Koska joku hallitsee suurta organisaatiota, jossa on kymmeniä virtuaalisia työntekijöitä, olen nähnyt oman osuuteni sähköposteista. Ja kuten kaikki muutkin asiat elämässä, jotkut viestit ovat parempia kuin toiset.
Sähköpostin kirjeenvaihdossa ”ugh” on luultavasti viimeinen asia, jonka haluat pomosi sanovan lukeessasi viestiä. Joten, minkä tyyppisiä viestejä sinun tulisi välttää lähettämistä, ja miten voit tehdä niistä parempia? Alla on kolme esimerkkiä.
1. Tarpeettomat seuranta sähköpostit
Seurannasähköposteja on kaikissa muodoissa, joten mikä tekee niistä tarpeettomia? Jos viestisi vaatii vain pomoa lähettämään sinulle sähköpostia, siitä tulee enemmän haittaa kuin tärkeätä kirjeenvaihtoa.
Monet ihmiset lähettävät nämä sähköpostiviestit vainoharhaisuudesta, että he ovat tehneet jotain väärin tai menettäneet jotain, mutta voin sanoa pomo-näkökulmasta, että on monien seurantaviestien vastaanottamisen raskauttavaa, kun joku ei ole antanut minulle mahdollisuutta hengittää.
Yksi esimerkki: Kauan sitten minulla oli työntekijä, joka paniikkisi, jos en vastannut hänen sähköposteihinsa tunnin sisällä ajatellen, että se tarkoitti, että hän oli tehnyt jotain väärin (kun todellisuudessa en vain ollut saanut hänen sähköpostiosoitteeseensa). Voin ajatella yhtä erityistapausta, kun tulin kotiin pitkästä päivästä löytääkseni häneltä kuusi (kyllä, kuusi !) Sähköpostiviestiä, jossa kysyin, olinko vastaanottanut hänen viestin.
Yikes.
Mitä lähettää sen sijaan
Vaikka suurin osa ihmisistä ei olisi niin vainoharhaisia, että lähettäisi kuusi seurantatietoa päivässä, jopa vain yksi huonosti ajoitettu seurantaviesti voi antaa pomollesi ärsyyntyä.
Ellei sähköpostisi sisältöä tarvitse käsitellä tänään (tällöin sinun pitäisi todennäköisesti puhua pomoosi henkilökohtaisesti sähköpostin lähettämisen sijasta), ehdotan odottaa vähintään 24 tuntia ja lähettää sitten haluamani kutsu faux seurata -up ”-viesti.
Tämä edellyttää seurannan lähettämistä (”Vain tarkistaakseni, että olet saanut kaksi päivää sitten lähettämäni vuosineljännesraportit”), mutta lisäät myös joitain muita pieniä määriä tietoa, olipa kyse sitten tulevasta esityksestä vai päivitys nykyiseen projektiin (“Voi, meillä on juuri viimeisimmät numerot X-tilillä, ja myynti kasvaa 30%!”). Tämän avulla voit salaperäisesti pyytää pomoltasi päivitystä ja antaa samalla hänelle joitakin tietoja, jotka lisäävät arvoa, jolloin tuntuu siltä, ettet vain vikaile häntä.
2. Uusien ideoiden sähköpostit
Rakastan ehdottomasti innostuneita tiimin jäseniä, mutta asia, joka saa hieman hukkua, on, kun työntekijät lähettävät minulle kaikki uudet ideat - erillisinä sähköpostina. Sain kerran 10 erilaista sähköpostia 24 tunnin aikana, koska joku markkinointiryhmän edustajista sai inspiraation ja lähetti minulle jatkuvasti uusia ideoita.
Vaikka kokeilla niin monia uusia asioita oli mahtavaa, se oli myös erittäin hämmentävää yrittää luetteloida kaikki ja pitää kirjaa kaikista tulevista sähköposteista ja ideoista. Vaikka vain yksi sähköpostiosoite sisältää uusia ideoita tai konsepteja, se on niin helppoa kadottaa sen mustassa aukossa, joka on postilaatikkoni.
Mitä lähettää sen sijaan
Ensinnäkin suosittelen odottamaan sopivampaa aikaa ideoiden esittämiseksi. Markkinointiryhmän työntekijän osalta olin odottanut seuraavan viikon suunnitellun Google Hangout -kokouksen tuomaan tämän kaiken esille.
Jos et ole varma, milloin oikea aika on - tai sähköposti on jostain syystä ainoa vaihtoehto - suosittelen lähettämään sähköpostia pomollesi, jotta sanot, että sinulla on uusia ideoita ja haluat tietää, mikä on paras tapa jakaa he olisivat. Jos työntekijäni olisi kysynyt minulta, olisin käskenyt häntä lähettämään minulle yhden sähköpostiviestin, jossa on Word-asiakirja, joka oli täynnä kaikkea mitä hän halusi. Se olisi ollut paljon virtaviivaisempi ja helppo tallentaa myöhempää käyttöä varten. Pomosi voi ehdottaa nopeaa puhelua keskustellakseen heidän kauttaan tai pyytää varaamaan ideoita ja lähettämään ne sitten sähköpostilla tietyllä viikonpäivänä.
3. Sähköpostit, joissa pomoasi ei ole syytä
Kuka tahansa ammattilainen häiritsisi sitä, että heitä tutkitaan sähköpostikiertoissa, joihin he eivät oikeastaan kuulu: Se vain lisää kasvaa sähköpostikasa, ja tuhlaa aikaa lukemiseen jotain, jonka sinun ei todennäköisesti tarvitse olla.
Työntekijän kannalta saan sen: Haluat varmistaa, että pomosi tietää, että teet työtäsi ja että yrität pitää viestintälinjan avoimena. Mutta suurimman osan ajasta kaikki tämä todella tukkeuttaa pomosi postilaatikon.
Mitä lähettää sen sijaan
Ellei pomosi tarvitse ehdottomasti olla silmukassa, vie hänet pois CC-linjasta ja kun vuorovaikutus on ohi, lähetä hyvin lyhyt yhteenveto keskustelun aikana syntyneistä merkityksellisistä tiedoista (“FYI, yritys Y tulee olemaan esiintynyt tarinassa Z-päivämääränä ”). Se pitää esimiehesi ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu, pitämättä häntä jatkuvasti silmukassa, kun selvität yksityiskohdat. Yksi sähköposti ehdottomasti lyö 42: ta!
Kaiken kaikkiaan pelin nimi, jossa pomolle lähetetään sähköpostia, on virtaviivaistaa viestejäsi ja olla selektiivisempi lähettämäsi suhteen. Se saattaa kuulostaa väärältä, mutta jos saan vähemmän sähköposteja työntekijältä, mutta kaikki ovat merkityksellisiä, luulen todennäköisesti, että henkilö tekee parempaa työtä kuin joku, jota kuulen koko ajan.
