Kun aloitin työskentelyn, en koskaan ymmärtänyt miksi ihmiset vihasivat kokouksia niin paljon. Rakastan ihmisiä, rakastan aivoriihikeskusteluja ja rakastan tekosyyn olla tuijottamatta tietokonettani useita tunteja - kuinka he eivät voisi olla mitään muuta kuin upeita?
Tietenkin, ajan myötä, aloin ymmärtää, miksi he saavat huonon rapin. Ottakaa huomioon se, että suurin osa kokouksista on tehottomia, elleivät jopa tuottamattomia ja ajanhukkaa, kestää noin 23 minuuttia ja 15 sekuntia keskittyä takaisin siihen, mitä työskentelitte ennen kokousta (siksi olemme suuria faneja tarpeettomien muuttaminen sähköposteiksi).
Koska joku, jolla on (ja tuntee monia ihmisiä, joilla on myös) ollut päiviä vastakkaisia kokouksia, tiedän kuinka vaikea voi olla saada kaikki muu työsi tehtyäsi. Tässä on vinkkejä siitä, miten pääset päivän läpi parhaalla mahdollisella tavalla, jos peruuttaminen ei ole vaihtoehto.
Valmistele kokous
On todennäköistä, että tiedät pari päivää etukäteen, kun sinulla on päivä täynnä kokouksia. Joten käytä tätä prep-aikaa järjestäytymiseen.
Varmista, että sinulla on kaikki mitä tarvitset jokaisen kokouksen esittelyä tai suorittamista varten. Jos olet osallistuja, käy läpi kaikki asiakirjat tai esityslistat, jotka kollegasi ovat lähettäneet saadaksesi käsityksen siitä, mitä sinun tulee tuoda ja mistä keskustellaan (jos sinulla ei ole sellaista, kysy sitä!).
Tulevaisuuden tietäminen säästää sinua hakemasta tiedostojen etsimispäivää tai jäljittämään tietoja tai tuhlaamasta henkistä energiaa järkyttyäksesi oppimastasi.
Hanki työ valmis aikaansa
Katso mitä olet tulossa seuraavana päivänä kokouksen jälkeen. Onko mitään mahdollista tehdä etukäteen? Työskentelemällä läpi lounaasi tai oleskellessasi vain 30 minuuttia myöhemmin kuin edellisenä päivänä, voit lyödä joitain tehtäviä eikä lopettaa kokouksen täytetyn päivän tunnetta kuin olisit kaukana.
Suunnittele, kuinka voit hyödyntää näitä bittiä väliajoista
Joskus kokoukset päättyvät aikaisin. Joskus he alkavat myöhässä. Ja joskus ne peruutetaan. (Ja joskus esittelijä viettää ensimmäiset 10 minuuttia yrittäessään kytkeä tietokoneensa.)
Valmistaudu käyttämään noita hetkiä viisaasti.
Tee luettelo kaikesta, joka voidaan tehdä alle viidessä minuutissa. Käänny sitten kyseiseen luetteloon (eikä sosiaaliseen mediaan), kun löydät itsesi aikaa säästää.
Estä kaikki vapaa-aika, joka sinulla on
Toinen ei-brainer-temppu on estää fyysisesti kaikki aikakalenterisi kokousten välillä.
Työ kokouksessa (kun mahdollista)
OK, en anna sinulle lupaa olla kuuntelematta kokousta, mutta ymmärrän myös, että kaikki tekevät tämän jossain vaiheessa. Ja tiedän myös, että tulipaloja syntyy, joihin sinun on puututtava riippumatta siitä, kuinka tärkeätä keskustelu on.
Joten jos keskustelussa on häpeä, olet vain tarkkailija kokouksessa tai olet varma, että sinua ei tarvita sinä hetkenä, annan sinulle luvan käsitellä joitain noista matalalta roikkuvista hedelmistä joskus - vastaako se vastausta hitaasti, vastaamiseen tärkeään asiakkaan sähköpostiin tai nopean asiakirjan täyttämiseen.
Oikeastaan syö lounasta
Syötä lounas kokouksen aikana, jos se ei ole täysin tabu toimistossasi. Pidä kylpyhuonetaukoja, vaikka se tarkoittaakin jättämistä keskelle tai juoksemista myöhään seuraavaan. Voi, ja tuo vesi ja välipala mukanasi, jotta et tunteisi nälkää tai kuivumista.
Tämä auttaa pitämään energianne yllä, jotta voit käsitellä asioita myöhemmin (lisätietoja alla).
Suunnittele se olevan pitkä päivä
Jos päiväsi pakataan kokonaan, voi olla syytä pohtia ajattelutapaa, jota et todennäköisesti lähde, kun haluat. On totta, että joudut työskentelemään normaalin työajan ulkopuolella, mutta tietäen, että se tulee, tekee siitä hieman vähemmän tuskallista.
Peruuta suunnitelmasi sinä yönä
Näin sanottuna, älä tee päivästäsi pidempää pitämällä työsuunnitelmia. Tämä ei vain aseta määräaikaa siitä, kuinka myöhässä voit työskennellä, vaan se tarkoittaa myös sitä, että lopetat päivän tarpeellisemmin. Tee sen sijaan siitä itsehoitoyö, joka on rentouttava ja stressitön.
Tule aikaisin
Aseta hälytys vähän aikaisemmin kuin yleensä ja päästä toimistoon ennen kaikkia muita. Tämä antaa sinulle runsaasti harhautumisen aikaa keskittyä ennen kuin päivä todella alkaa. Ja tämä pätee myös yökyöpeliin - vaikka sinutkin aikaisin ja viettää vain ensimmäisen tunnin tehtäväluettelon päivälle, tunnet olosi paremmaksi.
Vältä tätä tulevaisuudessa
Voit yrittää seurata näitä vinkkejä leikataksesi, kuinka moniin kokouksiin sinun on osallistuttava tulevaisuudessa.
Tai palaamalla koko kalenteridean estämiseen, voit varmistaa, että estät työstäsi kaksi tai kolme tuntia päivässä. Tämä auttaa varmistamaan, että sinulla on melkein aina aikaa työskennellä. Vaikka sinun on tietenkin siirrettävä noita lohkoja muiden ihmisten ja määräaikojen mukauttamiseksi, se on hieno alku.
Epäilemättä siitä, että koko päivän kokouspäivä haisee. Ei ole kuitenkaan mahdotonta selviytyä tällaisesta päivästä ja tehdä silti työsi (loppujen lopuksi, jos voin tehdä sen, voit myös).
