Kaikki ovat olleet siellä: Saat sähköpostin, joka saa sinut tekemään kaksinkertaisen otteen. Toki, toinen henkilö on selvästi turhautunut tai vihainen, mutta sinulta odotetaan vielä vastausta. Mitä sinun pitäisi tehdä? Kuinka vastaat?
Vaikka toimistojen sisäisten viestipalveluiden ja tekstiviestien suosio on varmasti kasvamassa, sähköposti on edelleen tärkein ja eniten käytetty viestintäväline työssä - joten kykysi käyttää sitä ammattimaisimmalla mahdollisella tavalla on ratkaisevan tärkeää. Tämä tarkoittaa, että sillä, miten reagoit yllä kuvatussa tilanteessa, on potentiaalia vaikuttaa positiivisesti tai kielteisesti uraasi. Vaikka luulet vastaavasi vain samalla tavalla.
Kyllä, tiedän, että ammattimaisena pysyminen on aina helpompaa sanoa kuin tehdä. Sähköpostiviesteihin vastaaminen on työssä itsessään, ja tunnepoliittisiin viesteihin vastaaminen vie sen toiselle tasolle.
Tämä opas opastaa vastauksesi läpi, jotta voit välttää konfliktit ja saada työsi suoritettuaan.
Vaihe 1: Pidä tauko
Voit halutessasi lukea uudestaan saamasi sähköpostin varmistaaksesi, että sait sen oikein - voit tehdä sen -, mutta älä aloita kirjoittamalla vastausta heti. Kollegasi, pomo tai asiakas antaa tunteidesi sanella, mitä hän kirjoitti. Älä toista tätä virhettä. Pidä tauko ja anna malttisi jäähtyä.
Yksi sähköpostin etuna on, että sinun ei tarvitse vastata välittömästi. Joskus on aiheellista viedä tunteja vastauksen kirjoittamiseen! Hyödyntäkää sitä. Vaikka tunnetkin jännitystä ja toinen puoli odottaa vastausta - sinulla on varmasti vähintään pari minuuttia. Nouse pöydältäsi, jäähdytä mielesi ja nauti välipala tai lasillinen vettä. Se auttaa sinua välttämään polvi-reaktiota.
Vaihe 2: Älä siirry johtopäätöksiin
Ole rehellinen: reagoitko tavanomaisesti, koska luet rivien välillä? Kun käsittelet liian tunnepitoisia sähköpostiviestejä, saatat ajatella, että tunnet näytön läpi säteilevän henkilön vihan tai turhautumisen. Ja sinusta tuntuu pakko olettaa, että siellä on enemmänkin vain sitä, mitä siellä on.
Sinun ei pitäisi kuitenkaan arvata, mitä toinen puoli todella tarkoitti. Muiden aikomusten arviointi muutaman lauseen perusteella (ja oman aivojen suodattimen ja kommunikointitavan kautta) on huono idea.
Vastusta kiusausta hypätä johtopäätöksiin. Lue vain sanat, vastaanota tiedot ja valmistaudu vastaamaan ammattimaisesti.
Vaihe 3: Pidä se lyhyt
Pidä mielessä väärinkäsityksen mahdollisuus, muista, että sinun tehtäväsi on antaa mahdollisimman tarkka vastaus - eikä mitään muuta. Unohda verhotetut vastaukset siihen, mitä toinen henkilö on voinut tarkoittaa.
Rakenna sähköpostiosoite siten, että sinulla on vain yksi pääviesti. Se ei tarkoita, että sen tulisi koostua vain yhdestä virkkeestä, mutta se tarkoittaa, että jos joku kritisoi esitystäsi ja pyytää kopion mainitsemistasi tilastoista, perustat vastauksesi tilastotietojen tarjoamiseen (eikä puolustamiseen käyttöoikeustietosi) ).
Tällä tavoin voit olla varma, että toinen osapuoli lukee vastauksesi ja ymmärtää sen tarkalleen tapaan, jolla tarkoitat sitä. Viimeinen asia, jonka haluat puolustaa itseäsi vain oppiaksesi, että kollegasi ei itse asiassa kritisoinut sinua; mutta että hän vain muotoili palautteensa kiusallisesti.
Vaihe 4: Ole suoraviivainen
Yleensä on hyvä idea välttää sarkasmia ja ironiaa työviesteissäsi - varsinkin jos tilanne tuntuu jo lämmitettyltä. Joskus voit harkita leikkiä jännityksen lievittämiseksi, mutta tämä suunnitelma voisi helposti hyökätä.
Muista, että lukija ei näe kasvoilmauksiasi tai eleitäsi ja voi tulkita sinua väärin. Joten tallenna tavaramerkkisi nokkela keskusteluihin - ja vähemmän vaivalloiseen vaihtoon.
Vaihe 5: Pyydä apua
Jos sähköpostiosoitteesi ei ole luottamuksellinen, on aiheellista kysyä apua. Ehkä kollegasi tietää paremmin, kuinka suhtautua raivoisiisi pomoosi, tai esimiehesi voi auttaa sinua löytämään oikean lähestymistavan hämmentyneeseen asiakkaaseesi.
Kerran pomoni pystyi tulkitsemaan sähköpostin, jonka sain yhdeltä asiakkaaltamme, koska hän tunsi hänet erittäin hyvin. Hän vakuutti minulle, että minun ei pitäisi ottaa hänen vastausta henkilökohtaisesti, koska siihen oli muita tekijöitä. Sen jälkeen pystyin rauhoittumaan ja kirjoittamaan täysin sopivan vastauksen.
Kun saat vihaisen sähköpostin, älä loukkaannu. Ihmiset lähettävät tunneviestejä, kun he eivät ole tyytyväisiä johonkin tai ovat pettyneitä tai jopa hämmentyneitä. Sinun tulisi toimia olettaen, että sillä ei ole mitään tekemistä sinun kanssasi henkilökohtaisesti - joten se tarkoittaa, että sinun ei pidä antaa äänimerkin häiritä sinua tekemästä työtäsi ja vastaamaan ammattimaisesti.
