Ihannetapauksessa aika poissa töistä oli (ainakin jonkin verran) rentouttavaa. Mutta loma-aikainen zen voi mennä heti ikkunasta ulos, kun istut alas käsittelemään postilaatikkoasi ja huomaan, että sinua odottaa noin miljoona viestiä.
Sähköpostiin vastaaminen voi olla stressaavaa joka päivä, mutta se on vielä pahempaa, kun he ovat kasaantuneet. Ja tunteen tämän stressin, voit asettaa tavoitteen selviytyä niistä mahdollisimman nopeasti - vain tehdä yksi alla olevista yleisimmistä virheistä.
Joten kestää muutama minuutti lukeaksesi kuinka voit välttää niitä: Se on sen arvoista!
1. Vastausajan priorisointi laadun suhteen
Matemaattisesti on järkevää vastata niin nopeasti kuin pystyt. Jos vietät minuutin lukemalla sähköpostia ja yhden minuutin vastaamalla, saat luettelosi läpi nopeammin kuin jos vietät viisi minuuttia lukemiseen ja viisi minuuttia vastaamiseen.
Ja vaikka oletkin oikeassa, että tämä ei ole päivä, jonka aikana keskustellaan sisäisesti "kuulostaa hyvältä" ja "olen samaa mieltä" välillä, et halua myös antaa pikavastausta.
“Kuulostaa hyvältä” tai “olen samaa mieltä” toimii yhtä hyvin, jos joku kysyi, pitäisitkö heidän suunnitelmastaan, mutta ei ole mitään järkeä, jos he kysyivät sinulta tiettyä kysymystä siitä. Tarkoittaa, että saat heiltä jälleen uuden sähköpostin - ja he tietävät, ettet lukenut mitä he kirjoittivat ensimmäistä kertaa.
Korjaus
Jos sinulla on sähköpostisivuja läpi ja et voi hillitä halua vastata ASAP: iin, kopioi ja liitä yleinen vastaus. Kokeile tätä: "Vietän tänään kiinni sähköposteihin. Jos tarvitset vastausta ennen klo 17.00, lähetä meille sähköpostia ja kerro siitä meille. ”
Kyllä, se on ylimääräinen askel, mutta jos ykköstavoitteesi on saada takaisin kaikille ensiksi, se antaa sinun tehdä sen, hengittää ulos ja vie aikaa vastaamiseen.
2. Kaiken edelleen välittäminen “FYI: n” avulla
Pään päälläsi jaat tilapäivityksen, jotta toinen henkilö voi kertoa sinulle, mitä tehdä seuraavaksi. Mutta sanot, että vastaanottajan päässä siitä on huolehdittu. Suhtaudut olennaisesti ”kuumaan perunaan” lähestymistapaan sähköpostissa, olettaen, että vastuu kuuluu kenelle viimeksi tuli - mikä tarkoittaa, että väärän viestinnän mahdollisuudet ovat hyvät.
Tästä syystä, kuten Musein toimitusjohtaja Jenni Maier kirjoittaa, "jokaisessa sähköpostiviestissä tulisi olla seuraava vaihe (vaikka sitä ei tarvitsisi vastata"). "
Kun lähetät kuuman perunan sähköpostin, tapahtuu yksi kahdesta asiasta. Saat sen heti takaisin kysymyksellä (joten kaikki tekemäsi on päällekkäistä työtä). Tai kenties pahempaa, he eivät sano mitään, ja kukin ajattelee, että toinen henkilö on seuraava.
Korjaus
Ota Maierin neuvoja ja varmista, että viesteillä on selkeä tarkoitus. Jos lähetät jotain mukana vain sulkeaksesi silmukan, on ehdottomasti OK sanoa se tai jopa "viitteeksi". Tarpeelliset sanat, jotka haluat toiselta henkilöltä, pakottaa sinut ensin saamaan selvää - mikä tarkoittaa, että saat tarttu itsesi, jos tarvitset itse askeleen ennen kuin jaat edistymistäsi.
3. Vastaaminen järjestyksessä, johon he tulivat
Suunnitelmasi vastata käänteiseen kronologiseen järjestykseen on hyvin tarkoituksellinen: Haluat päästä takaisin ensin pisimmälle odottaneelle henkilölle. Se ei kuitenkaan ole viisasta suunnitelmaa, jos tavoitteesi on olla mahdollisimman tehokas.
Esimerkki: Työskentelin jonkun kanssa, joka meni kahden viikon lomalle, ja palattuaan hän vastasi ensin vanhimpiin sähköpostiosoitteisiin. Tämä tarkoitti, että hän seurasi kysymyksiini kysyäkseni, oliko ne lajiteltu - ennen kuin hän näki myöhemmän ketjun, jossa hänen yhteyspisteensä ratkaisi nämä asiat minulle.
“Saitko tämän?” Ja “Älä koskaan muista! Saw you did! ”- sähköpostit olivat tarpeettomia, ja jos koko tavoitteesi on saada kiinni nopeasti, et halua tuhlata aikaa niihin.
Korjaus
Tämä on hieno aika LIFO: Last In, First Out -lähestymistavalle. Koska, kuten Muse COO Alex Cavoulacos selittää, "tämä tekniikka perustuu siihen, että annamme vanhojen tavaroiden käsitellä itseään."
Toisin sanoen, kun saait sähköpostin, jonka joku lähetti viikko sitten, voi hyvinkin olla, että he hoitavat jo kaiken mitä he sinulta kysyivät. Ja jos he haluavat silti huomionne ennemmin kuin myöhemmin, olen valmis lyömään vetoa, että he ilmoittivat palautuspäivän OOO: ssä ja lähettivät seurannan, joka istui postilaatikkosi yläosassa, kun palaat.
Kun katselet viikon arvoisia viestejä, kiusauksesi saattaa olla vain sukeltaa sisään. Mutta jos olet miettinyt vastaamiseen, vältät yleisiä virheitä ja säästät itsesi, koska sinun täytyy palata takaisin ja vastata niihin. uudelleen.
