Myönnän sen - rakastan, kun kokoukset peruutetaan. Kun ilmoitus ilmestyy tietokoneelleni ilmoittamaan minulle, että olen tunti takaisin, tunnen oloni vapaaksi. Paino on nostettu ja tunnen hallitsevani aikatauluani. (Emm, ei, minulla ei ole hallintaan liittyviä kysymyksiä, miksi kysyt?)
Mutta ymmärrän myös kokousten merkityksen, kun ne tehdään oikein. Jotkut asiat ovat vain paremmin toteutettavissa, kun voit puhua ihmisille reaaliajassa ja eksyä sähköpostien ja chat-viestien jälkeen.
Joskus sanotaan, joskus on silti tarpeen työntää yksi taaksepäin. Tässä on joitain tapauksia, joissa sinulla on lupa poistaa yksi kalenterista toistaiseksi (jos olet se, joka suunnitteli sen, eli).
1. Et ole täysin valmistautunut
Pudotit pallon. Ehkä unohdit kokouksen alkamisen tai jätit unohtaaksesi varaamasi aikaa siihen varataksesi. Joko niin, et vain ole valmis johtamaan keskustelua täysin ja tuottavasti.
Jos tapaat silti, se todennäköisesti puuttuu suunnasta ja antaa kaikille miettiä, mitä takeaings ovat (jos niitä on). Ja no, se on vain kaikkien ajan tuhlausta, eikö niin?
Mutta kuule tämä: Et halua, että “hiutaleinen ja epäluotettava” on puhelukorttisi. (Ainakaan en usko sinun tekevän.)
Joten kyllä, se on OK, jos näin tapahtuu niin usein. Elämää tapahtuu - mutta älä anna sen tulla tapana. Sen sijaan, tee tehtävästäsi pysyä tehtävissä, olla vastuussa ja kunnioittaa muiden ihmisten aikaa.
Ja ole varovainen suunnittelemasi kokousten tyypeille. Jos lykkäät jatkuvasti esimerkiksi pomoasi tai esimerkiksi suoraa raporttiasi, lopetat todennäköisesti luottamuksen tärkeään suhteeseen.
2. Sinulla ei ole kaikkia tietoja
Tämä aika on ollut estetty kalenteristasi kuukausien ajan. Vietit muutaman tunnin kerätäksesi kaiken tarvitsemasi loppuun, ja kehitit yksityiskohtaisen, mutta realistisen esityslistan. Mutta huolimatta kaikesta tekemästäsi valmistelutyöstä puuttuu vielä joitain tärkeitä tietoja.
Asiakas ei allekirjoittanut sopimusta, pomosi ei hyväksynyt projektin budjettia, olet uudelleenrakentamassa verkkosivustoa, mutta markkinointi ei ole päättänyt teemasta - mikä se sitten on, ilman näitä tietämyksen nuggeja, olet vain pyörivät pyörät mudassa ja päästä minnekään.
Joten viivytä kokousta, kunnes saat tarvitsemasi tiedot.
3. Jotain isompaa tapahtuu
Yrityksen, jonka parissa työskentelin, hankittiin, ja johtajuus välitti meille uutisia päivän päätteeksi, kun suurin osa ihmisistä pakkoi lähteä.
Se tarkoitti, että seuraava päivä oli täynnä epävarmuutta. Kukaan ei halunnut tavata puhuaksesi minkään projektin minuutin yksityiskohdista. He halusivat vastauksia kysymyksiin, kuten ”Onko minulla vielä työtä?”
Ihmiset tarvitsevat aikaa prosessointiin, kun suurten yritysten muutokset tapahtuvat, olipa kyse sitten ilmoituksesta lomautuksista tai uutisista yrityksen uudelleenorganisoinnista.
Ja tietysti he tarvitsevat myös aikaa ja tilaa, kun jotain suurta raputtaa maailmaa, kuten luonnonkatastrofi tai terrori-isku. Seurauksena on, että pienet päivittäiset tavarat on joskus varattava sivuun. Sinulla on runsaasti aikaa puhua heille, kun kaikki ovat vakaampia ja valmiita keskittymään. Kokous voi odottaa.
Kokoukset eivät ole suosikkini, enkä ole yksin. Joten pyydän sinua - ole tarkoituksellinen, kun suunnittelet ja jatkat yhden kanssa.
Kun joudut peruuttamaan tai ajoittamaan aikataulut, tee se huolellisesti. Kun painat tätä poistopainiketta, anna osallistujille selitys. Sen ei tarvitse olla mitään runollista, vain lyhyen ja makean syyn:
tai
Bottom line: Jos lisäät jotain kalenteriin, sinun tulee tehdä parhaasi pysyäksesi siinä.
Mutta jos jokin näistä tilanteista ilmaantuu, lykätä sitä kaikin tavoin. Kokous, jossa mitään ei voida suorittaa - joko siitä syystä, että jotain isompaa on häiriötekijä tai koska sinulla ei ole kaikkia palapelin palasia - ei yleensä ole sen arvoinen.
