Siellä on tonnia vinkkejä siitä, kuinka tulla entistä tuottavammaksi - tehokkuuden lisäämiseksi noudatettavista säännöistä yksityiskohtiin, jotka meidän tulisi pitää mielessä säästääksemme työaikaamme ja enemmän.
Mutta mitkä näistä vinkistä ovat todella kokeiltuja ja totta - ja mitkä ovat vain melua?
Kuukauden kuluttua kokeilin neljää yleistä tuottavuusvinkkiä (sekä hauska bonus temppu) käyttämällä ajan seurantaohjelmaa DeskTime mitata kuinka ne todella vaikuttivat tuottavuuteen. Tämän pienen kokeilun mukaan jotkut suosituimmista vinkistä saattavat olla hiukan yliarvioituja - toisilla on ilmeisesti jonkinlainen maaginen voima auttaa sinua asioiden tekemisessä.
Tässä on mitä olen oppinut - ja kuinka voit soveltaa sitä omaan työelämääsi.
Vinkki # 1: lopeta moniajo
Tämän menetelmän pääideana on keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan välttäen useiden asioiden tekemistä samanaikaisesti. Tutkimukset ja kokeet ovat osoittaneet, että mielemme toimivat parhaiten keskittyessä yhteen tehtävään, kuten Daniel Patrick Forrester huomautti Bloomberg Businessweekistä . Hän huomauttaa kuitenkin myös, että tämä yhden tehtävän lähestymistapa ei ole jotain luonnollista, ja meidän on usein kouluttauduttava lopettamaan moniajo.
Miten se meni?
Aivan ensimmäisenä päivänä löysin tämän menetelmän tärkeimmät haitat: Se johtaa taipumukseen perfektionismiin. Seurauksena on, että voit hukkaa paljon aikaa yksityiskohtiin, mikä voi haitata tuottavuuttasi pitkällä aikavälillä.
Kaksi muuta tämän menetelmän haittaa suodatettiin myöhemmin sinä viikkona.
Ensinnäkin keskittyminen yhteen tehtävään saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se ei ole. Voit sulkea kaikki kannettavan tietokoneen välilehdet ja jättää vain siihen liittyvän tehtävän auki, mutta et voi tehdä samaa mieltäsi - kaikki muut tehtävät tehtävät kelluvat sen takana.
Toiseksi tämä menetelmä tarkoittaa sen äärimmäisessä merkityksessä kaikkien muiden tehtävien poissulkemista kokonaiseksi päiväksi, josta voi tulla tylsää. Minulle kohtuullinen moniajo on se, joka lisää jonkin verran dynaamista työpäivään ja auttaa minua pysymään kiinnostuneena.
Tehokkuus: 77%
Henkilökohtainen tyytyväisyys: 2/5
Johtopäätös: Jos et pääse paikoilleen monitehtävistä, suorita erilaisia tehtäviä samanaikaisesti. Älä vain yritä tehdä liian paljon kerralla - tutkimukset osoittavat, että se voi saada aivosi kutistumaan, ja et todennäköisesti halua, että se tapahtuisi.
Vinkki # 2: Ota toistuvia taukoja
Pääideana on, että tauon pitäminen päivän aikana auttaa palaamaan töihin rentoutuneena ja virranlähteenä ja siten tekemään enemmän asioita. Tutkimukset viittaavat siihen, että on olemassa erilaisia optimaalisia työsuhde-välityssuhteita, mutta lopulta ei ole väliä, noudatatko 52:17 -sääntöä vai pidätkö tauon 90 minuutin välein, kunhan jätät pöydältä pari kertaa päivä.
Miten se meni?
Kaikki sujui suunnitellusti maanantaina; rikkoen usein, suoritin melko kohtuullisen määrän tehtäviä, jotka olivat tehtäväluettelossani.
Mutta sitten tuli toinen päivä, ja tunsin, että minun oli pakotettava itseni poistumaan pöydältä. Lisäksi on yhä vaikeampaa päästä takaisin raiteilleen näiden pakollisten tauon jälkeen. Saatuaani saman ongelman myös seuraavina päivinä, lopulta muutin koko lähestymistapaa: Sen sijaan, että pakotin itseni murtumaan joka tunti, otin tauon joka kerta, kun suoritin tehtävän tai tunsin yksinkertaisesti jumissa. Seurauksena oli aikoina, kun otin kolme tauota tunnissa, ja toisinaan tein viiden tunnin ”työmaratonin” ilman lepoa. Mutta se toimi; Sain asiat tehdä yksi kerrallaan tuntumatta ylityöllistetyistä, ja se oli todella tärkeää.
Tehokkuus: 75%
Henkilökohtainen tyytyväisyys: 4/5
Johtopäätös: Pidä tauko aina kun tarvitset, ei silloin, kun sinun pitäisi.
Vinkki # 3: Luo tehtävien luettelo hallittavilla tehtävillä
Tehtäväluettelon luomiseen on useita tapoja. Tämän nimenomaisen luettelon idea on jakaa jokainen tehtävä osaksi toteutettavissa olevia vaiheita, jotka sinun on suoritettava saadaksesi projektisi päätökseen. Tuottavuusguru David Allen ehdottaa, että aloitat jokaisen luettelon kohteen verbillä, jotta aikomuksesi muuttuisivat konkreettisemmiksi. Esimerkiksi sen sijaan, että yksinkertaisesti laittaisit ”asiakasraportin” luetteloosi, yksityiskohdat toimintokohteet, joihin osallistuu: kerätä tietoja, analysoida tietoja, kirjoittaa raportti ja niin edelleen.
