Vuosien ajan työpäiväaamuisin kaikki alkoivat täsmälleen samalla tavalla. Istuin pöydälleni, katselin nopeasti postilaatikoitasi saadaksesi kuvan siitä, kuinka monta erilaista tehtävää ja löysää päätä onnistui salaperäisesti löytämään tiensä sinne yön yli, ja sitten laatia kyseisen päivän tehtäväluetteloni.
Kirjoitan ehdottomasti kaiken tuolle paperille. Yksittäiset sähköpostit, joihin oli vastattava, pienet seurannat, joista oli huolehdittava, minun pitäisi soittaa puheluihin - ne kaikki ansaitsivat rivin kannettavan tietokoneen sivulle.
Kuten olen varma, voitte kuvitella, tämä tehtiin uskomattoman yksityiskohtaiselle - tosin myös uskomattoman pitkälle - listalle. Minun silmissani tämä oli hyvä asia. Se tarkoitti, että minulla oli kätevä opas, joka auttoi minua varmistamaan, että en antanut minkään (riippumatta siitä, kuinka pienimuotoinen) liukastua päiväni halkeamien läpi. Se näytti olevan ainoa tapa, jolla pystyin toimimaan systemaattisesti.
Sitten eräänä päivänä minulla oli suuri hehkulamppu. Siellä istuin viettäessään aivan liian kauan ja kirjoittamalla tätä loputonta tehtäväluetteloa. Käytin arvokasta aikaa, jonka olisin voinut todella käyttää huolehtimalla joistakin niistä löysistä pääistä ja pienistä tehtävistä - ja mitä varten? Lopuksi tämä liian yksityiskohtainen tietue, joka näytti positiivisesti ylivoimaiselta ja melkein mahdotonta käsitellä? Miksi vaivauduin kirjoittamaan kaikki nämä asiat, kun pystyin käsittelemään niitä heti ja saamaan ne kokonaan pois levyltäni?
Silloin ja siellä tajusin, että minun oli tehtävä muutos aamurutiiniini. Ajattelin auttavan minua selvästi vain hidastaa minua.
Joten mitä tein? Aloitin aamuni ilman tehtäväluetteloa.
Se on totta - ei tehtäväluetteloa ollenkaan. Tunnustan ensimmäisenä, että aluksi se tuntui oudolta - melkein kuin olisin menossa suurelle tieretkelle ilman karttaa tai GPS: tä. Mutta etujen ymmärtäminen ei vienyt kauan.
Koska en tee tästä osaa aamu-rutiinistani heti lepakosta, voin käyttää sitä tuntia tai sitä (jota kutsun usein "lämpenemisaikaani", koska en vielä ampu kaikkia sylintereitä ) itse asiassa huolehtia joistakin näistä pienistä, ärsyttävistä tehtävistä - sen sijaan, että kirjoittaisit vain niitä. Siivon sähköposteissani, palautan kaikki puhelut ja kirjaan sisään asiat, jotka vaativat seurantaa.
Kuten olen varma, että voitte kuvitella, tämä tekee aamuistani eksponentiaalisesti tuottavampaa - olen usein järkyttynyt siitä, kuinka paljon pystyn kietoutumaan siihen mennessä, kun kello 10 kelluu. Yksi toinen etu sai minut kuitenkin yllätyksenä: tehtäväluetteloideni laatu.
Kun onnistun saamaan kaikki nämä pienet yksityiskohdat pois tieltä, niistä tulee heti paljon lyhyempiä ja paljon keskittyneempiä. Joten sen sijaan, että tuntisin kaikki niin pieniä tehtäviä ja satunnaisia pieniä kohtaloja, voin vyöhykkeellä suuremman kuvan asioita, jotka todella haluan saada aikaan koko päivän. Löydän itseni kirjoittamaan enemmän artikkeleita, toteuttamaan suurempia projekteja ja yleensä vain tuntemaan olevani vähemmän turmeltunut työpäiväni lopussa.
Kyllä, on ehdottomasti päiviä, jolloin minun on edelleen vaikea päästä alkuun ilman tätä luetteloa - en koskaan tajunnut, kuinka paljon luotin kyseiseen luetteloon ohjataksesi keskittymistäni päivälle. Mutta tämä tavoitteeton tunne ei ole läheskään yhtä halvaannuttava kuin se oli alussa. Ja nyt, kun olen nähnyt niin positiivisen eron tuottavuudessani, vastustan halua luoda kyseinen luettelo on tullut paljon helpommaksi.
Tiedän, että se vaikuttaa vastaintuitiiviselta - sinun tulisi välttää sellaisen tekemistä, jotta voit parantaa tuottavuutta. Mutta se on toistaiseksi tehnyt rehellisesti ihmeitä minulle. Ja vielä parempi? Säästän itselleni käsikrampun ohittamalla nuo sodan ja rauhan pituudet, käsin kirjoitetut tehtävälistat.
Jos olet saman tyyppinen henkilö, jolla on taipumus aloittaa jokainen päivä luomalla liian yksityiskohtainen tietue, suosittelen kokeilemaan tätä menetelmää. Haluaisin kuulla, kuinka se toimii sinulle, joten huuta minua Twitterissä!
