Sai työpaikan? Yksi, johon sisältyy tietokone, Internet-yhteys ja kirjoituspöytä?
Sitten kirjoitat todennäköisesti romaanin arvoisen sähköpostin tänä vuonna - käsittelet samalla noin 100 sähköpostia päivässä.
Luulen, että voimme kaikki olla yhtä mieltä: Sähköpostien ylikuormitus on saavuttanut kuumeisen nousun. (Ja ei hyvä kuume, kuten disko tai lehmänkello. Huono kuume. Kuten lavantauti.)
Kuten useimmat ihmiset, olen viettänyt huomattavasti aikaa miettiä, kuinka järjestää sähköpostit, priorisoida sähköpostit ja vastata sähköposteihin nopeammin. Mutta viime aikoina olen pohtinut mielenkiintoisempaa kysymystä: Kuinka voin “kouluttaa” ihmisiä (tietysti lempeästi ja rakastavasti) lähettämään minulle vähemmän sähköposteja?
Tässä on kolme suosikkitekniikkaani.
Ovatko ne vallankumouksellisia käsitteitä? Ei oikeastaan. Ovatko ne järkeviä, järkeviä muistutuksia? Luulen niin. Ja jos olet samaa mieltä, toivon, että lähetät sähköpostia minulle ja kerrot kaiken siitä. (Vitsin vain. Täysin.)
1. Älä vastaa jokaiselle sähköpostille heti (tai ollenkaan)
Tämä saattaa kuulostaa kielteiseltä, mutta kun todella kaivaudut siihen, monet "kiireelliset sähköpostit" yleensä ratkaisevat itsensä ilman apua.
Esimerkki: Noin kerran päivässä saan mielenkiintoisen sähköpostin ystävälliseltä asiakkaalta, kollegaltani tai asiakkaalta, joka sanoo jotain:
”Alex! Auta! Yritän tehdä _________, mutta en muista mitä sanoit minun tekevän _________. Voitko muistuttaa minua jälleen? ”
Noin 90% ajasta, jos odotan tunnin tai kaksi enkä tee mitään, sama henkilö kirjoittaa takaisin ja sanoo:
”Alex! Hurraa! Selvitin sen. Minun mokani. Unohda koko juttu!"
Kun valitset olla vastamatta hetkessä, “koulutat” ihmisiä luottamaan itsevarmuuteen - samalla kun luot terveitä, realistisia odotuksia siitä, kuinka nopeasti pystyt vastaamaan.
Tietysti käytä täällä järkeä. Jos työskentelet asiakaspalvelutehtävissä - ja keskeinen elementtisi työssäsi on reagoida nopeasti ihmisiin, jotka tarvitsevat apuasi -, niin tietysti määritelmäsi "kuka tarvitsee minun apua" määritelmä on erilainen kuin jonkun muun.
Mutta riippumatta siitä, millaista työtä sinulla on, voit kokeilla seuraavaa vaihetta.
2. Luo automaattinen vastaaja, jolla on hyödyllisiä vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin
Tee luettelo UKKista, joita ihmiset lähettävät sinulle sähköpostitse päivä päivältä. Sitten yhdistä vastauksesi automaattiseen vastaajaan, joka antaa ihmisille tarkalleen mitä he tarvitsevat.
Se on erittäin tehokas ja jälleen lähettää hienovaraisen viestin, että arvostat ihmisiä, jotka ovat valmiita auttamaan itseään.
Tässä on yksinkertainen esimerkki:
Hei siellä!
Kiitos kirjoituksesta.
Jos luet näitä sanoja, se tarkoittaa, että olen syvällä isossa, jännittävässä projektissa - enkä tarkista sähköpostiosoitettasi useita tunteja.
Mutta sähköpostin taikuuden ansiosta voin silti auttaa sinua heti!
Jos lähetät sähköpostia kokouksen järjestämistä varten:
Käytä online-aikataulutyökalua täällä. Se on paras tapa lukita aika.
Jos lähetät sähköpostia saadaksesi tilapäivityksen Project XYZ:
Tutustu ajan tasalla olevaan aikajanaan täällä.
Jos sinulla on erittäin aikaherkkä kysymys:
Soita solulleni numerossa ### - ### - ####. Tai kävele kolmannella kerroksessa olevalle pöydälleni. Olen noin.
3. Vastaa julistuksilla, ei enempää kysymyksiä
Jos päätät sähköpostisi seuraavilla avoimilla kysymyksillä:
"Mihin aikaan luulet meidän pitävän lounasta?"
"Muistatko kuinka päivittää verkkosivusto tai tarvitsetko apua?"
"Kuinka luulet meidän etenevän täältä?"
Kysymyksesi tuottavat vain lisää sähköposteja, ja vielä enemmän kysymyksiä, jotka vaativat jatkuvaa pohdintaa ja huomiota.
Joten kokeile avoimen kysymyksen sijasta lopettaa sähköpostisi selkeällä ilmoituksella, kuten:
Lounastaa klo 12.30. Nähdään Café Lunassa. ”
“Kun olet valmis päivittämään verkkosivuston, tässä on WordPress-opetusohjelma ja linkki yrityksen brändäysohjeisiin. Olen täällä, jos tarvitset lisää apua. ”
“Yhdistetään uudelleen viikossa. Soitan sinulle ensi maanantaina kello 10.00. ”
Jos ehdotuksesi ei toimi vastaanottajillesi, he ilmoittavat siitä sinulle! Mutta suurimman osan ajasta, he ovat kiitollisia tarkkuudestasi. Poistit heidän mielenterveyden jalan työn - puhumattakaan pitkästä tarpeettomasta selkänojasta.
Yhteenvetona kaikki?
Jos haluat kouluttaa ihmisiä lähettämään sinulle vähemmän (ja parempia) sähköposteja: Malline käyttäytyminen, jonka haluat nähdä maailmassa.
Jos sinulla on tapana lähettää sähköpostia ystävillesi ja kollegoillesi kysyäksesi neuvoja asioista, jotka voisit todennäköisesti olla vain Google, niin muut todennäköisesti tekevät saman sinulle.
Jos kirjoitat pitkiä, häiriöitä, palapelisähköpostiviestejä, saat vastauksia, jotka ovat yhtä mistifioivia.
Mutta jos olet huomaavainen ja ytimekäs, nostat palkin kaikille piirissäsi oleville - opettamalla toisille tarkalleen kuinka haluat kohdellasi.
Joten, ole selkeä ja johdonmukainen opettaja. Saapuneet postilaatikko (ja psyykesi) kiittää sinua.
