Useimmat ihmiset hyväksyvät sen, että kokoukset ovat osa työtä, mutta se ei tarkoita, että he nauttivat niistä. Kuten tämä infografia osoittaa, johtajat viettävät 35–50% ajastaan kokouksissa ja jopa neljä tuntia viikossa vain tilapäivityksiin. Ja samat pomot pitävät 67 prosenttia kokouksista epäonnistumisinä.
Yritä mahdollisuuksien mukaan paeta heitä, he ovat myös uskomattoman tärkeitä urallesi. Kokoukset ovat ammatillinen vaihe - siinä muut näkevät johtamiskykysi. Kuinka pääset käsiksi, käsittelet vaikeita kysymyksiä ja helpotat keskustelua, puhu tilavuutesi. Ihmiset käyttävät tätä aikaa arvioidakseen ja arvioidaksesi muita. Vaikka istut hiljaa ja kuuntelet, lähetät viestin.
Riippumatta syistä, miksi he kamppailevat kokousten kanssa, asiantuntevat ammattilaiset tietävät, että heidän on löydettävä tapa käyttää niitä saadakseen ja laajentaa uskottavuuttaan. Sen sijaan, että yrittäisit heittää pois tai hengailla, tässä on viisi tapaa hyödyntää kaikkia jokaisessa kokouksessa.
1. Hanki äänesi huoneeseen aikaisin
Äänisimmät puhujat määrittelevät kokouksen dynamiikan jo varhain. Joten yritä puhua viiden ensimmäisen minuutin aikana osoittaaksesi itseluottamus ja vahvistaaksesi äänesi. Et vain hyöty siitä, että saat ideoitasi sieltä, kun kaikki ovat vielä tuoreita ja kiinnittävät huomiota, vaan kommentteihisi viitataan myös todennäköisemmin myöhemmin tarjoamalla sinulle muita aukkoja, joita voit kuulla.
2. Rakenna muiden ajatuksiin
Kokouksissa käytävä vuoropuhelu voi mennä nopeasti, ja ideat heitetään nopeasti pois. Jos muut ihmiset ottavat haluamasi sanat esiin, saatat tuntea, että sinun täytyy odottaa todella omaperäistä, luovaa ajatusta puhuakseen. Mutta se on korkea baari ja voi pitää sinut sivussa (ehkä koko kokouksen ajan).
Sen sijaan huomaa, mitä muut sanovat, ja etsi yhteisiä säikeitä, jotka voivat viedä keskustelun eteenpäin. Se voi olla yhtä helppoa kuin sanoa: “Olen kuullut kolmen ihmisen mainitsevan tuotemuutokset, miltä ne voisivat näyttää?” Tai “Jos astumme askeleen taaksepäin, ainoa kohta, johon takertuimme, on aikajana.” Tämä voi myös olla hyödyllinen tapa estää ihmisiä keskustelemasta keskenään ja rohkaista heitä löytämään sopimusalueita.
3. Kysy tehokkaita kysymyksiä
Yksi kokousten yleinen kritiikki on, että he puhuvat liikaa ja eivät kuuntele tarpeeksi. Kun ihmiset ovat keskittyneet liian paljon ideoiden tulosta, voit erottaa itsesi rohkaisemalla ryhmää kuuntelemaan toisiaan. Tämä on harvoin näytetty rooli, mutta sitä tarvitaan ja arvostetaan - se osoittaa itseluottamus saada kaikki pysähtymään ja pohtimaan.
Yksi yksinkertainen tapa tehdä tämä on kysyä tehokkaita kysymyksiä. Nämä ovat "miten" ja "mitä" -kysymyksiä sen sijaan, että "miksi". Koska he eivät asetta ihmisiä puolustavaan toimintaan tai syventämään tosiasioiden selvittämistä, he kannustavat ihmisiä avautumaan ja ajattelemaan laajasti.
Voit esimerkiksi kysyä:
- Mikä on tämän päätöksen tärkein näkökohta?
- Kuinka mitataan tämän menestys?
- Mitä eroa tässä ehdotuksessa on kuin mitä olemme kokeilleet aiemmin?
- Mitä teemoja näet nousevan esiin?
4. Ole valmis (mutta pysy joustavana)
Jos varaudut kokouksiin, tulet heti vahvuusasemasta. Se voi tarkoittaa lukemista esityslistalla, ennakkotutkimuksen tekemistä tai ideoiden keksimistä etukäteen.
Suurin osa meistä tietää, että jos haluamme lisätä uskottavuutta, ajatustemme yhdessä ajaminen etukäteen auttaa meitä osoittamaan itseluottamusta. Meidän on kuitenkin otettava huomioon myös kokousten vaihtelevuus. Kaikessa valmistelussa on todennäköisempää, että asiat eivät suju niin suunnitellusti, kun mukana on niin paljon ihmisiä ja tekijöitä (aika loppuu, tekniikka ei toimi, avaintoimijat eivät näy).
Joten sinun tulee sekä valmistautua kokoukseen että valmistautua olemaan joustavia.
Esimerkiksi, jos sinulla on 15 minuuttia aikaa esiintyä, valmista sekä täydellinen että tiivistetty esitys siinä tapauksessa, että aikaasi puristuu. Jos teet taustatutkimusta kokousaiheesta, tutkia myös mahdollisesti esiintyviä tangentiaalisia aiheita. Jos aihe, jota haluat käsitellä, heitetään pöydän alle, kysy, voitko tavoittaa erikseen osallistujia keskustelemaan edelleen.
Valmistautuminen näyttää strategisen ajattelusi, ja joustavuus osoittaa, että olet nopea jaloillasi - suuren johtajan molemmat keskeiset ominaisuudet.
5. Korosta Seuraavat vaiheet
Valmennustyössäni ylivoimaisesti suurin valitus, jota kuulen kokouksista, on, että heistä ei tapahdu mitään. Varmasti kaikki tietävät, että heidän pitäisi päätyä vastuun jakamiseen, mutta harvat todella tekevät. Koska haluamme, että kokousaikamme on todella hyödyllistä, on hyödyllistä, kun joku tekee aloitteen pyytääkseen seuraavia vaiheita ja tehtäviä ennen sen lopettamista.
Jos käytät kokousta, tämä on helppo tehdä. Jos olet vain osallistuja, se voi tuntua vaikeammalta.
Älä anna sen estää sinua. Se osoittaa johtajuuden valtiolle: ”En ole selvä siitä, mitkä seuraavat asiat ovat meille jokaiselle; olisi hyödyllistä selventää ennen kuin lopetamme. ”Voit jopa tarjota tarvittaessa ryhmän seuraavien vaiheiden seuraamisen, mikä antaa sinulle ylimääräisen puhumismahdollisuuden seuraavalle kokoukselle.
Vaikka et koskaan voi odottaa tulevaa kokousta, käyttämällä heitä mahdollisuutena tavata enemmän johtajana, he alkavat tuntea olevansa arvokkaampia (ja tuottavampia).
