Sähköpostia voidaan tulkita väärin tai ymmärtää monin tavoin. Jos haluat korvata äänen, joka on erehtymätön puhelimitse tai kehossa, joka puhuu voimakkaasti henkilökohtaisesti, sinun on valittava huolellisesti, joskus hienotunteisesti käyttämäsi sanat.
Ollakseni rehellinen, en rakasta sitä, kuinka usein heittää huutomerkkiä osoittaakseni, että asiat ovat hyvin, hyviä, ei koskaan paremmin, tai osoittaa arvostavani pyyntöä, joka on toteutunut, mutta joskus ei ole muuta tapaa osoittaa, että olen ' m peli. Joskus edes innostunut välimerkki ei voi pelastaa tilanteen, jos sanojesi merkitys sisältää jopa taustalla olevan vihamielisyyden.
Ennen kuin raaputat hätäistä sähköpostia ja voit loukata tai ärsyttää vastaanotinta, tarkista nämä yleiset mutta epäsuositut linjat ja valitse sen sijaan vaihtoehto.
1. “Anteeksi olla taakka / häiritsijä”
Tämä on niin passiivinen-aggressiivinen linja. Melkein 100 prosentilla tapauksista, joissa tätä linjaa käytetään, henkilö ei ole lainkaan anteeksipyyntönä, eikä he usko olevansa taakka tai vaivauttaja. Pikemminkin yhdeksän kertaa kymmenestä, he käyttävät tätä ilmausta, koska haluavat saada lukijan huomion (ja ehkä myötätuntoa tai sääliä). He olettavat, että tämän lähestymistavan aikaansaaminen vastaanottimelta on myötätuntoinen vastaus.
Sen sijaan sano: “Kiitos, että olet kärsivällinen kanssani”
Tämä osoittaa vastuun tapahtumistaan ja tapahtuu paljon todennäköisemmin runsailla vastauksella ja ehkä jopa vakuutuksella, että se ei ole ongelma. Ja jos tarvitset todella ASAP-vastausta, tämä on paras tapa saada seuranta nopeasti.
2. ”mitä ajattelet”
Oletetaan, että tämä on lausuttu syöttöpyynnön jälkeen. Jos pyyntö oli vilpitöntä, mutta olet ärsyyntynyt siitä, että siellä on mitä tahansa edestakaisin (ideasi oli vain hieno alkuperäisellä tavalla, jonka esitit, kiitos paljon), anna minun olla ensimmäinen kertoa sinulle, että nämä kolme näyttävät vaarattomalta. sanat välittävät häirinnän ja turhautumisen paikoissa.
Sen sijaan sano: "Olen avoin ideoillesi ja teen mielelläni lisää aivoriihiä"
Tämä osoittaa, että olet aktiivisesti kiinnostunut löytämään ratkaisun, joka on miellyttävä ja sopiva. Ei todellakaan ole koskaan aikaa, jolloin ”mitä luulet” luetaan joustavaksi ja hyväksyttäväksi lausunnoksi. Se ei viittaa siihen, että olet valmis olemaan joukkuepelaaja; kuulostaa siltä, että sinusta on hämmennetty, että ideasi ei hyväksytty ilman kysyttävää. Älä ole se itsensä vanhurskas henkilö.
3. ”Ole hyvä ja neuvo”
Se on muodollinen ja hieman vaativa, kun mietit sitä. Lisäksi se ei avaa keskustelua; Se on tylsää, mikä osoittaa, että sinulla ei ole aikaa tähän ja tarvitset vain selkeät ohjeet seuraavista vaiheista nopeasti . Mutta valitettavasti kaikki ei käy ilmi. Joskus edestakaisin ja keskustelualueet ovat välttämättömiä miellyttävän lopputuloksen saavuttamiseksi.
Sano sen sijaan: "Kerro minulle, jos sinulla on ajatuksia siitä, miten jatkaa"
Tällainen vastauksen muotoilu kannustaa sitoutumista ja avointa vuoropuhelua. Sanot pohjimmiltaan, että olet avoin toisen henkilön mielipiteille asiasta, mutta olet myös OK keksimään kiertotavan itse, jos se on parempi.
4. "Toivon, että se on enemmän sinun tykkäämästäsi"
Henkilö, joka sanoo tämän, on täysin tyytyväinen siihen, mikä se on - ja oli. Mutta valitettavasti hän on saanut vähemmän innostunutta palautetta ja on sopeutunut vastaavasti niin, että sitä arvioiva on onnellinen. Tosiasia on kuitenkin, että hän ei välitä, koska hän todennäköisesti ei nähnyt mitään muutoksia ensinnäkin.
Sen sijaan sano: "Olen kiinnostunut palautteestasi tästä päivityksestä"
Ole avoin kuulemispalautukselle, vaikka epäisitkin olevan 100% positiivista, on tärkeä osa parantamista ja etenemistä. Voimme kaikki seisoa tekemässä muutoksia aika ajoin rakentavan kritiikin perusteella. Vaikka et sinä itse olekin itse asiassa erittäin kiinnostunut, laita paras pelisi ja ota vastaan palaute.
Kukaan meistä ei ole täydellinen tai ei aina tiedä tarkalleen mitä sanoa, mutta joskus on yksinkertainen ajatella ennen kuin puhut ja kysyä itseltäsi, voidaanko sitä, mitä aiot sanoa, väärin. Luottamalla joku hetkessä omaan tehtäväluetteloosi läpi, ei pitkällä tähtäimellä sinulle mitään hyötyä.
