Delegointi kuulostaa mahtavalta, eikö niin? Et halua tehdä jotain enää, joten ampu se yli työtoverillesi, avustajallesi tai jopa harjoittelijoillesi.
Se on kaikki mahtavaa (ellei hieman epätarkka), mutta se on myös mahdotonta, jos olet osakkuusyhtiö, avustaja tai harjoittelija. Kenelle pääset jakamaan tehtäviä, jotta voit keskittyä isoihin ja tärkeisiin asioihin?
No niin, ystäväni, siellä tapahtuu siirtäminen ylöspäin. Delegointi tarkoittaa työn siirtämistä ympärilläsi ja yläpuolella oleville. Lyön vetoa, että luulet, ettei ole mitään tapaa päästä eroon siitä. Mutta kuule minut, valtuuttamiselle on perusteltuja syitä. Joten lue edelleen, puhdista nuorat tylsät tehtävät työpöydältäsi ja upota hampaasi johonkin paljon lihaisempaan.
1. Delegoi pomollesi (valtuutetulle)
Voi, olet enemmän kuin halukas tekemään sen, mitä sinulta kysytään. Olisit täysin iloinen viettäessäsi neljä päivää vanhoja laskuja. Olet kuitenkin katsellut kehityssuunnitelmasi, ja jos aiot kattaa kaikki kentät, jotka sinun pitäisi olla tällä vuosineljänneksellä, jotkut sinulle osoitettavista perustehtävistä on ehkä jaettava joukkueen kesken.
Tärkeää tässä ei ole valittaa tylsästä työstäsi ja sanoa sitten: "Hei Ted, jatka, sinä todellakin käsittelet asiakaslaskuja." Sen sijaan sinun on istuttava johtajan kanssa ja keskusteltava siitä, kuinka päivittäin velvollisuudet edistävät joukkueen yleisiä tavoitteita. Sen sijaan, että ilmoittaisin: "En halua enää tehdä tätä tylsää tavaraa", sinun on sanottava: "Kuinka haluaisit minun priorisoivan nämä vastuut?"
Ehkä hän tarkastelee tehtäväluetteloasi ja päättää, että mieluummin vietät enemmän aikaa A: han kuin B. Tai ehkä hän näkee, että vietät enemmän tunteja hallinnollisiin tehtäviin kuin hän tajusi ja löytää jonkun tai ehkä hän kertoo sinulle, että tämä kaikki näyttää toteutettavalta, ja hän odottaa sinun tekevän sen kaiken. Et tiedä, ennen kuin kysyt.
2. Siirry henkilölle, joka on parempi työpaikkansa
Oletetaan, että sinua on pyydetty luomaan laskentataulukko, täyttämään se tiedoilla ja analysoimaan se. Se on onnellista työtä, ja se on hylätty sinulle, köyhä naiivi aloittelija. No, ajatellaanpa sitä. Oletko ohjattu Excel? Oletko suurten tietojen rakastaja? Jos olet vastannut kieltävästi näihin, se ei todennäköisesti ole oikea työ sinulle. Ja mikä tärkeintä, et ole oikea henkilö tähän työhön.
Sinun täytyy kääntyä vakoojaksi tässä vaiheessa, ja selvittää, kuka joukkueesi joukossa rakastaisi tällaista työtä (tai ainakin pystyisi saamaan sen aikaan nopeammin ja paremmin kuin pystyisit). Tuo sitten se esimiehellesi. Korosta, että olet erittäin innokas olemaan avulias ja ammattimainen ja että olet onnellinen suorittaessasi tehtävän, mutta että Brianin koko ryhmälle voi olla tehokkaampaa keskittyä tietoihin samalla kun keskityt palkattuihin varten.
3. Valtuuta teknologiaan
Kuulostaa vähän oudolta, eikö niin? Mutta kanna minua. Oletetaan esimerkiksi, että ensimmäinen asia, joka sinulle annetaan päivittäin, on tarkistaa yön yli saapuneet sähköpostit ja jakaa ne edelleen asianomaisille ihmisille. Anna tech ottaa tämän työn eteen. Aseta avainsanoihin perustuvat säännöt ja leikkaa aikaa, jonka kulutat tällaiseen toistuvaan tehtävään. (Lisätietoja siitä, kuinka se tehdään, tutustu tähän artikkeliin.)
Työskenteletkö projektissa? Käytä projektinhallintasovellusta, kuten Basecamp. Lähetetäänkö sähköposteja? Ajattele tuotetta, kuten Mailchimp. Ja minusta se on, tämä on lähempänä automaatiota kuin siirtämistä, mutta kun töit kasan alaosassa, vaihtoehtosi ovat rajoitetut. Teknologialle siirtäminen voi vain antaa sinun katkaista joitakin raskaampia tehtäviä ja keskittyä niihin, jotka auttavat sinua tulemaan voimaan, jonka kanssa sinun on luotettava entistä nopeammin.
4. Siirry parempaan järjestelmään
Ok, tämä on viimeinen näytelmäsi. Sinulle on annettu tehtävä, jota kukaan muu ryhmässä ei halua; se on hankala, aikaa vievä ja tarpeeksi, jotta haluat ajaa huutaen rakennuksesta. Mutta odota! On olemassa tapoja kääntää tämä eduksesi.
Sinun tulisi pitää uber-tehtävää tervetulleena avosylin, mutta salaista suunnitelmaa ajatellen - ottaa se, virtaviivaistaa ja luovuttaa takaisin. Tämä on tilaisuutesi näyttää managerillesi, mitä voit tehdä. Kun otat työn, jota kaikki vihaavat, ja tekemällä siitä hallittavan (jopa nautittavan), saat joukkueellesi valtavan suosion. Ja kun se on nopeaa ja helppoa työtä, sinulla ei ole sellaista taistelua käsissäsi, kun haluat siirtää sen kollegalle.
Delegointi on vaikeaa. Delegointi on vaikeampaa. Mutta jos voit antaa positiivisen spinin siihen, miksi haluat delegoida, vedota kollegoidesi vahvuuksiin ja tehdä selväksi, että olet kyse kaikesta suuremmasta hyvästä, sen pitäisi vain olla paljon helpompaa päästä eroon. Onnea!
