Olen ammattilainen saavuttaen postilaatikon nollan. Tämän sanottua, en ole vielä kaukana tikkaita, joten saan vain kourallinen sähköposteja tunnissa.
Mutta kun alkaa nousta joukkoon, tuo ilmoitusnumero kasvaa. Ja mikä vielä tärkeämpää, samoin määrä muita tehtäviä, jotka otat. Pohjimmiltaan sähköposti siirtyy "sinun on tehtävä" -luettelon alaosaan, koska sen täytyy.
Se ei kuitenkaan estä viestien kasaantumista. Vaikka monet ihmiset käyttävät sovelluksia ja hakkereita hallitakseen virtausta, toimitusjohtaja Tom Patterson käyttää toista lähestymistapaa. Yhden LinkedInin vuoden parhaiten arvioitujen artikkelien mukaan hän on ratkaissut tämän ongelman käyttämällä OOO-viestiä toimistossa ollessaan :
Melko fiksu, eikö niin? Johtajana tämä antoi hänelle mahdollisuuden keskittyä asioihin, jotka olivat tärkeitä, ja samalla rohkaista joukkuetta ratkaisemaan omat ongelmansa. Betty Liu, LinkedIn-suosituin vaikuttaja ja artikkelin kirjoittaja, tiivistää miksi tämä lähestymistapa toimii niin hyvin:
”Kiireellisinä näyttäneet asiat ratkaisivat itsensä ilman 200 plus plus -sähköpostia, jotka lentävät” Vastaa kaikille ”-maaston yli. Asiat, jotka olivat todella kiireellisiä, oikeuttivat puhelut. Ja jos Tomin ihmiset tiesivät, että häntä keskeytettiin vain todella tärkeistä asioista, he ottivat itsensä tehdäkseen omat päätöksensä. Mikään siitä ei olisi tapahtunut, jos Tom olisi ollut saatavana koko ajan sähköpostitse huolehtimaan jokaisesta pienestä yksityiskohdasta. ”
Tämän sanottua, et todennäköisesti ole toimitusjohtaja - mikä tarkoittaa, että tämä tekniikka ei välttämättä toimi sinulle ja voi jopa ärsyttää joitain ihmisiä ylä- ja alapuolella. Mutta tämä viittaa siihen, että on olemassa tapoja, joilla voit käyttää myös OOO-viestejä.
Esimerkiksi kun olet menossa lomalle, voit asettaa OOO-viestisi päivässä aikaisin vähentääksesi tarpeettomia edestakaisin. Tai voit luoda automaattisen vastauksen, joka menee pois joka viikonloppu kouluttaaksesi pomoa lähettämään vähemmän viestejä työajan jälkeen. Tai voit käyttää sitä yhden iltapäivän aikana sisäisessä tiimissäsi yrittäessäsi kääntää valtavan projektin, eikä sinulla ole aikaa vastata muihin kuin kiireellisiin asioihin.
Se näyttää tältä:
Vietän tänään iltapäivällä neljännesvuosittain laadittavan tietoraportin. Jotta se saadaan aikaan ajoissa (ja jotta se näyttää hyvältä kaikille hienoille ihmisille), vastaan vain kiireellisiin sähköposteihin tänään klo 13–18. Sen jälkeen palaan kaikille. Kiitos ymmärryksestä!
Minun huomioni? Sinun ei tarvitse olla toimitusjohtaja hallitaksesi postilaatikoitasi. Sinun on vain oltava halukas löytämään lähestymistapa, joka on järkevä sinulle (ja tiimillesi).
