Siellä on paljon lahjakkaita hallintoavustajia. Olen tavannut monia ihmisiä, sekä miehiä että naisia, jotka ovat tehneet uraa toimeenpanevaksi assistentiksi, toimistopäälliköksi tai hallintokoordinaattoriksi ja kasvataneet kykyjään tapahtumasuunnittelussa, projektinhallinnassa ja asiakaskonsureissa hyvin palkkaavaksi uraksi. Tämäntyyppinen työ on tärkeätä ja pitää yritykset käynnissä.
En kuitenkaan ole hallinnollinen avustaja - enkä ole erityisen lahjakas näissä hallinnollisissa tehtävissä. Olen hieno asiakkaiden kanssa, mutta kun kyse on useiden ihmisten matkojen ja kuljetusten koordinoinnista, en ole tyttösi. Olen ystävällinen, mutta ääneni, joka on samanlainen sävelkorkeudeltaan kuin kymmenvuotias, ei pysty käyttämään ammattipuhelinkäyttäytymistä. En luonnollisesti tiedä kuinka monta kiloa perunasalaattia voi tilata 20 hengen lounaalle. Itse asiassa en ole koskaan suunnitellut suurta juhlia - äitini suunnitteli koko hääni.
Ja silti, usein on oletettu, että ryhtyisin hallinnollisiin tehtäviin töissä - muistiinpanojen tekeminen, lounaan tilaaminen, kopioiden tekeminen -, koska olen ainoa nainen, joka osallistuu projektiin. Monet ammatilliset naiset ovat jakaneet samanlaisia kokemuksia kanssani. Itse asiassa entinen kustantaja- ja media-alan kollega kertoi äskettäin minulle, että hänen mieskollegansa pitivät itsestäänselvyytenä lähettää kalenterikutsuja, varata kokoushuoneita ja tehdä muistiinpanoja yksiköidenväliselle projektille. Hän on vanhempi johtaja ja hänellä on yli 15 vuoden kokemus, saman verran kuin kollegansa.
Vieläkin huolestuttavampaa on oletus, että naiset ovat jotenkin paremmin valmiita tekemään näitä asioita kuin heidän miehensä. Vaikka olemme edistyneet niin paljon, jotkut (tosin tietysti eivät kaikki) vanhemmista mieskollegoistamme eivät näytä horistelevan uskoa, että me, päämiehet, olemme vain parempia muistiinpanoja ja lähettämällä kutsuja.
Epäilen kirjoittaessani "miten" -kappaleen tilanteen käsittelystä, koska vastuun kulttuuriperinteiden kääntämisestä ei saisi kuulua vain yhteen sukupuoleen. Mutta jos olet kuin minä, sinulla on tehtävä työtä (varsinainen työ, työ, joka sinulle maksetaan) ja sinun on tartuttava tämä ongelma alkuunsa, kun se tapahtuu. Joten tunnustaen, että nämä ovat lyhytaikaisia korjauksia ongelmaan, jonka korjaaminen vie yli pari arkipäivää, tässä on toiminut minulle.
1. Kysy itseltäsi: Onko tämä hetki ”Kaikki kädet kannella” vai onko tämä sopimaton?
En välitä noususta "kaikki kädet kannella" -tilanteessa. Esimerkiksi työskentelen tällä hetkellä pienessä käynnistysyrityksessä ja olen yrityksen koon ja budjetin seurauksena ottanut vastuuta toiminnasta, rahoituksesta ja henkilöstöhallinnosta, joita normaalisti ei vaadita jollekulta markkinoinnissa. En pidä näitä lisävelvoitteita sopimattomina, vaan pikemminkin maan sijoittamisessa startup-maailmaan.
Jos toisaalta huomaat, että ryhmäsi jäsenet pyytävät sinua toistuvasti (muiden yhtä työkykyisten ammattilaisten sijaan ja etenkin miespuolisten kollegoidesi sijasta) huolehtimaan hallinnollisista tehtävistä, jotka eivät liity asemaasi - kuten tilaaminen tai lounasta - siirry kohtaan 2.
