Suurin osa meistä on ollut siellä: Sinulla on kahdeksan miljoonaa asiaa valmis, mutta mikään ei koskaan näytä saavan aikaan. Laadit tehtäväluettelon tehtäväluettelon jälkeen, ja sinusta tuntuu, että lisäät luetteloon enemmän kohteita kuin tarkistat. Tarkoittaako tämä, että olet vain kauhea aikahallinnossa, vai onko se jotain muuta?
Tässä on kauhistuttava (mutta omituisen lohduttava) tosiasia: Huikeat 89% ihmisistä ei säännöllisesti viimeistele päivittäisiä tehtäväluetteloitaan. Joten älä huoli, et ole yksin!
Toinen syy olla huolissaan: On olemassa yksinkertaisia strategioita, joiden avulla voit saada aikaan enemmän ja tehdä tehtäväluettelosi hallittavammaksi. Tässä on yhteenveto parhaista tehtäväluettelo-vinkistämme - koska on aika tulla yhdeksi niistä 11%: sta, jotka todella viimeistelevät sen, mitä he aikoivat tehdä.
1. Ota 1-3-5-sääntö vakavasti
Päivän aikana on helppo kiinni kaikkiin pieniin asioihin, joita esiintyy. Toki, halusit todellakin saada päätökseen sen jättimäisen valiokunnan mietinnön, joka on painottanut sinua viikkoja, mutta jouduit vain täyttämään tehtäväluettelosi 17: llä uudella asialla, jotka tarvitsevat välitöntä huomiota.
Vai tekevätkö he?
Tässä on hyödyllinen 1-3-5 -sääntö: kartoittamalla yksi iso asia, kolme keskitasoa ja viisi pienempää asiaa, jotka haluat saada aikaan sillä päivällä (ja kyllä, se on yleensä niiden tehtävien lukumäärä, joiden voit kohtuudella saada aikaan päivässä), tiedät heti, missä tärkeysjärjestyksesi ovat (ja mikä voi odottaa). Ja jos priorisointi on tosiasiassa suurin ongelmasi tuottavuuden suhteen, tämä auttaa sinua paremmin siinä.
Jos työskentelet työssä, jossa asiat todella tapahtuvat ja jotka on käsiteltävä ASAP: n avulla, jätä yksi keskikokoisesta ja yksi tai kaksi pienestä lähtö- ja saapumisajasta auki päivittäin täyttääksesi tärkeimmät välittömät tarpeet.
Jotta tämä olisi vielä helpompaa, olemme luoneet sinulle erittäin yksinkertaisen (ja kauniin) laskentataulukon, jonka avulla voit kartoittaa 1-3-5-kohteesi, jotka voit ladata täältä.
2. Käytä Eisenhower-menetelmää
Alex Honeysett erittelee suuren määrän Eisenhower-menetelmää, mutta pääasia on, että sinun on alettava ymmärtää kaksi asiaa jokaisesta tehtävästäsi: Kuinka tärkeä se on ja kuinka kiireellinen se on? Suuri opetus on, että tärkeä ei ole aina kiireellinen ja päinvastoin.
Ajatus tehtävien priorisoinnista voi olla pelottava (varsinkin jos et tiedä missä prioriteettiesi tulisi sijaita), joten tämä järjestelmä luo erittäin yksinkertaisen ruudukon tehtäväluettelosi perustaksi. Etsi asiat, jotka ovat kiireellisiä ja tärkeitä, ja tee ne ensin. Älä viettää aikaa harhauttamalla asioita, jotka vaikuttavat vain kiireellisiltä, ja estä tiettyjä aikatauluja aikataulussa tärkeille asioille, joita ei tarvitse tehdä juuri sillä hetkellä. Ja mikä tahansa, mikä on mielestäsi kiireellistä tai tärkeää? Tee kaikki voitava saadaksesi se pois liian täydeltä tehtäväluetteloltasi.
3. Sitoudu vain yhteen tehtäväluettelo-sovellukseen
Hyvä ystäväni valitti minulle kerran siitä, kuinka hän ei koskaan pystynyt edes pääsemään lähelle tehtäväluettelon tekoa, ja kun hän avasi tietokoneensa, näin: miksi hänellä oli yhdeksän erilaista tuottavuutta tai tehtäväluetteloa. sovellukset, jotka menevät samanaikaisesti hänen työpöydälleen!
Monet ihmiset tekevät virheen ajatellessaan, että ilmaisu ”sitä mieluummin” koskee sovelluksia (etenkin tuottavuusohjelmia), mutta valtaosan ihmisten kohdalla se ei ole sitä. Vietät puolet päivästä sekaamalla kaiken, ja et voi oppia jokaisen sovelluksen hyviä puolia.
Käytä sen sijaan vähän aikaa tutkiaksesi tuottavuussovellusvaihtoehtojasi (tässä on hyvä luettelo aloittamiseen) ja valitse vain yksi, johon sitoutua. Lataa se, lue ominaisuudet ja sitoudu koko kuukausi käyttämään vain kyseistä sovellusta tehtäväluettelotarpeisiisi. Saat järkyttyä siitä, kuinka paljon enemmän voit saada aikaan, kun et viihdytä niin monta eri asiaa koko ajan.
4. Ole tarkka siitä, mitä jokainen tehtäväluettelon kohde edellyttää
Sinun ei pitäisi antaa saman verran painoa raportin täyttämiselle, joka vie viisi tuntia kirjoittaaksesi ja lähettämällä sähköpostia, joka tarvitsee vain kaksi minuuttia aikaa. Sen sijaan erittele kunkin tehtäväluettelokohteen aiheuttamat vaiheet, kunnes ne kaikki vievät suunnilleen saman ajan ja vaivaa (yksi asiantuntija ehdottaa, että jokaisen tehtävän ei kestäisi enempää kuin 10 minuuttia), ja ajattele niitä omina tehtävinä. luettelo kohteita.
Näyttämällä itse, kuinka paljon työtä kaikki vie, on helpompaa suunnitella loput tehtäväluettelosi ja päivittäinen aikataulusi vastaavasti. Vaikka vain “kirjoita komitearaportti” voi sanoa siltä, että se näyttää siltä, että tekeminen tulee kuusi vaihetta, joiden avulla voit estää oikean ajanjakson ja siirtää muita tehtäväluettelon kohteita myöhempään ajankohtaan tarvittaessa. .
5. Luo ”Valmis” -luettelo
Minulla on ystävä, joka kiinni klassisesta paperi- ja kynätehtäväluettelosta, ja yksi syy siihen, että hän pitää siitä niin paljon, on se, että hän rakastaa ulkoasua, jonka mukaan esineet on poistettu paperiarkille pitkän päivän jälkeen. Siellä on saavutuksen tunnetta, jota ei ole monien tehtävälista-sovellusten yhteydessä.
"Valmis" -luettelon (lisää tästä) luominen antaa sinulle saman saavutuksen tunteen, kun pystyt katsomaan taaksepäin kaikkea mitä sinä päivänä teit, mutta jos katsot luetteloa ja huomaat, että todella ei suorittanut mitään, se on myös hieno herätyspuhe, joka sinun on keskitettävä uudelleen ja mietittävä uudelleen sitä, mitä vietät päiväsi tekemällä.
Muista kokeilla uusia tuottavuusvinkkejä, joiden säätäminen vie aikaa, joten jos asiat eivät tunnu toimivan yhden päivän jälkeen, älä anna periksi. Anna uusi tehtävälistan temppu vähintään kuukausi. Sinusta tulee tuottavuuskone nopeasti!
