Viimeisimmässä työssäni yksi vanhempien ryhmän jäsenistä oli kuuluisa siitä, että hän lähetti sähköposteja kaikkina vuorokauden päivinä. Minulle ei ollut epätavallista, että menin nukkumaan klo 23.00 ja herätä tyhjellä postilaatikolla, paitsi hänen yhdelle, erittäin lyhyelle ja pisteelle lähettämälle sähköpostiviestille. Huolimatta siitä, että hän ei koskaan puhunut minuun nimeltä ja itse asiassa harvoin sisälsi minkäänlaista tervehdystä ennen suoraa kysymystä, hän ei jotenkin koskaan onnistunut kuulostamaan töykeältä tai vaativalta.
"Kiitos!" -Nimisen seurauksena hän allekirjoitti nimensä aina x: llä riippumatta siitä, että hän tarvitsi vastaamisen. Nyt x tarkoittaa, kuten tiedät epäilemättä rakkauskirjeestä, joka sulkee “xoxo” tyypillisesti suudelmaa; työpaikan skenaariossa se on kuitenkin yksinkertaisesti ystävällinen ele, paljon vähemmän muodollinen kuin sulkeminen parhaalla tai tervehdyksellä.
Voit olla varma, että tämä tällä hetkellä suosittu allekirjoitus ei ole ainoa tapa säästää lyhytsanomaasi kuulostavalta tömöltä; Itse asiassa on ainakin viisi helppoa tapaa pitää sähköpostisi kohteliaana riippumatta siitä, kuinka monta tai harvaa sanat kirjoitat. Et halua soveltaa kaikkia näitä viittä ajatusta joka kerta, ja käyttämäsi asia riippuu paljon yleisöstäsi sekä suhteistasi ja mukavuustasollesi kyseisen yleisön kanssa, mutta ne ovat hyviä ohjeita. Ja ne toivottavasti säästävät paljon aikaa ja energiaa, jotta voit keskittyä tärkeämpiin asioihin.
1. Käytä huutopisteitä
Mutta ei liian monta. Olen melko sammutettu, kun jokainen rivi päättyy huutomerkillä. Sinulla ei ole yhtä voimakkaita tunteita kaikkeen mitä sanot. Älä edes käynnistä minua sisällyttämään kahta tai kolmea yhden lauseen tai idean sulkemiseen (säästän ne tekstiviestien lähettämistä ystävien kanssa, ja sinun pitäisi myös). Valitse suuret äänenvoimakkuutesi viisaasti, ja ole hyvä ja ole varovainen.
Kokeile tätä:
Lähetetty ulkoisesta muististani.
Ennen kuin lähetät mitään, miettiä kenen kanssa olet yhteydessä, ja miettiä tapoja pitää se lyhyt keskustelualueesi perusteella. Muista: Kun olet menossa edestakaisin, voit yleensä pudottaa tervehdyksen ja allekirjoituksen kokonaan.
Yksi mainitsemisen arvoinen asia on myös tärkeys kiinnittää huomiota siihen, mihin vastaat. Lyhyet vastaukset voivat olla töykeitä, jos vastaat vain ”Kuulostaa hyvältä!”. Jos se ansaitsi vastauksen kysymykseen tai jonkinlaista palautetta, vastaanottimen on vaikea sulauttaa näitä kahta sanaa joko huutomerkillä tai ilman.
Bottom line: Tunne yleisösi ja lähetä kaikin tavoin yksityiskohtaisia kappaleita, jos tilanne sitä vaatii, mutta keskity lukuisiin tapauksiin, joissa lyhyet voivat olla myös makeita.
