Kokoukset saavat huonon rapin - ja valitettavasti syystä. Joka kuukausi keskimääräinen työntekijä viettää 31 tuntia istumatta tuottamattomissa kokouksissa (ei vitsinä), ja puhukaamme siitä - istuu pöydän ympärillä beigeseinäisessä, loisteputken valaisussa huoneessa jotain, joka ei tarkalleen innosta luovuutta.
Hyvät uutiset? Olettaen, että sinulla on ainakin vähän joustavuutta siihen, miten ja missä teet työsi, niin vaihtoehtoja on niin paljon. Täällä Museossa olemme tiedossa pitäneet kokouksia kahviloissa, puistopenkeillä, muissa toimistoissa tai kävellen korttelin ympäri. Ja olemme huomanneet, että vain pienellä maiseman muutoksella voi olla suuri vaikutus luovuuteen ja tuottavuuteen.
Haluatko kokeilla sitä? Tässä on nopea tarkistuslista varmistaaksesi, että toimistosi ulkopuolella pidettävät kokoukset ovat jopa tehokkaampia kuin kokoushuoneessa pidetyt.
Mieti ympäristösi
Vaikka kyllä, kampuksen ulkopuolinen kokous voi toimia melkein missä tahansa tilanteessa, kaikki paikat eivät ole yhtä tasaisia. Esimerkiksi kiireinen kahvila ei todennäköisesti ole paras paikka käydä vakavaa keskustelua pomosi kanssa, kun taas suurella ryhmällä voi olla vaikea kommunikoida kävelykokouksessa.
Harkitse siis huolellisesti suunnittelemasi kokouksen ääntä, kokoa ja teknologisia vaatimuksia. Pitäisikö ryhmän istua? Onko Wi-Fi-yhteyden tai -pisteiden saatavuus tärkeä vai voitko käyttää kannettavia tietokoneita? Tarvitsetko yksityisyyttä vai onko hyvä, jos ihmiset jauhavat ympäri? Kuinka ammattimaista sijainnin on oltava (ts. Onko sen oltava oikea ravintola vai onko rento kahvila kunnossa)?
Jos harkitset menoa ravintolaan tai kahvilaan etkä ole koskaan käynyt siellä kokouspäivänne aikana, harkitse tapahtumapaikan muuttamista muutama päivä etukäteen. Et halua saapua päiväksi ja huomaa, että taulukoita ei ole tai että on liian kovaa kuulla muiden puhuvan!
Valmistele tekniikka
Tämä saattaa kuulostaa kielteiseltä, mutta päätä ensin, tarvitsetko mitään laitteita kokoukseesi. Asetuksesta riippuen saattaa olla järkevää, jos kaikki tuovat muistiinpanoja ja kynää kannettavien tietokoneiden kanssa. Ravintoloita, joilla on rajoitetusti pöytätilaa, voidaan käyttää paremmin vanhanaikaisiin kirjoitustyökaluihin, kun taas kädet vapaana olevat työkalut, kuten matkapuhelimet, ovat erinomaisia kävelykokouksiin puistossa.
Jos päätät tuoda laitteen, varmista, että akulla on riittävästi virtaa koko ajan. Ei ole mitään pahempaa kuin mehun loppuminen sopivimpaan hetkeen. Aseta puhelimelle muistutus kytkeäksesi laitteesi vähintään tunti ennen lähtöä, tai sijoita kannettavaan laturiin, jos unohdat jatkuvasti kytkeä sen.
Lopuksi harkitse Wi-Fi-tilannetta. Jos menet kahvilaan, tarkista Yelp-sivustolta, että se tarjoaa ilmaisen internetin (ja skannaa arvostelut tarkistaaksesi, onko joku valituksia siitä, ettei se toimi). Jos olet menossa toiseen toimistoon, soita toimiston päällikölle etukäteen saadaksesi selville Wi-Fi-salasanan. Voit ohittaa hankalin vuorovaikutuksen, kun joudut kysyä joltakin, joka on unohtanut salasanan kauan sitten juokse ja tartu siihen. Ja jos olet menossa ulkona ja tarvitset ehdottomasti yhteyden Internetiin, harkitse kannettavan Mi-Fi-laitteen hankkimista tai tietokoneen liittämistä puhelimeesi pääsyä varten.
Katsokaa esityslistasi
Suorita lopuksi kokoustavoitteesi läpi etukäteen ja varmista, että sinulla on tarvittavat asiakirjat tai tiedot, jotta kokous onnistuu. Jos sinulla on kannettava tietokone tai taulutietokone, tallenna tärkeät asiakirjat helposti löydettävään kansioon, joka ei vaadi internetyhteyttä (joka tapauksessa!). Jos tapaat ulkona puistossa tai kävelyllä, lähetä itsellesi muistiinpanoja puhelimen käytön helpottamiseksi (sinun ei tarvitse selata koko asiakirjaa pienellä näytöllä yritettäessäsi silti pitää kokousta) tai kirjaa muistiin muutama muistiinpano etukäteen auttaaksesi muistoasi.
Sinun tulisi myös miettiä, tarvitsetko tehdä muistiinpanoja kokouksen aikana, ja miten teet sen. On selvää, että jos sinulla on kannettava tietokone tai muistikirja, voit kirjoittaa asioita aivan kuin olisit toimistossa, mutta jos kävelet ympäri, harkitse pienten muistikirjojen scrappy-muistiinpanojen ottamista tai kommenttien käyttämistä tekstiä varten kokous puhelimellasi. Ja jos et halua kirjoittaa mitään sijainnin takia? Tee etusijalle istua viiden minuutin ajan heti kun palaat toimistoon kirjoittaaksesi mitään tärkeää.
Nyt kun olet laatinut suunnitelman, ota hetki visualisoidaksesi kokouksesi. Kävele kuitenkin itsesi kanssa ja varmista, että et ole unohtanut mitään, mitä tarvitset menestyvän toimiston ulkopuolisen kokouksen järjestämiseksi. Sitten? Poistu täältä! Nautit kokouksista enemmän, ennen kuin tiedät sen.
