Muutamia asioita on turhauttavampaa kuin viettää tuntikausia täydellisen viiden lauseen sähköpostin kirjoittamista (ja poistamista ja kirjoittamista uudelleen) eikä sitten saada odotettua vastausta. Luulit, että esimiehesi olisi innoissaan, mutta sen sijaan hän kuulostaa hyvin, ärsyttävältä.
Mitä tapahtui? Lähettikö viestisi väärään aikaan? Etkö tehnyt pyyntöäsi riittävän selväksi? Oliko tervehdyksesi liian ystävällinen? Annoitko väärän tunnelman?
Yllättäen kyllä, asia voi tulla jotain paljon yksinkertaisempaa: pari sanaa. Sanat, jotka ovat todennäköisiä sähköpostissa, jonka lähetit jo tänään.
Äskettäin kirjoitin artikkelin sanoista, jotka antavat väärin vaikutelman sähköposteissa, ja olin järkyttynyt siitä, kuinka monet ammattilaiset (etenkin työnantajat ja palkkaamispäälliköt) tweettivät minua lisää ehdotuksia lisätäksesi tähän luetteloon.
Mitkä olivat joitain yleisimpiä sanoja, joita he esiintyivät? Lue he ja itke.
1. Myös
Myönnän sen: Minulla on riippuvuus sanasta “myös”. Se on saanut pisteeseen, että minun on tehtävä erityinen oikolukema sähköposteihini varmistaakseni, että en ole sisällyttänyt sitä useammin kuin kerran mihinkään tiettyyn viestiin. ”Myös” käyttäminen liian usein voi tuntua ylihakemukselta, ja jos olet kaikkien näiden toimintotarjousten vastaanottopäässä, voi olla ylivoimaista päättää, mihin ensin puuttua.
Siirtymäsanat ovat kuitenkin tarpeen sähköpostissa, joten mitä sähköpostin lähettäjä tekee? Muutamiin suosikkivaihtoehtoihini sisältyy "lisäksi", "lisäksi", "rakennus siihen" ja "toiseen nuottiin".
2. Todennäköisesti
Paljon kuin "toivottavasti" (josta puhin toisessa artikkelissa), tämä sana lisää jonkin verran epävarmuutta siitä, mitä sanot, kun sitä ei tarvitse olla.
Esimerkiksi sen sijaan, että lähettäisit sähköpostin sanomalla: "Voisin todennäköisesti saada tämän aikaan tänään kello 17.00", ole konkreettisempi määräajasi kanssa. Poista "todennäköisesti" kokonaan. Tai, jos et todella ole varma siitä, valmistuuko määräajasi, anna itsellesi uusi määräaika tai ainakin hieman enemmän joustavuutta. Jopa sanonta, että teet asiat loppuun mennessä "tänään" tai "huomenna, kun tulet toimistolle", kuulostaa paljon yksinkertaisemmalta kuin "todennäköisesti". Pahimmassa tapauksessa: Yliarvitat tarvittavan ajan ja toimitat tavarat aikaisin. Työn historiassa kukaan ei ole koskaan valittanut siitä.
3. Kokeile tai yritä
Yoda sanoi kerran: "Tee tai älä tee, ei ole yrittämistä", ja hänellä oli hyvä huomautus.
"Yritä" tai "yrittää" kuuluu samaan alueeseen kuin "luultavasti", koska se ei anna mitään merkkejä siitä, että olet varma siitä, mitä teet. Itse asiassa monet työnantajat, jotka tweettivät minua, huomauttivat, että kun työntekijä käyttää kumpaa tahansa ilmausta, he vain olettavat, että hän ei voi tehdä sitä, mitä pyydettiin.
Haluatko todella, että pomosi epäilee sinua yhden sanan takia? Annan vastata sinulle: Ei. Ota seuraavaksi seuraavan kerran, kun löydät itsesi kokeilemalla sähköpostia. Jos olet epävarma siitä, pystytkö tekemään sen, kysy itseltäsi miksi - jos sinulla on puutteellista tietoa tai erityisiä taitoja, ota yhteyttä asianomaisiin osapuoliin ja selvitä, mitä sinun on saatava tai suoritettava kääntääksesi ”Yritä” osaksi ”tehdä”. Jos tämä ei ole mahdollista, esimiehesi haluaa tietää heti. Niin kauan kuin selität miksi (esimerkki: "Minulla ei ole lupaa käyttää tätä jaettua asemaa"), hän ymmärtää ja joko auttaa sinua poistamaan esteen tai vain määrittämään tehtävän uudelleen.
4. Rehellisesti
Jos joku sana kilpailee "kirjaimellisesti" yleisimmin väärinkäytetystä termistä, "rehellisesti" olisi siellä. Ihmiset sirottelevat sitä sähköposteihin koko ajan täyteaineena, ja jonkin ajan kuluttua pyrkimys osoittaa rehellisyys alkaa tuntua epätodennäköiseltä - ikään kuin annat jonkun suuren salaisuuden, joka ei ole ollenkaan salaisuus.
Rehellisesti, leikkaa se pois.
5. Ajattele
Ihmiset puhuvat kelpuuttavista lauseista koko ajan (“En ole varma, onko tämä hyvä idea, mutta…”), mutta se, joka näyttää esiintyvän usein, on “luulen…” En ollut oikein ajatellut tätä kunnes vuokraamispäällikkö tweettoi sen minua vastaan, joten käyin läpi työntekijöideni sähköposteja nähdäkseni, oliko totta.
Tosiaan, siinä se oli. "Mielestäni meidän pitäisi siirtyä eteenpäin." "Mielestäni meidän pitäisi istua alas ja puhua tästä." "Mielestäni pääsemme lähelle." Oli useita sähköposteja, joissa ihmiset käyttivät tätä ilmausta kolme kertaa ylöspäin yhdessä kappaleessa. Ja vaikka huomasin molemmat sukupuolet käyttävän sitä, naiset yleensä kirjoittivat "mielestäni" paljon useammin.
Kun seuraavan kerran lähetät viestin, pudota vain "Luulen …" ja jaa mielipiteesi. Loppujen lopuksi, jos sähköpostiviesti tulee sinulta, jolle lähetät sen, omistavat heille kaikki siinä olevat ajatukset heti!
He sanovat, että vähemmän on enemmän, ja uskon rehellisesti, että luultavasti yrittäminen lyhentää sähköpostiasi on myös paras tapa edetä. Katso mitä tein siellä?
