LinkedIn julkaisi viime vuonna kyselyn paljastaen, että ammatilliset tehtäväluettelomme tarvitsevat kipeästi muutosta. Osoittautuu, ettemme ole niin hyviä "tekemään" asioita, jotka sanomme itsellemme, että meidän on tehtävä. Itse asiassa lähes 90% ammattilaisista myönsi, että he eivät pysty suorittamaan kaikkia tehtäväluettelossaan olevia tehtäviä keskimääräisen työpäivän loppuun mennessä.
Joten jos olet kyllästynyt käsittelemään samoja vanhoja tehtäviä päivittäin, on aika muuttaa se. Tässä on viisi temppua lisätä tuottavuutta ja auttaa itseäsi saamaan se läpi luettelosi.
1. Pidä yksi tehtäväluettelo töitä varten
Olkaamme rehellisiä: Jos halusit saada täydellisen kuvan kaikesta, mitä sinun piti tehdä työstäsi heti, todennäköisesti et löydä kaikkea yhdestä luettelosta. Sen sijaan sinulla on muutama post-it täällä, tallennettu luonnos sähköpostiin siellä, tarroja tai tekstitiedostoja tietokoneellasi ja ehkä sovellus tai kaksi puhelimessa.
Ja vaikka työn ja leikkimisen erottaminen on yleensä hyvä käytäntö, on välttämätöntä, että sinulla on yksi paikka työhön liittyviin tehtäviin. Joten valitse haluamasi menetelmä ja aloita yhdistäminen. Se voi olla missä tahansa: käsinkirjoitettu luettelo luotettavan suunnittelijan sisällä, työpöydälläsi pitämäsi dokumentti tai puhelimesi sovellus .
Varmista kuitenkin, että voit lisätä luetteloosi mistä tahansa - mikä tarkoittaa, että jos käytät työpöytäsovellusta, haluat perustaa järjestelmän kaappaamaan tietokoneelta poissa olevia tehtäviä, kuten saatuja toimeksiantoja, kun taas kokouksessa. Henkilökohtaisesti haluan kirjoittaa nämä muistilappuihin ja poistaa ne tai heittää ne heti, kun olen siirtänyt ne master-luetteloon.
2. Seuraa 1-3-5 -sääntöä
Nyt kun sinulla on kattava luettelo kaikesta, joka sinun on tehtävä työskennelläksesi koskaan, sinun tulisi määritellä päivittäinen tehtäväluettelo. Oletetaan milloin tahansa tietyn päivän aikana, että pystyt suorittamaan vain yhden ison asian, kolme keskitasoa ja viisi pientä. (Huomaa: jos vietät suuren osan päivästäsi kokouksissa, sinun on ehkä jouduttava tarkistamaan se vähän.) Ennen kuin lähdet töistä, määritä muutama minuutti määritelläksesi 1-3-5 seuraavalle päivälle, niin olet valmis osua maahan juoksi aamulla. Jos sijaintisi on sellainen, jossa jokainen päivä tuo paljon odottamattomia tehtäviä, yritä jättää yksi keskitaso ja kaksi pientä tehtävää tyhjäksi valmistautuessasi pomosi viime hetken pyyntöihin.
Kyllä, tiedän, että voi olla vaikeaa rajata tehtäväluettelosi arvoon 1-3-5 - mutta tärkeys on priorisoida. Pidät siitä vai ei, sinulla on vain niin monta tuntia päivässä ja aiot saada aikaan vain rajallisen määrän asioita. Jos pakotat itsesi valitsemaan 1-3-5-luettelon, tarkoittaa, että tekemäsi asiat ovat asioita, jotka valitsit tehdä - sen sijaan, mitä juuri tapahtui saadaksesi aikaan.
Tällainen tulevaisuudensuunnittelu tarkoittaa myös sitä, että pystyt keskustelemaan tietoisemmin johtajasi kanssa, kun hän pudottaa sinulle jotain uutta, joka on tehtävä heti - samoin kuin työkaluja, joiden avulla voit priorisoida uutta työtäsi. Esimerkiksi kun yllätysesitys putoaa sylissäsi, kokeile: "Toki, voin saada sen sinulle kello 15.00 mennessä, mutta Q1-raportit eivät ole valmiita vasta huomenna, koska olin suunnitellut työskennellä tänään ."
