jossa sanotaan vain seuraavat:
”Käsittele Facebookia ensin tänään. -MJ”
Mitä hän tarkoitti kahvalla? Entä Facebook jouduttiin käsittelemään? Hänen sähköpostinsa sai minut esittämään useita kysymyksiä takaisin, joihin hänen oli sitten vastattava. Vaikka hänen alkuperäinen sähköpostinsa oli lyhyt, lopulta vaihdoimme enemmän sähköposteja ja tuhlamme enemmän aikaa kuin jos hän olisi juuri sisällyttänyt vähän lisätietoja ensimmäistä kertaa. Jos hän olisi lisännyt vain muutama sana, sano esimerkiksi: ”Käsittele Facebookin käyttäjän vastauksia ensin tänään, koska meillä oli paljon valituksia yhdessä yössä”, olisimme voineet välttää tarpeetonta edestakaista.
Älykäs sanojesi kanssa ja lyhyt suorituksessa ei tarkoita vain sitä, että olette lyhyt. Varmista, että olet edelleen selkeä viestisi kanssa.
Kiteyttää
Ennen kuin lähetät sähköpostin, ota ylimääräinen 30 sekuntia ja lue se. Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Onko tällä sähköpostilla selkeä, helposti ymmärrettävä kohta?
- Voinko ottaa jotain, mikä ei lisää pääkohtaa?
- Voidaanko jotain yksinkertaistaa?
Mitä enemmän koulutat itseäsi tarkistamaan kirjoitustasi, sitä enemmän huomaat, että parannettavia alueita on. Ja mikä tärkeintä, sitä enemmän alatte tehdä näitä muutoksia automaattisesti tulevissa sähköposteissa.
Viimeinen vinkki: Laita sähköpostisi sanaslukijaan nähdäksesi kuinka monta sanaa keskimäärin lähetät sähköpostia kohden - se saattaa järkyttää sinua. Seuraa edistymistäsi ja katso kuinka alhaiselle voit mennä.
