Siellä on erityinen huolestuminen siitä, että kokouksesta jätetään vielä vähemmän varma, mikä sen tarkoitus oli kuin kävellessään (jolloin joku tarvitsee tätä opasta tehokkaiden kokousten järjestämiseksi, tämän kokousohjelman mallin tai tämän artikkelin). hahmottelee, milloin sinun pitäisi suunnitella kokous uudelleen.
Vaikka asiat eivät olisi niin äärimmäisiä - ehkä sinulla oli kiihdyttävä ja kiinnostava keskustelu -, se on silti pettymys, jos mikään ei tunnu tulevan siitä. Mutta on olemassa yksinkertainen ratkaisu: kokouksen jälkeinen sähköposti.
”Kokonaisvaltainen tarkoitus on, että se pitää kaikkia vastuussa samoista odotuksista. Joten sinulla on samalla sivulla oleva joukkue, joka työskentelee samojen tavoitteiden saavuttamiseksi, mikä pitää asiat tehokkaina ja tuottavina sekä pitävät turhautumista myös alhaisena ”, sanoo Musein uravalmentaja ja Shatter & Shine -yrityksen perustaja Heather Yurovsky. "Kukaan ei halua tuntua kuin he istuisivat kokouksessa, jolla oli hyvä vauhti, ja sitten mitään ei tapahdu jälkikäteen."
Tutustu kaikkeen, mitä sinun tarvitsee tietää täydellisen kokouksen jälkeisen sähköpostin lähettämisestä, jotta et koskaan ole vastuussa etenemisen estämisestä kaikessa, missä olet tavannut.
Kenen pitäisi lähettää kokouksen jälkeinen sähköposti?
Okei, ehkä olet kaikki ajatuksessa seurannasta. Mutta mistä tiedät, jos olet sen, jonka pitäisi lähettää se?
Usein se on selvää. Jos organisoit kokouksen, loit esityslistan ja hoitit asian, sinun on todennäköisesti oltava se, joka sulkee piirin kokouksen jälkeisellä lähettilällä.
"Yleensä on kokouksen lopussa selvää, kuka on vastuussa, mutta joskus ei, varsinkin jos kyseessä on ehkä uusi projekti, jota yksikään teknisesti vielä ei omista", Yurovsky sanoo. "Haluat vain varmistaa, ettet tule niin kuin haukot tilauksia muille ihmisille ja että oikealta henkilöltä tulee todella ihmisiä, joita ihmiset kuuntelevat ja kunnioittavat omistajuutta ja määräaikaa."
Jos tilanne on epäselvä, mieti, onko sinulle järkevää siirtyä tehtävään. ”Jos kokouksen lopussa ei ole täysin selvää kuka siitä on vastuussa ja tunnet kykysi lähettää kyseinen sähköposti myöhemmin, nosta kättäsi ja sano:” Hei, lähetä mielelläni kokouksen jälkeinen sähköposti, ellei siellä ole ketään muuten tuntuu siltä, että on tarkoituksenmukaisempaa tulla heiltä ”, Yurovsky sanoo. ”Joten olet vapaaehtoinen. Et kutsu ketään lähettämään sitä heille, mutta annat myös muille ihmisille mahdollisuuden sanoa: "Voi ei, mielestäni sen on todellakin tultava Joesta." "
Keitä pitäisi sisällyttää?
Kun ”kenttä” -kenttä on selvitetty, on aika miettiä kenttää ”vastaan” ja ”kopio”. Varmista, että lähetät muistiinpanon kaikille kokouksen osallistujille, mukaan lukien kaikille, jotka olivat kutsulistassa, mutta ehkä eivät pystyneet osallistumaan. Mieti sitten, onko ketään, jonka tajusit, että sen olisi pitänyt olla mukana kokouksessa, samoin kuin muita sidosryhmiä, joiden on ryhdyttävä toimiin tai joilla on näkyvyyttä aiheesta. Lopuksi, jos olet tekemisissä vanhempien kollegoiden kanssa, harkitse heidän avustajiensa kopiointia.
Milloin sen pitäisi mennä ulos?