Katso 1-3-5 tehtäväluettelomme!
3. Suorita yksi merkittävä tehtävä ennen lounasta (vähiten suosikki, jos mahdollista)
Myönnän, että tämä on kova minulle, mutta se toimii. Ota yksi isoista tai keskisuorista tehtävistäsi ja käsittele se ensin aamulla, ennen sähköpostin lähettämistä, vaikka voit. Ei ole parempaa tunnetta kuin raskaan tehtävän ylittäminen ennen lounasta. Kirjailija Brian Tracy kutsuu tätä "sammakkoasi syömäksi", joka on mukautettu kuuluisan Mark Twainin tarjouksen mukaan: "Syötä ensin elävä sammakko aamulla, ja sinulle ei tapahdu mitään pahempaa loppupäivänä."
Yksi perustajani Kathryn määrittelee usein "sammakonsa" illalla valmistautuakseen seuraavalle päivälle; sen avulla hän on valmis tarttumaan niihin aamulla, ja se estää häntä ajamasta vähemmän miellyttäviä tehtäviä monien päivien ajan.
4. Käytä kalenteria tehtäväluettelona
Jos huomaat, että yliarvioit paljon, kuinka paljon voit tehdä päivässä, tehokas tapa on lisätä tehtävät kalenteriinsa, kuten kokous. Sen sijaan, että hahmottaisit päivittäisiä tehtäviäsi luettelolle, ajoita ne, jättäen jokaiselle tarpeeksi aikaa. W2-vahvistustietojesi lähettäminen HR: lle voi viedä 15 minuuttia, kun taas joukkueesi Q1-strategian valmistelu voi vaatia muutaman tunnin. Tärkeää on olla realistinen.
Kun yrität tätä lähestymistapaa, varmista myös, että estät kalenterisi aikaa sähköpostiosoitteisiin, aivoriihiin tai muihin tärkeisiin, mutta ei-luovutettavissa oleviin tehtäviin liittymiseen. Yritä esimerkiksi estää tunti aamulla ja tunti iltapäivällä työskennelläksesi postilaatikossasi - ja älä viettä sitten aikaa yrittäessään käsitellä sähköpostiviestejä niiden saapumisaikojen aikana, kun olet todella suunnitellut työskentelevänsi jotain muuta.
5. Vähennä kokouksia lisätäksesi tuottavuutta
Viimeinkin, jos huomaat, että et todellakaan pääse toimeen, mitä luulet kykeneväsi saamaan päivässä kaikista yllä olevista neuvoista huolimatta - harkitse kärsit ehkä kokouskohtelusta.
Kuten taloustieteilijä John Kenneth Galbraith sanoi kerran, "kokoukset ovat välttämättömiä, kun et halua tehdä mitään". Itse asiassa useista aiheesta tehdyistä kyselyistä päästiin samanlaisiin johtopäätöksiin, että jossain neljänneksen ja puolen kokouksissa käytetystä ajasta on tuhlausta, puhumattakaan, et voi todella saada muita tehtäviäsi valmistamaan istuessasi alas puhumme jonkun toisen kanssa.
Ratkaisu: Rajoita kokouksiasi. Ennen kokouksen ajoittamista miettiä, voidaanko tämä ratkaista sähköpostilla tai puhelulla tai asettamalla muutama minuutti jonkun toimistoon. Jos kokousta vaaditaan, luettele tärkeimmät asialistat määritelläksesi tarvittavat osallistujat ja lyhyin aikataulu, jonka voit suunnitella. Ja kyllä, on täysin OK ajoittaa 20 minuutin kokous, sinun ei tarvitse pyöristää 30: een! Jos joudut pitämään kokouksia, yritä ryhmitellä ne yhteen ja jättää päiväsi aikana suuret keskeytymättömät ajanjaksot todellisen työn suorittamiseksi.
Kyllä, uudelleenorganisointi ja tulevaisuuden suunnittelu ovat molemmat investointeja etukäteen, mutta ajattele vain kuinka onnellinen tulet, kun todella saadaan täyden päivän tehtäväluettelo ylitetyksi. Joten järjestä itsesi, hanki kaikki tehtävät yhteen paikkaan, minimoi häiriötekijäsi ja aloita valloittamasi (yhden päivän kokoinen) luettelo!
