Siellä on epidemia - huonojen sähköpostiviestien epidemia.
Tajusin sen noin viidennen kerran, kun pomo kommentoi sähköpostia, jonka lähetin hänelle katsomaan: “Se on todella hyvä sähköposti!” En ollut ajatellut sen olevan mitään erityistä, kunnes aloin kiinnittää tarkempaa huomiota sähköposteihin. Sain. Oli kamala kielioppivirheitä, kiusallisia kirjoitusvirheitä, vääriä nimiä, hymiöitä, asianmukaisten tervehdysten tai miellytysten puuttumista ja vanhoja huonoja kirjoituksia. Voisin jatkaa ja jatkaa.
Ei ole niin, että olemme epäpäteviä, ihmiset. Emme vain laita huolellisuutta sähköposteihimme, joita monet heistä ansaitsevat. Sano, että toimittaja saattaa antaa artikkelin.
Joten auttaaksemme meitä kaikkia parantamaan työpaikkaviestintäämme, tässä on toimittajan opas sähköpostien kirjoittamiseen, jotka ansaitsevat kunnioituksen (ja vastaukset). Pidä nämä ideat mielessä seuraavan kerran käydessäsi postilaatikossa - ja katso mitä vaikutuksia muutamalla pienellä muutoksella on.
Hidasta
Tiedän, että olemme kaikki kilpailussa päästäksesi postilaatikkoon nollaan. Ja varmasti, joissain tapauksissa nopean sähköpostin lähettäminen on järkevää: kun olet keskellä pitkää viestintäkysymystä läheisen kollegan kanssa, kun amputat vain asiakirjan pomollesi ja niin edelleen.
Mutta tehokas viestintä (ja hyvä kirjoittaminen) vie suurimmaksi osaksi aikaa. Mielipiteidesi muotoilu, selvittäminen, mitä todella yrität sanoa, ja viestin kirjoittaminen selkeällä tavalla vie aikaa. Viime kädessä se on mitä sähköposti on - eräs viestinnän muoto. Ei tehtävä.
Joten seuraavan kerran sinun on kirjoitettava tarkempi sähköpostiviesti jollekin, anna sille ansaitsemansa aika. Estä se kalenteristasi, jos sinun on pakko. Enkä puhu viittä minuuttia sähköpostia kohden - minusta ei ole epätavallista, että vietän korkeintaan 15 minuuttia hyvässä sähköpostissa, varsinkin jos se on ensimmäinen kommunikaationi jonkun kanssa, josta haluan tehdä vaikutuksen. Anna itselläsi olla se aika, älä tunne, että olet hidas tai tuottamaton. Tuntuu kuin teet sen oikein.
Varmista, että sillä on alku, keskipiste ja loppu
Vain siksi, että elämme 140-merkkisessä maailmassa, ei tarkoita, että sähköpostiosoitteidesi tulisi olla sellaisia. Itse asiassa meillä on pieni takaisku lukion englanniksi täällä ja klassiseen hampurilaistyyliseen esseeseen; toisin sanoen jokainen essee tarvitsee esittelyn, kappaleen ja päätelmän.
Sinun tulisi miettiä sähköpostiisi, joiden rakenne on sama. Jokaisen osan ei tarvitse olla pitkä, mutta etenkin ensimmäisessä viestinnässä sen pitäisi olla siellä. Joten mitä jokaisen osan tulisi sisältää?
intro
Aloita aina tervehdyksellä - se voi tuntua arkaaisalta, mutta sillä on todella merkitystä. Sitten, suhteesi luonteesta riippuen, aloituskohta on loistava paikka ystävälliseen tervehdykseen ( “Toivon työnhakusi sujuvan hyvin!” ), Muistutuksen keskustelun taustasta ( “Oli niin mukavaa saada keskustella kanssasi viime viikolla. ” ) tai esipuhe siitä, miksi tavoitat tavoitettasi ( “ Halusin koskettaa alustaa noin… ” ).
ruumis
Täältä pääset sähköpostisi ytimeen. Tärkein asia, joka muistetaan tässä, on antaa vastaanottajille kaikki tarvitsemasi tiedot, jotta he voivat pyytää mitä tahansa toimia. Tähän sisältyy kaiken asiaan liittyvän tiedon, yksityiskohtien tai tarvittavien tietojen antaminen ja esittäminen loogisella, yhtenäisellä tavalla. Jos sähköposti lähetetään tietojen tai päätöksen välittämiseksi (mieluummin kuin mieluummin), muista sisällyttää perustelut tai selitys.