"On parasta lähettää kertomus mahdollisimman lähelle kokouksen tuloa", Yurovsky sanoo. ”Jos kokous on päivän lopussa ja haluat odottaa seuraavana aamuna ensimmäiseen asiaan, se on hienoa, mutta mitä lähempänä kokousta olet, sitä enemmän vauhtia syntyy ja se ei ala pudota pohjaan ihmisten paaluista. ”
Toisin sanoen harkitse kokouksen jatkokappaleen sulkemista ja lähetä se pois, kun keskustelu on mielesi ja kaikkien muiden mielessä vielä tuore. Jos tiedät etukäteen, että käsittelet tätä aihetta, voit jopa suunnitella eteenpäin estämällä kalenterissa olevan ajan heti kokouksen jälkeen saadaksesi sen aikaan.
Mitä sen tulisi sisältää?
"Sähköpostin tarkoitus on saada kaikki samaan sivulle", sanoo Musein uravalmentaja Kristina Leonardi. Mutta mitä siinä tapahtuu, jotta se tapahtuisi ”riippuu kokouksen luonteesta ja mikä on tarkoitus, mikä on tavoite?” Leonardi sanoo.
"Jos oli käsiteltävänä oleva kysymys tai haaste ja kokous ratkaisi asian tai haasteen, se voi olla kuin kiitos ja onnittelut itse", hän selittää. Tai "se voi olla roolien ja suuntaviivojen selventäminen tietyssä projektissa tai myöhemmät toimintavaiheet, jotka on suoritettava ja kenen on tarkoitus ryhtyä niihin."
Ajattele yleisenä ohjeena joidenkin tai kaikkien seuraavien tekemistä:
- Kiitos ihmisille ajasta ja vaivasta
- Yhteenveto kokouksen aikana käsitellyistä tai keskusteltuista avainkysymyksistä
- Toimintakohteiden ja omistajien pääpiirteet sekä seuraavien vaiheiden määräajat
- Liittäminen tai linkittäminen asiaankuuluviin lähteisiin ja asiakirjoihin
- Kutsu ihmisiä esittämään kysymyksiä tai kokoamaan uudelleen
Leonardi kehottaa sinua pitämään sen lyhyenä ja suloisena. Mutta jopa sähköpostin laajuus riippuu kokouksesta. Jos olet tulossa tavanomaisesta kuukausitiimitilaisuudesta tai suhteellisen nopeasta ja rutiininomaisesta projektinpäivitystilaisuudesta, sähköpostisi voi heijastaa sitä koko pituudeltaan. Jos lähetät seurantatiedot kahden tunnin hallituksen kokouksen tai syvälle sukeltavan strategiaistunnon jälkeen, se näyttää hiukan erilaiselta. Sama pätee ääniisi.
"Haluat aina olla kohtelias, vaikka lähetätkin pikaviestin", Yurovsky sanoo. ”Haluat myös kirjoittaa paitsi organisaation, myös koko kokouksen sävyt.” Lyhyesti sanottuna, älä tiivistä satunnaista kokousta joukkuetovereidesi kanssa liian muodollisella äänellä ja älä lähetä kertovaa avainhenkilöt, kuulostaa siltä, että puhut ystäväsi kanssa onnellisessa tunnissa.
Kuten Yurovsky toteaa, ”yleisösi tunteminen tekee siellä suuren eron”.
Onko olemassa mallia, jota voin käyttää?
Kaikki kuulostavat hyvältä toistaiseksi? Hienoa, nyt olet todennäköisesti valmis pääsemään siihen. Tässä on malli, jota voit käyttää osittain tai kokonaan tilanteesta riippuen.
- - valmistuu mennessä
- - valmistuu mennessä
- - valmistuu mennessä
- - valmistuu mennessä
Entä esimerkki?
Tässä voi näyttää siltä, että se näyttää käytännössä:
- Tarvitsemme selkeyttä ja lisäkoulutusta uuden tuotteen myymisessä, jotta voimme menestyä kolmannella vuosineljänneksellä, sekä joitain uusia sisä- ja ulkoiseen käyttöön tarkoitettuja lisämateriaaleja
- Koska taktiikan jakaminen tässä kokouksessa tuntui niin hyödylliseltä, testaamme kahdesti viikossa välittää temppuja ja neuvoja useammin.
- Asenna ja suorita harjoittelu - Jackie saa päätökseen 20. kesäkuuta mennessä
- Luo yksi arkki sisäiseen käyttöön - Rob valmistuu viimeistään 25. kesäkuuta
- Päivitä esitysmateriaalit ulkoiseen käyttöön - Jorge valmistuu 30. kesäkuuta mennessä
- Aseta toistuvat huddles - Quinn valmistuu 1. heinäkuuta mennessä