2. Älä perusta prededenttia
Yhdessä ensimmäisistä tehtävistäni tutkijakoulun ulkopuolella tarjotin valita ensimmäisenä päivänä lounaan pomolleni. Yritin olla mukava, mutta asetin tietämättään vaarallisen ennakkotapauksen: Sen jälkeen hän pyysi minua saamaan hänelle lounaan koko ajan.
Ystävällisellä ja avuliaalla ei ole mitään vikaa, mutta on olemassa monia tapoja ilmaista halua mennä virkakutsun yläpuolelle ja pidemmälle, lukuun ottamatta henkilökohtaisten asioiden hoitamista tai hyppäämistä ylös, kun joku tarvitsee jotain FedExed-ohjelmaa. Opi virheestäni ja ajattele pitkään ja kovasti ennen kuin siirryt tälle tielle.
Itse asiassa voit myös asettaa ennakkotapauksen, jota et tee: Jos olet projektiryhmässä, jolla ei ole sille osoitettua hallintohenkilöä, ota aikaa alkuperäisen suunnittelukokouksen aikana vastataksesi suoraan kysymykseen siitä kuka olla vastuussa kokousten järjestämisestä, asiakirjojen tulostamisesta ja niin edelleen. Suosittele haastattelusta, että nämä tehtävät on jaettu kaikkien kesken tai että ryhmän jäsenet ovat varajäseniä.
3. Opettakaa heille kalastamaan
Hallinnollisten tehtävien suorittamisen vapaaehtoistyön tavoitteena tulisi olla osoittaa yhteistyöhalukkuutesi ja saada työ tehdä, ei osoittaa, että teet vain työtä muiden ihmisten hyväksi. Jos huomaat, että kollegat pyytävät sinua toistuvasti skannaamaan, faksaamaan, kopioimaan tai ajoittamaan kokouksia, sano vain: ”Anna minun näyttää sinulle, miten tämä tehdään, jotta sinun ei tarvitse jatkaa kysymistä minulta. Se on todella helppoa. ”Ja sitten heidät läpi prosessin.
Tämä estää henkilöä kysymästä tätä suosiota uudelleen ja vähentää typerää mielipidettä "Olen vain niin avuton ja huono tekniikan suhteen, eikö ole niin söpö?", Joka usein seuraa näitä pyyntöjä. Sinä ja minä molemmat tiedämme, että nämä kaltaiset tehtävät eivät vaadi maagisia voimia, vain muutaman minuutin ajan. Ja puhuen ajasta:
4. Odota arvokasta aikaa
Jos kollega pyytää sinua kopioimaan ja lajittelemaan nipun 40-sivuisia asiakirjoja, hän pyytää sinua varaamaan aikaa tehtävälle, jonka monet ihmiset voisivat tehdä sen sijaan, että työskentelisit todellisten projektiesi parissa, mikä olettaa, että vain sinä voit tehdä.
Toimistotyöt ovat tärkeä, mutta se ei tarkoita, että joudut huolehtimaan heistä päivittäin. Sinulla on toinen tehtävä, ja aikaa viemällä siitä voi olla haitallisia vaikutuksia. Jos suorituskykysi kärsii siitä, että vietit liian paljon aikaa hallinnollisiin tehtäviin, esimiehesi näkee tämän kyvyttömyytenä priorisoida tehokkaasti. Voit myös lähettää viestin, että pidät tosiasiallisesti operaatioihin liittyvästä työstä. Muista sen sijaan, että minkä tahansa ”valinnaisen” vastuun tulee olla mahdollisuus osoittaa taitosi, kehittyä ammatillisesti tai näyttää esimiehellesi, että ajattelet tietoisesti tulevaisuudestasi yrityksessä.
En voi korostaa tarpeeksi, että hallinnollisessa työssä ei ole mitään halventavaa. Mutta jos et ole hallinnollisessa roolissa, ei ole mitään syytä siihen, että kollegoidesi pitäisi vaatia tai olettaa, että olet oletusadministraattori vain siksi, että olet ainoa nainen neuvotteluhuoneessa. Nouse itsellesi ja palaa töihin.
