Jos olet kuin monet yhdeksäntoista, vietät todennäköisesti suurimman osan päivästäsi lähettämällä sähköpostia - ja loput seuraamalla heitä.
Jos pystyisit vastaamaan kysymykseesi tai saamaan palautetta raportistasi jollain ajoissa, voit pyörittää tehtäväluettelosi läpi ja soittaa sille päivää ennen yötä. Mutta sen sijaan vastaamattomat sähköpostisi on haudattu esimiehen tungosta postilaatikkoon, ja olet epätoivoinen kopiossasi, ottaen tosissaan huomioon SOS-signaalin. Mitä sinä teet?
Ennen kuin osut “lähetä” toiselle sisäänkirjautumissähköpostille, vaihda aiheet kaikille korkeille ja kiinnitä rakkaan punaiseen huutomerkkiin, käytä näitä vinkkejä saadaksesi se oikein ensimmäistä kertaa.
1. Tee siitä snappy
Kuulet tämän neuvonnan kaikista viestinnän muodoista, mutta viestin välittäminen nopeasti on erityisen tärkeää sähköpostissa. Pitkät tekstilohkot näyttävät pelottavilta luettavilta, etenkin esimiehille, jotka ovat jatkuvasti viesteissä. Jos viesti on liian pitkä, se vaarassa joutua syrjään ja tulla uudelleen käyntiin, kun aikaa on enemmän (mikä on monissa tapauksissa koskaan).
Ajattele lyhyt, täsmällinen ja kohtalainen. Käytä luettelomerkkejä tai luetteloita missä vain. Pidä kappaleesi neljästä viiteen riviä jokaisessa, jotta ne ovat helppo rajata - viestikentän pitäisi nähdä paljon tyhjää tilaa. Ja jos se on liian vaikeaa, se saattaa olla merkki siitä, että yrität kattaa liian monta aihetta yhdessä sähköpostiviestissä. Kiinnitä yhteen aiheeseen sähköpostia kohti ja lähetä muut erillisen kannen alla.
2. Osoita kaikki potentiaaliset kysymykset ja pyynnöt
Samaan aikaan haluat olla riittävän perusteellinen sähköpostiviestissäsi, ettei tilaa tulkita väärin tai että vastaanottajan ei tarvitse pyytää lisätietoja. (Viimeinen asia, jonka haluat saada, on lopulta saada vastaus - ja sen sijaan, että saisit päätöksen, saat kysymyksen!)
Joten ennakoi saapuvia kysymyksiä etukäteen ja vastaa niihin. Jos esimerkiksi tarvitset pomoasi valitsemaan tapahtumapaikan, tarjoamaan linkkejä ravintoloiden tai hotellien verkkosivustoille, liittämään valokuvia tiloista, joita tiedät, että hän haluaa nähdä, ja liitä vaihtoehtojen kustannusvertailu. .
Muista: mitä enemmän työtä teet alkuperäisen sähköpostin kanssa, sitä vähemmän työtä sinun on tehtävä sen seuraamiseksi.
3. Hanki tarkka aihepiirillä
Kirjoita yksityiskohtaiset aiherivit, jotta vastaanottajalla on selkeä käsitys asiasta ja toimintakehotuksesta sähköpostin rungossa. Ohita epämääräiset lauseet, kuten “Kysymykset sinulle” ja “Upea idea kokoukselle”, ja käytä sen sijaan jotain seuraavaa: “Tarvitaan palautetta: Q1: n budjettikokouksen esityslistan kohdat.”
Tämä strategia auttaa sinua myös etsimään viestiä helposti postilaatikossasi, jos vastaanottaja soittaa keskustelemaan sen sijaan, että kirjoittaisi takaisin sähköpostitse.
4. Korosta toimintakohteet
Jos törmäät useampaan kuin yhteen pisteeseen tai kysyt useampaa kuin yhtä kysymystä sähköpostissasi, varmista, että nämä esineet erottuvat muusta kertomuksesta asettamalla ne lihavoituna, korostamalla niitä tai järjestämällä ne luettelomerkkiin. Kontrasti kiinnittää luonnollisesti vastaanottajan huomion viestin lihaan (pala, jota sinulla ei ole varaa heille jättää väliin!) Ja on täydellinen opas skimmersille, jotka nopeuttavat sähköpostia.
5. Lyijy tarpeiden lukumäärällä
Kuinka turhauttavaa on, kun olet esittänyt sähköpostissa useita vaihtoehtoja, joiden perusteella vastaanottaja voi valita, vain saadaksesi vastauksen, joka sanoo: ”Kuulostaa hyvältä!”? Tämän välttämiseksi varmista, että tavoitteesi ovat selkeät hankinnan yhteydessä. Jos sähköpostiviesteissä on enemmän kuin yksi kysymys, muista viestien ensimmäisellä rivillä olevien kyselyjen lukumäärä, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen, kuinka monta henkilöä on etsittävä ja osoitettava. Jos sirotat kysymyksiä viestin läpi, riski on, että vastaanottaja jättää huomioimatta asiaankuuluvat tiedot.
6. Tiedä milloin noutaa puhelin
Jos uskot, että aihe vaatii (tai vaatii) useita sähköposteja, joilla ei ole loppua näkyvissä, ohita tai keskeytä sähköpostikeskustelu kokonaan. Jotkut yritykset hoidetaan parhaiten puhelimitse tai henkilökohtaisesti, etenkin kun logistiikka tai suhteet ovat monimutkaisia. Itse asiassa halukkuutesi tulla ulos sähköpostin verhon takana ei ole vain tehokkain näissä tapauksissa, vaan se osoittaa myös itsenäisyyttä ja aloitteellisuutta.
Toivovat ja toivovat eivät avaa viestejäsi, mutta näiden vinkkien soveltaminen auttaa. Ja jos voit saada sähköpostisi erottumaan ja lopettaa pyörien pyörimisen seurannassa, ajattele vain - sinulla saattaa olla vielä enemmän aikaa käsissäsi.