johtopäätös
Sähköpostien johtopäätös on hiukan erilainen kuin esseiden tekeminen. Sen sijaan, että tiivistäisit jo puhuneesta, sinun pitäisi kääri se toimintavaiheilla. Jos haluat tavata kahvia, ehdottaa päivämäärää ja aikaa. Jos saat tietoa projektista, muistuta kollegallesi tarkalleen mitä tarvitset ja milloin. Ja jos annat vain tietoja, muistuta yhteyshenkilöllesi, että hän on tervetullut tulemaan luoksesi kysymyksiisi. Lopuksi ainakin alkuperäisessä sähköpostiviestissäsi aina tervehdys ja täydellinen allekirjoitus.
Se voi tuntua paljon, mutta kuten totesin, sen ei tarvitse olla pitkä. Tämä on esimerkiksi sähköposti, jonka voin lähettää jolle haluan napata kahvia:
Hei Dave!
On niin mukava tavata sinut! Oli hienoa jutella Alexin kanssa, ja kun hän mainitsi, hän tiesi sinut hyppäsin sen päälle.
Rakastan sitä, mitä kaverit tekevät yrityksessäsi, ja olisi mahtavaa keskustella kanssanne siitä, miten ajattelet verkkojulkaisua, viimeaikaista uudelleensuunnittelua ja muita asioita työstä, jonka me molemmat vietämme tekemällä.
Luuletko sinulla olevan hiukan aikaa tulevina viikkoina tavataksesi? Hymyilen mielellään toimistojesi ääressä tai napata kahvia - mikä on sinulle sopivinta!
Paras ja onnellinen maanantai.
Erin
Niin paljon parempi kuin: "Hei Dave, haluatko napata kahvia joskus?" oikea?
Oikoluku ja tosiseikkojen tarkistus
Kun olet kirjoittanut sähköpostiviestisi, sinun ei pitäisi vain lähettää sitä maailmaan. Lue aina sähköpostisi ainakin kerran. Sen lisäksi, että tarkistat vain oikeinkirjoituksen ja kielioppivirheet, tarkastat myös tosiasiat, kuten nimien oikeinkirjoituksen, viittaamasi tapahtumat tai mainitsemasi päivämäärät. Sähköpostiosoitteeseen ”Hey Jon” osoittaminen, kun sen pitäisi olla “Hey John”, saattaa tuntua pieneltä asialta, mutta yhteystietosi huomaa - ja ensivaikutelmillasi on valtava ero.
Tämä on myös hyvä kohta miettiä sähköpostisi sävyä. Kuulostaako se liian liike-elämältä kun yrität vain olla ystävällinen? Oletko liian innostunut huutopisteistä ja hymiöistä ammattimaisuuden kustannuksella? Yritä astua taaksepäin ja pohtia, miten joku ensimmäistä kertaa lukevan sähköpostin reagoi siihen - ja säädä sen mukaan. Erityisen tärkeiden sähköpostien osalta pyydän myös joku toista etsimään sen minulle - ylimääräinen toimitussilmä ei ole koskaan satuttanut ketään.
Ajattele, miltä sinusta tuntuisi, jos se menisi julkisesti
Lopuksi, ennen kuin aloitat lähettämisen, miettiä miltä sinusta tuntuisi, jos tämä viesti luettaisiin joku muu kuin henkilö, jolle lähetät sen. Entä jos se jonkin verran laskeutuisi pomosi postilaatikkoon? Entä jos se julkaistaan verkossa? (Hei, tapahtuu.) Tämä on hieno viimeinen suolen tarkistus varmistaaksesi, että sähköpostisi kuulostavat kunnioittavasti ja ammattimaisesti ja edustavat viime kädessä sitä, kuinka haluat kuvailla itseäsi maailmalle.
Tiedän, että kuulostaa paljon työtä laittaa yhteen sähköpostiin. Mutta huonojen sähköpostiviestien lukumäärän suhteen, joita me kaikki saamme joka päivä, ihmiset todella huomaavat eron, kun hyvä yksi laskeutuu postilaatikkoonsa. Ja siinä voi olla ero huomiotta jäämisen ja haluamasi saamisen välillä.
