Rakastan kirjoittamista ja rakastan kaikkia sen mukana olevia "sääntöjä". Ja vaikka saan, että tweetien ja Facebook-viestien kopiointi ennen kuin jaan niitä maailmalle, on hiukan paljon useimmille ihmisille, uskon, että on olemassa muutamia kirjoitussääntöjä, joita meidän kaikkien tulisi noudattaa - etenkin työssä.
Mutta monet meistä (mukaan lukien minä) rikkovat heitä päivittäin, usein edes tajuamatta sitä. Ja vaikka täydellinen proosa ei välttämättä ole kovinkaan tärkeää kaikissa toimistoissa tai toimialoilla, on todennäköistä, että joku - kollega, asiakas tai pomosi - havaitsee kirjoitettasi ja mikä vielä pahempaa, arvioi sen perusteella ammattitaitoasi. .
Joten, ennen kuin luot toisen sähköpostiviestin, ota huomioon yleisimmät työpaikkojen kirjoitusvirheet ja välitä ne noudattamalla tätä opasta.
1. Kirjoittaminen liian rennosti
Esimerkki: Thx ur-palautteelle, Joe! Tuleeko f / u huomenna.
Olen onni työskennellä melko rento ympäristössä - sellaisessa, jossa voimme (ja tehdä) käyttää flip-flopeja töihin ja lähettää sähköpostia sähköpostitse naurettavan Photoshopped-tilannekuvia toistensa kasvoista.
Mutta rentoisuus ei ole normaali jokaisessa toimistossa, mikä tarkoittaa, että ammattikirjoituksessa on parasta olla muodollisempaa kuin kevyempi. Vaikka tämä tarkoittaa selvästi lyhenteiden ja slängin ohittamista, se tarkoittaa myös kokonaisten lauseiden kirjoittamista, oikean oikeinkirjoituksen käyttöä ja lempinimien välttämistä. Saattaa tulla aika, jolloin olet mukava puhua rentoammin viestin vastaanottajan kanssa, mutta liiketoiminnassa on aina parempi pelata sitä turvallisesti (ja ammattimaisesti) kuin pahoillani.
2. Passiivisen äänen käyttäminen aktiivisen sijasta
Esimerkki: Ryhmä vastaanotti liitteenä olevan asiakirjan.
Päästämme tämä ensin pois tieltä: Passiivinen ääni - eli kun toiminnan vastaanottaja on lauseen ala (tässä tapauksessa dokumentti) - ei ole kieliopillisesti virheellinen. Mutta passiivisesti muotoillut lauseet vaikuttavat usein hankalilta tai tarpeettoman epämääräisiltä. Aktiivinen ääni - kun lauseen aihe on toiminto, on tyypillisesti suorempi ja selkeämpi. Se kuulostaa myös arvokkaammalta ja voi olla parempi tapa osoittaa omistajuutta tai vastuuta tekemästäsi. ("Säästin asiakkaalle 5000 dollaria" osoittaa suoritustasi paljon paremmin kuin "5000 dollaria säästi.")
3. Huutomerkien liikakäyttö
Esimerkki: Hei Bob! Toivottavasti sinulla oli upea viikonloppu! Haluan seurata Q1-raporttia ja toivoin, että voisit lähettää minulle viimeisimmän luonnoksen - ei kiirettä! :-)
Saan ehdottomasti syyt siihen, miksi ihmiset saavat huuton onnelliseksi ammatillisessa kirjoittamisessa. Sähköpostin äänen tai tunteiden väärä tulkitseminen voi olla helppoa, ellei kovin ilmeisestä temperamentin näytöstä, ja ihmiset kirjoittavat kirjoituksensa usein huutomerkillä pyrkiessään osoittamaan olevansa ystävällinen. Mutta totuus on, että se ei yksinkertaisesti ole ammattimaista - ja mikä pahempaa, se voi kohdata nuorena. (Sama koskee hymiöitä - hymiö kasvot eivät koskaan pääse kohtaan älykkäästi kuulostavalla tavalla.)
Muista, että huutomerkit on tarkoitettu osoittamaan painotusta, ja niillä on taipumus menettää merkityksensä, kun niitä käytetään liikaa. Käytä niitä säästeliäästi, älä lainkaan, jos olet epävarma.
4. Epämääräisten aihepiirien kirjoittaminen
Esimerkki: Aihe: tiistai; Runko: Tarvitsen Q1-raportin, joka toimitetaan ensi tiistaina.
Sähköpostisi aiheena tulisi olla nopea yhteenveto kehosta. Tämä on hyvin yksinkertainen käsite, jota yllättävästi ei vieläkään ole käsitelty työmarkkinoiden valtaosalla. Mutta kun suurin osa meistä vastaanottaa korkeintaan 200 sähköpostia päivässä ja joudumme usein etsimään tukokseen pakattuja postilaatikoita etsimillemme aiheille, voi olla erityisen raivostuttavaa yritystoimintavirhettä jättämällä aihepiirisi epämääräiseksi.
Kaikessa ammatillisessa viestinnässä tavoitteesi on antaa selkeys mahdollisimman nopeasti - ja sähköpostissa, joka alkaa aihepiiristä. Yllä olevassa esimerkissä ”Q1-raportti: Määrä seuraavana tiistaina” olisi paljon selkeämpi kuin yksinkertaisesti “tiistai”.
5. Saavuttaminen jurgon onnellinen
Esimerkki: Voitko vetää FS-numeroita ja tarkistaa, että ne ovat yhdensuuntaiset STH-lukumme kanssa?
Vaikka saatat ajatella, että teollisuuden tai yrityksen sanasanojen käyttäminen saa sinusta äänen ammattimaista ja asiantuntevaa, se kukistaa tarkoituksesi, jos kukaan ei ymmärrä mitä sanot. Muista, että vaikka luulet, että suora vastaanottaja tietää mistä puhut, viestisi voidaan välittää muille sekä organisaatiossa että sen ulkopuolella.
Paras sähköposti tai ilmoitus on se, joka tekee huomautuksesi (tai pyyntösi tai vastauksesi) helposti ilmeisiksi, ja žargoni hämärtää tarpeettomasti tätä tarkoitusta.
Kyllä, me kaikki rikkomme näitä sääntöjä ajoittain (hei, olen lähettänyt päivälle monia hymiöitä kasvotusten välityksellä). Ja nopeasti sähköpostitse rento toimistossa läheiselle työtoverille aina silloin tällöin? Hieno. Mutta yleensä parasta on pelata sitä turvallisesti, pysyä ammattimaisena ja arvioida työtäsi pitääksesi nämä yleiset virheet kirjallisen viestinnän ulkopuolella.
Haluatko jatkaa kirjoittamisen parantamista? Näin voit tulla paremmaksi kirjailijaksi 10 minuutissa.
