Joskus sinun on kirjoitettava ankaria sähköposteja.
Sinun on jaettava palautetta toisessa toimistossa olevalle henkilölle, tai olla eri mieltä sidosryhmän kanssa tai kertoa jollekin, että he ovat hämmentyneet - puhelun tai henkilökohtaisen tapaamisen järjestäminen olisi yliarviointia (ja riskin tekeminen tilanteesta entistä suurempi). .
Toisin sanoen, kun kaikkein hyvänlaatuisimmat nuotit voidaan tulkita väärin, panokset ovat vielä suurempia, kun sinulla on jotain kriittistä sanottavaa.
Etätyöntekijänä - lähetän jatkuvasti sähköpostia ihmisille palautteen avulla. Ja vaikka olen tehnyt sen satoja aikoja, saan silti pienen kuopan vatsani kirjoittaessani, että jonkun työ vaatii paljon muutoksia.
Mutta ihmiset reagoivat usein paljon positiivisemmin, kuin olisin kuvitellut. Hyväksyn käyttämäni kaavan, jonka ansiosta ankarat sähköpostit ovat mahdollisimman ystävällisiä ja hyödyllisiä.
Näin se hajoaa:
Rivi 1: Sano jotain ystävällistä
Kun kirjoitat avausriviä (tervehdyksen jälkeen), voi olla hyödyllistä kuvitella, että se on keskustelu. Jos joku käveli luoksesi ja kääntyi suoraan heidän pisteensä, sinut lykätään.
Siksi rivi kuten Kuinka oli viikonloppusi? tai toivon, että tämä muistilappu löytää sinut hyvin, niin tarpeeton kuin miltä se voi näyttää, auttaa aloittamaan asiat oikealla nuotilla.
Rivi 2: Kiitos hänelle
Jos mahdollista, on hienoa huomata toisen ponnistelut. Et halua sukeltaa oikein siihen, mitä he tekivät väärin, tunnistamatta aikaa, jonka he viettivät lähettämiinsä päiviin.
Se on niin helppoa kuin: Kiitos paljon tästä.
Rivi 3: Osoita jotain positiivista
Kukaan ei halua tuntea idioottina (tai kuin luulet olevansa tyhmä). Joten, vaikka et halua lyödä penskaan ympärillä, on tärkeää käyttää aikaa osoittaa toisen henkilön työn yhdelle vahvuudelle.
Kokeile, näen, mihin johtaisi. Voit esimerkiksi kertoa suoran raportin, että näet kuinka heidän toteuttama strategia auttaisi ryhmää toimimaan paremmin. Tai saatat kertoa kollegalle, että he tekivät hienoa työtä puuttuakseen asiakkaan päähuoliin.
Tietysti on tärkeää pitää tämä kommentti rehellisenä. Sinun tulisi mainita jotain, joka on todella hyödyllistä, ja sinun ei tulisi antaa ylistävää kiitosta niin laajasti, että loput viestisi sokeuttaa vastaanottajan täysin.
Sähköpostin runko: Käytä muutoksia (ja tuloksia)
Usko tai älä: Ihmiset arvostavat sitä, että tietävät miksi valitsit tehdä asioita eri tavalla. Se on vasta-intuitiivista (koska kuka haluaa kuulla kuinka he sekaisin yksityiskohtaisesti?), Mutta todellisuudessa se osoittaa, että sinulla on korkea mielipiteesi heistä.
Se osoittaa, että et olisi eri mieltä heidän kanssaan vain sen vuoksi. Tämän lisäksi se osoittaa, että luulet heidän olevan riittävän älykkäitä oppimaan palautteesta ja toteuttamaan odotuksesi eteenpäin.
Rajoittakaa lauseisiin, jotka seuraavat muotoa …, välttääksesi liiallista tutkimusta siitä, mikä meni pieleen . Ja jos sinulla on useita muutoksia, käytä luoteja.
Se näyttää tältä:
Tai:
- Näet, että olemme tehneet joitain muutoksia kentällä kannella johtoryhmän palautteen perusteella.
- Näiden linjojen mukaisesti haluaisin nähdä muutokset toteutettuina esityksen muissa kohdissa, koska haluaisimme niiden olevan johdonmukaisia.
Viimeinen rivi
Lopuksi kysyä, voisitko selventää jotain tai vastata kysymyksiisi.
Vaikka olkaa hyvä, ilmoittakaa minulle, voinko vastata kysymyksiin, jotka saattavat tuntua itsestään selvältä, mutta sillä on tarkoitus. Se tekee sähköpostisi koko hengen yhteistyöllisemmäksi.
Yhtäkkiä se lähtee sanomalla “tässä ovat muutokset - ajanjakso” - “täällä ovat muutoksia - ilmoittaisitko minulle, jos jollain niistä ei ole järkeä?” Se osoittaa, että arvostat silti toisen henkilön mielipidettä.
Sitten kaikki mitä olet jättänyt, on poistuminen - mikä tahansa standardi kirjaus (paras, vilpittömästi, kiitos!) Tekee.
Kokoa kaikki yhdessä
- Esimerkki muutoksesta ja kuinka se antaa positiivisen tuloksen
- Tarvittaessa: esimerkki muutoksesta kaksi ja kuinka se antaa positiivisen tuloksen
- Tarvittaessa: esimerkki muutoksesta kolme ja kuinka se antaa positiivisen tuloksen
Nyt kun olet kirjoittanut todella rakentavan palautteen, mieti hetki pohtiaksesi aihepiirisi. Ehkä kaikki mitä tarvitset on lyödä vastaus, mutta voi olla, että pieni muutos vaikuttaa koko ääneen. (Tiesitkö, että "tänään" on parempi kuin "kiireellinen"? Lisää siitä - ja muilla sanoilla, jotka vältetään - täällä.)
Jokainen lähettämäsi viesti ei ole täynnä kiitosta - ja se on OK. Jos otat aikaa kirjoittaa se harkiten, se menee pitkälle.