Sitten sinun on allokoitava nämä tehtävät tavalla, joka on todella mahdollista. ”Päivittäisen tehtäväluettelon tulisi koostua pienistä tehtävistä, joiden suorittaminen vie enintään pari tuntia”, kirjoittaa Cody Wheeler Lifehackille .
Miten se meni?
Hyvä asia tässä menetelmässä on, että se saa sinut tuntemaan tuottavaa. Tehtäväluetteloni pituus pieneni todella, ja se tuntui varsin motivoivalta. Lisäksi tämän menetelmän avulla sain huomata pienemmät asiat, jotka tein osana koko hanketta, kuten blogikirjoituksen hakukirjallisuus, joka yleensä vie paljon aikaa, mutta ei anna välittömiä tuloksia, joita kaikki voivat nähdä.
Vaikka tehtävien jakaminen toteutettaviin vaiheisiin on luultavasti tehokkain menetelmä, jota olen kokeillut, sinun tulisi silti luoda luettelo viisaasti; et voi sisällyttää jokaista pienempää rappua, jonka aiot tehdä, vaikka se olisi tarpeen projektin loppuun saattamiseksi. Se tekee listastasi vain tarpeettoman pitkän.
Tehokkuus: 80%
Henkilökohtainen tyytyväisyys: 5/5
Johtopäätös: Leikkaa luettelosi korkeintaan kuuteen tai seitsemään suoritettavaan tehtävään päivässä. Yksittäiset tehtävät, joiden suorittaminen vie vähemmän kuin 10 minuuttia, eivät kelpaa luetteloon.
Vihje 4: Aloita tärkeimmästä tehtävästä
Tämän menetelmän idea on aloittaa päivän tärkeimmästä tehtävästä, kun sinulla on täysi henkinen energia, ja sitten suorittaa paljon helpompia tehtäviä, kun päivä jatkuu ja olet kulunut. Rachel Gillett ehdottaa Fast Company -artikkelissa:
”Tunnista tehtävät, jotka ovat tärkeitä ja edellyttävät täysiä henkisiä kykyjäsi, jotka olet lykännyt päivän loppuun, jolloin mielenterveydesi ovat alhaiset. Kun olet tunnistanut nämä tehtävät, järjestä rutiini uudelleen siten, että voit työskennellä niiden kanssa keskeytyksettä päivän ensimmäisen tunnin. ''
Miten se meni?
Minulle tämä ei mennyt aivan kuten Gillett kuvaili. Aamuisin tarvitsen vain vähän aikaa päästäkseni työskentelyvirtaan. Pystyin tekemään joitain päivittäisiä tehtäviä, mutta ehdottomasti mitään, mikä ”vaadittaisiin täydet henkiset kykyni”. Joten taistelin tämän menetelmän kanssa puolitoista päivää, kunnes luopuiin saadakseni asiat lopulta aikaan.
Tehokkuus: 66%
Henkilökohtainen tyytyväisyys: 1/5
Johtopäätös: Löydä tuottavuuspiikkasi (DeskTimessa on "Tuottavuusasteikko" 'tätä tarkoitusta varten) ja ajoita ensisijaiset tehtävät tänä aikana. Sen ei tarvitse olla ensimmäinen asia aamulla - vain silloin, kun paras aika on.
Bonusvinkki: 2 olutta luovuudelle
Chicagon yliopiston tekemässä tutkimuksessa tutkijat havaitsivat, että lievästi päihteiden ollessa kyseessä voi lisätä tuottavuutta luovissa tehtävissä. Vaikka kahvin on osoitettu auttavan sinua suorien tehtävien suorittamisessa, veren alkoholipitoisuuden 0, 07 (vastaa kaksi olutta) osoitettiin auttavan luovia tehtäviä.
Miten se meni?
Viikon ajan olin lykkäämässä artikkelin kirjoittamista - en vain päässyt pääsemään virtaan. Joten eräänä iltapäivänä turvauduin tähän viimeisen mitan kokeeseen. Join ensimmäisen oluen täydellisenä, sitten menin takaisin tietokoneelleni töihin ja siemailin toisen rennosti.
Ensimmäinen olut teki ihmeitä; heti sanat levisivät, ideoita laitettiin ja sivut täyttyivät nopeasti. Näytti siltä, että olut oli sulkenut itsekritiikkini ja avannut oven luovaan kirjoittamiseen.
Toinen olut oli kuitenkin virhe; kun sippasin sitä, kyky keskittyä nopeasti hajosi.
Tehokkuus: No, se sai työn tehtyä, eikö niin?
Henkilökohtainen tyytyväisyys: 5/5
Johtopäätös: Oluen hankkiminen teki suuria asioita ideoiden saamiseksi paperille, mutta älä odota pystyväsi tekemään mitään todella tuottavaa jälkikäteen. Yksi olut olisi ollut täysin riittävä suvaitsevaisuudeni suhteen.
