Avaat sähköpostisi ensimmäisenä aamulla ja lukemattomia viestejä on 30. Tai viimeinkin ratkaissut postilaatikkosi ja heti, ennen kuin kirjaudut sisään vielä yhden sähköpostin saapumiseen. Tai miten tästä tilanteesta: Sinun on pyrittävä priorisoimaan muiden tehtävien ja useiden tähdellä merkittyjen viestien välillä.
Ensimmäinen kysymys, joka herättää mieleesi näissä tilanteissa, on, pitäisikö minun avata tämä?
Tarpeeksi helppo päättää, eikö niin?
Mutta sitten toinen ajatus sinulla on: Onko minun vastattava tähän nyt?
Se on vaikeaa, ja rehellisesti sanottuna olet ainoa henkilö, joka tietää vastauksen. Joten vaikka minulla ei todennäköisesti ole pätevyyttä kertoa sinulle tarkalleen milloin sinun pitäisi palata jollekin, voin auttaa sinua kaventamaan vaihtoehtojasi.
He sanovat niin
Melko suoraviivainen, mutta jos joku vie aikaa sanoa: "Ota takaisin minuun tänään" tai "Haluaisin tietää ajatuksesi tänään iltapäivällä" tai "Kerro, mitä ajattelet ennen kello 15.00 pidettävää kokoustamme" tai " Tarvitsen tämän ASAP: n ”, he tarkoittavat sitä.
Tämä pätee myös mihin tahansa määräaikaan, jonka joku antaa sinulle - mikä tarkoittaa, että jos hän asettaa päivämäärän vastauksellesi, sinun pitäisi saada se heille siihen mennessä (tai jos tunnet olevansa liian tuottava, aiemmin).
Se on joku todella tärkeä
Jos työskentelet vaativien asiakkaiden tai korkeatasoisten asiantuntijoiden kanssa ja tiedät, että viivästynyt reaktio vahingoittaa mainetta (tai yrityksesi), kyseiseen päivään vastaaminen on aina oikea puhelu.
Kyse on kiireellisestä asiasta
Aiheet nousevat esiin, määräajat siirtyvät eteenpäin, pomot tarvitsevat asioita viime hetkellä - jos se vaikuttaa kiireelliseltä tai korkealta prioriteettilta tai jos se vaikuttaa johonkin parhaillaan työskentelevään, se on todennäköisesti välittömän huomion arvoinen.
Ajoitus ei ole oikea
Kellonaika on 17.00, ja joku palasi sinuun. Toki, voit vastata heti siellä, mutta on todennäköistä, että he lähtevät toimistosta päiväksi - ja se katoaa huomenna saamiensa viestien mereen.
Jos tiedät, että henkilö ei vastaa tänään, on hyvä ajaa se takaisin.
Tarvitset aikaa mätä se yli
Joku kysyi sinulta vaikean kysymyksen, tai he haluavat jotain, mitä sinun täytyy tarkistaa pomosi kanssa, tai heidän sanansa saavat sinut vartioimaan tai herättämään tunteita. Anna itsellesi ylimääräinen päivä ajatellaksesi sitä, rauhoittua ja muotoillaksesi vastaustasi - tunnet olosi paremmaksi tietäessäsi, että lähetit ammatillisen vastauksen, vaikka se vaatisi enemmän aikaa.
Se vaatii muutakin kuin vastauksen
Ehkä vastausta ei tarvitse vain sinulta, vaan se vaatii useiden ihmisten panosta. Tai sinun on lähetettävä heille täytetty laskentataulukko tai esitysluonnos. Aina on parempi, että vie enemmän aikaa materiaalien keräämiseen ja kaikkien tukikohtien peittämiseen kuin lähetä puolivalmiina vastaus täysin paistettuihin pyyntöihin.
Se saa sinut näyttämään hyvältä
Museokirjailija Sara McCord hahmottelee kahdesti, että saat paremman vaikutelman, jos odotat vastata sähköpostiin. Ensimmäinen on, kun joku pyytää uusia ideoita - niin kauan kuin se ei ole kiireellistä, he pyytävät sinua olemaan harkittuja, joten pidättäytyminen antaa vaikutelman, että yrität todella löytää hienoja juttuja.
Toinen on, jos joku kirjoittaa sinulle pitkän viestin - se näyttää epäkohteliasta, jos lähetät vain nopean yhden lauseen sähköpostin takaisin, joten anna itsellesi liikkumavaraa löytää yhtä perusteellinen vastaus.
Et ole käytettävissä (ja he tietävät sen)
Viimeiseksi, jos olet lomalla, matkustat, olet sairaana tai epätodellisesti jostain syystä - ja kommunikoit jollain tavalla (OOO-viestin tai toimistojen välisen suusanallisen sanan kautta) - henkilö ei ole odottaa välitöntä vastausta.
Ihanteellisen vastauksen muotoilu on tarpeeksi vaikeaa, joten käytä tätä huijauskorttia selvittääksesi oikea aika lähettää se, ja olet varma, että ylläpidät tähtisuhteita.
Kun kaikki tämä sanotaan, saatat tuntea olosi pahaksi, jos et vastaa heti. Ota tällöin ura-asiantuntija Sara McCordin neuvoja ja kuvaa tämä vastaus:
Tällä tavalla kaikki tietävät, että sait viestin ja se on tutkallasi.
