Koska joku huolestuttaa vahingossa loukkaavia ihmisiä, minulla on taipumus mennä yli laidan sähköpostissa - varsinkin kun annan palautetta.
Käytän liiallisia huutomerkkejä, esitän rakentavan kritiikkini kyseisessä muodossa (”Luulen, että tässä raportissa voitaisiin käyttää joitain visioita?”) Ja kysyin aina, pitäisikö he mieluummin tavata vain henkilökohtaisesti keskustellaksesi tarkemmin.
Joskus luen lähettämiäni viestejä ja rynnän - huutomerkit, jotka tuntuivat niin ystävällisiltä kirjoittaessani vastausta, tekevät siitä siltä, että olen epäterveellisesti pakkomielle visuaalisesti esityksissä.
Vaikka tiedän, että minun täytyy valita nämä tavat toisinaan, luin äskettäin jotain, joka sai minut hymyilemään. Osoittautuu, että kaikki lämmin- ja sumuisuuteni todella antavat minulle jalkatuen.
Hiljaista vallankumousta koskevan äskettäisen artikkelin mukaan, jonka otsikko on ”7 tapaa käyttää voimatonta viestintää”, nämä ovat vain joitain tekniikoita ihmisille, jotka ovat vaikutusvaltaisempia ja menestyneitä sähköpostitse. Periaatteessa hän sanoo, että ihmisillä, jotka kohtaavat nöyrämminä, joita kutsutaan muuten nimellä ”voimattomiksi kommunikaattoreiksi”, on taipumus herättää luottamusta ja rakentaa vahvempia suhteita.
Ja päinvastoin on myös totta: kun lauseet kysymyksiä tilauksina, käytät vain jaksoja ja puhut sähköpostiviestissäsi liian paljon auktoriteettia, et todennäköisesti saa hyvää vastausta (tai vastausta ollenkaan). Sanoo QR-artikkelin perustaja ja kirjoittaja Susan Cain:
Tämä ajattelee tätä näkemystä: Kun ihmiset luulevat yrittävän vaikuttaa heihin, he laittavat vartijansa. Mutta kun he kokevat yrittävänsä auttaa heitä, muserata tiesi oikeaan vastaukseen tai olla rehellisiä omien puutteellisuutesi suhteen, he avautuvat sinulle. He kuulevat, mitä sinulla on sanottavaa.
Mitä tämä tarkoittaa? Se, että vähemmän muodollinen, vähemmän luottavainen ja tunteellisempi sähköposteissasi, ei ole niin paha asia - itse asiassa, sanoo Cain, kirjoittamalla Adam Grantin tutkimusta, "voimattomat kommunikaattorit tuovat 68% enemmän tuloja".
On selvää, että jokaisen lähettämäsi sähköpostin pistäminen hymiöillä, kaikilla korkilla ja kysymysmerkeillä ilmaisemaan tunteitasi oikein tekee sinut törmännyt epäammattimaisiksi, epävarmoiksi ja jopa sopimattomiksi tietyissä tilanteissa. Mutta muina aikoina se voi tehdä kaikki ero.
Ehkä se tarkoittaa sitä, että pyydetään jonkun hyväksyntää ennen kuin heität toista toimeksiantoa tiensä: Toimiiko tämä sinulle? Keskustelemme mielellään kuinka jakaa työ keskuudemme kesken! sen sijaan, että tarvitsen muistiinpanoja perjantaihin mennessä.
Tai ottamalla hetki saadaksesi pyyntösi kuulostamaan ihmisiltä - esimerkiksi sanomalla, että voisitko palata minuun ajatuksilla? sen sijaan, että neuvoisit.
Tai jopa allekirjoittamalla sähköpostisi vain “Kiitos!” Tai “Hyvää viikonloppua!” Mieluummin kuin muodollisemmalle parhaalle.
Aivan kuten et puhuisi kollegoidesi kanssa henkilökohtaisesti erittäin painikkeellisella, muodollisella tavalla, et halua tavata niin kylmää sähköpostitse. Koska jos haluat ihmisten vastaavan, sinun on annettava heille hyvä syy - ja joku, joka on ystävällinen ja joskus haavoittuvainen, saa viime kädessä todennäköisemmin kunnioituksen kuin joku, joka ei avaudu ollenkaan.
Haluatko tietää, mitä muuta todella työntää työtovereitasi? Olemme koonnut kaikki tarvitsemasi sähköpostietikettivinkit varmistaaksesi, että kaikki todella lukevat (ja vastaavat) viesteihisi.
